討厭的工作就是要趁早上處理掉!5個維持工作好心情的秘訣,讓你不再帶著煩惱回家

2015-10-13 15:42

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一天待在公司超過8小時,誰也沒辦法保證自己能維持一整天的好心情,如果把壞心情帶到下班以後就更糟糕了,該如何讓自己維持良好的情緒來工作呢?日本深入研究豐田式管理的資深管理顧問松田順一,有以下5個意見:

討厭的工作上午先處理,下班才有好心情

當心情低落時,注意力容易分散而出錯。當犯錯時,心情就會更加低落,因而更容易繼續錯下去,形成惡性循環。最糟糕的結果,是最後弄壞身體,還不得不辭去工作。

一個人心情低落的原因很多,可能是工作,也有可能是私人的問題,雖然要解決這些問題並不簡單,但至少可以透過釐清原因,防止自己掉入惡性循環中。

為了避免情緒影響工作,最重要的是不要讓負面情緒持續到隔天。這種時候, 可以使用「討厭的工作上午就處理完記號表」,早上趁精神良好時,先把討厭的工作處理掉,下午比較容易感到疲憊,就做些能產生成就感的事情,務必把討厭的事情都拋開後再回家,讓自己充分休息、恢復體力,隔天就可以精神飽滿上班。完成討厭的工作後,就做個記號表示這件事處理完了,讓好心情持續下去。

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好工作也難免遇到不開心的事,你需要幹勁來源表

工作態度消極、沒有幹勁,專注力也會跟著下降。在缺乏警覺心的狀態下工作,儘管擬定許多防範的對策,但若當事人自己意志不堅定,任何機制都起不了作用。

許多人認為提不起勁是個人問題,不會把它視作失誤的原因。不過,這種消極的態度,正是犯錯的關鍵因素,影響的範圍很大,絕對不只是當事人的問題。

工作熱忱雖然無法說提高就提高,不過,只要改變對事物的看法、態度,心情就能變輕鬆,思考也能夠更積極。此時,就使用「幹勁來源表」,重新檢視自己對工作的態度。寫下自己對這份職業內容喜愛、厭惡的部分,想一想應該以什麼樣的態度面對才能好過一點。確認自己的興趣、價值觀、以及累積經驗能夠獲得的好處,保持積極正面的心態吧!

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有了心情日誌,大家不會誤踩地雷

當辦公室有人心情不好時,任何人都很難開口跟他交談。有些公司的氣氛比較冷漠,即使注意到有人心情不佳,同事也不會互相協助。待在這樣的職場,容易使人感到越來越孤寂,心情越來越低落,當然就會失去幹勁、不斷出錯。

為了改善這種狀況,必須建立關心同儕的文化,讓大家都願意伸出援手、彼此關懷。做法就是每個人回想自己一整天的狀況,用表情貼紙顯示目前的心情狀態, 貼在大家都能看到的「心情日誌」上。這麼做除了面對自己、提醒自己應轉換心情,周圍的人也可以藉此關懷同事,必要時開口詢問是否需要幫忙。

但是在辦公室裡,如果反應過度容易造成反效果,所以只需要讓當事人知道「我明白你現在的心情」就可以了,當對方發出求救訊號時,再盡量給予工作上的支援或協助。每天關注其他同事的情緒狀況,若是憂鬱狀態持續三天以上,就必須積極關懷那個人。

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太用力與不夠努力都會產生失誤,如何恰到好處?

工作程序比較複雜時,就容易發生失誤,也會導致執行時難以拿捏重點,有些地方花了太多時間心力、有些又做得太少,也就是施力過與不足的問題。

例如寄了商品廣告傳單給客戶,接著打電話過去說明推銷時,若對方感興趣的部分,恰好是業務員擅長的領域,業務員便很容易針對某一個特定的細目,說明得過度詳細。而後親自拜訪客戶展示商品時,如果只準備一般標準的說明範例,就無法讓客戶看到他們預期的產品特色。那麼,先前滔滔不絕的說明,反而使得後續拜訪說明聽起來更沒有說服力。

運用「施力過度或不足檢查表」,重新檢視在執行業務時,是否有不妥的狀況。製作表格的方式很簡單,首先寫下作業流程,目標、對象、方法、資訊等,再檢視整個流程,分析每個項目的重點為何、目前做法是否適當。

犯過的錯,如何「好好的」舊事重提以免再犯?

自己出錯的討厭回憶,任誰都會想盡早忘掉。如果影響範圍不大,可能沒有多久就忘記了。但如果把犯錯經驗全忘掉,同樣的過失就很容易一犯再犯。

犯了錯,並不是被人指摘,口頭上講一講如何應對,就能夠記住。重要的是必須承認過失,願意主動解決。周圍的人則應當盡可能支持當事人自行解決的意願。如果對方有改善的決心,就可以運用「失誤解決流程諮商表」,給予具體協助。若當事人抗拒和別人談失誤事件,就得先和他建立信賴關係,好讓他開口。

失誤解決流程有幾個階段,首先是失誤的認知,透過接納及同理心,面對對方的失誤,並以真誠的態度與對方討論此事。其次是探究原因和選擇解決對策,這時則要理性的指出他忽略的部分,協助他認清認知上的矛盾,並且思考解決對策。最後是決斷及行動,此時要帶著體諒與包容,認同對方所做的決定。

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本文經授權轉載自大是文化《消滅99%的失誤,讓部屬戰勝懶散慢:世界四大管理顧問公司也引進的流程管理》

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