菜鳥接案者往往會談論怎麼接案，資深接案者則是談論如何結案。接到案件只是一切的開端，過程中如何和客戶溝通、如何管理專案，將會決定你能否好好把這個案件做完、拿到你應得的報酬。
有時候接案賺不了錢，不是因為遇到奧客，而是因為你不懂溝通、無法掌握進度、做不好專案管理。比起擁有超強專業技能，其實溝通和管理才是自由工作者最該具備的能力。
簡單的E-mail也有許多大學問
自從LINE出現之後，愈來愈多臺灣人愛用這個通訊軟體討論公事，但即便如此，E-mail仍是不可或缺的工具，看似簡單的電子郵件，其實有許多學問，尤其是經常陌生開發的自由工作者，用對方法就能提升顧客開發的效率。
陌生開發的E-mail要注意哪些事？
•不要用同樣的內容，一信多發
這是許多自由工作者，甚至公司行號都會採取的方式，為了節省時間，就用一封公版信件廣發名單，但這樣的內容不僅很容易出現忘記改名字而發錯人的窘境，還容易充滿本位主義，以自己的角度出發，整篇只想到自己，寫出和對方沒有關聯的內容，而被當作垃圾信刪掉。
•信件結構相同，但客製內容
不要一信多發，但開發名單這麼多，哪有時間一封一封慢慢寫啊？因此，要先將名單按照產業、期望合作的程度分類，再依照不同分類，撰寫不同的信件架構，以及需要附上的作品案例、相關網址，這樣對方就能感受到你的誠意，也能看到你有相關的產業經驗，不用再花時間回信問：「有×××相關的作品嗎？」讓雙方的溝通內容，得以馬上進入正題。
•用對方的立場想事情
「我這裡有一批好便宜的牛肉。」
「新創餐廳創業不容易，我們非常欣賞貴餐廳的品牌理念和風格，希望能助志同道合的品牌一臂之力，因此現在提供專屬優惠。若您期待能有更多合作的可能，歡迎與我們聯繫，期待您的洽詢。」
以上兩者的感覺截然不同。
後者雖然冗長，但不會像前者一樣，預設別人重視價格勝過價值，硬把別人沒點的菜端到面前，讓人充滿困惑，心生「關我什麼事」的感覺。
讓對方知道你有做過功課，對於主動接洽的對象都有經過內部篩選、深思熟慮、不是亂槍打鳥，誰都可以，對於對方而言也是一種尊重。即便你真的和誰合作都沒差，也不要讓對方有這種感覺，那樣對方也很容易只看到你的價格，而看不到和你合作的其他好處和價值。
不是每個企業都把價格視為合作的唯一考量，這是我自由工作近五年的重要體悟。
陌生開發信件的結構長怎樣？
一封完整又有禮貌的陌生開發信件，應包含以下內容：
1.你和你的公司是誰？做什麼業務？
2.說明來意：為什麼找上他們？看上他們的什麼才寫信尋求合作？
3.寫信的最終目的：希望對方採取什麼行動？如何採取行動？
4.附上和對方相關的作品及連結網址。
5.文末問候。
6.信件主旨寫明何者來信、為何來信。
用這樣的架構，閱讀的感覺真的有差嗎？以下直接舉例讓你感受不同版本的對比。
•版本一
您有社群文案的需求嗎？
我們現在針對新創品牌，推出限時優惠喔！
包月方案只要15,000元（需簽年約／含圖文）
不需聘請專職員工，社群也能穩定經營！
如有需要，歡迎洽詢，謝謝！
•版本二
×××團隊／公司您好：
不好意思，百忙之中來信打擾。
我是一名自由文字工作者，日前在○○○中得知貴品牌，非常喜歡貴品牌對於○○○的堅持，也認為能在競爭激烈的市場中堅守信念很不容易，深感佩服，很希望自己能成為推廣○○○的一員。
若品牌有需要文字相關的協助，我很樂意幫忙推廣，目前也有提供包月方案，每月15,000元，無須聘請專職員工，就能產出更多內容，吸引更多客人關注。
如有意合作，或有其他建議，也請不吝直接回信，或撥打09xx-xxx-xxx讓我知道，真心希望能有合作的機會。
靜候佳音
祝健康順心
×××
（附上和對方品牌相關的作品集、成功案例、方案說明）
相信看完兩種不同的版本，應該能感受到箇中差異。其實版本一的文案並非不好，只是比較適用於網頁文宣，因為網頁沒有預設造訪者是誰，可是信件是主動寄送的內容，收件人都會期待內容和自己高度相關。
如果真的覺得自己寫信太累、太麻煩，不妨複製架構，丟給ChatGPT、Notion AI代勞，之後再略為調整，這樣就能兼具禮貌、內容具體又客製化了。
作者介紹｜邱鈺玲
輔大織品系服裝設計組畢業。出社會時完全找不到設計助理的工作，只好「不務正業」轉換跑道，改以筆耕為生。曾任數位編輯、行銷企劃。
現為自由文字工作者、LaVie、EZ Talk、大誌The Big Issue等媒體之特約編輯，護眼科技領導品牌BenQ為長期客戶之一。擁有個人品牌「內容配研所」。
十年內換了五份工作，並曾於二○一五年嘗試挑戰自由工作，但因缺乏經驗未能挑戰成功。二○一九年求職不順，因而賭氣發起半年「不找工作只接案」的人生實驗，藉此測試自己的極限和能耐。
雖然過程可說是起起伏伏、跌跌撞撞，但沒想到轉眼已過近五年，跟最久的老闆竟是自己，至今連本人都很吃驚。
不上班初期為了打發時間，每月都在個人部落格「Murmuring主婦的碎念日常」發表自由工作生活中途觀察，描寫接案過程中的酸甜苦辣、慘痛教訓與深刻體悟。透過寫實記錄、量化生活，思考工作的意義，探索個人發展的無限可能。
期待藉由個人的經驗分享，幫助大家在自由奔放的時代，能找到最適合自己的人生型態。
本文經授權轉載自時報出版《不上班，每天工作3小時的自由生活》（原標題：溝通和管理，才是展現專業的關鍵時刻－簡單的E-mail也有許多大學問）
責任編輯／洪生儒
