上班族每天重複做最多、最痛苦、最冷感的事情，除了對主管假笑、準時打卡之外，應該就是處理電子郵件了。
你有沒有試過，一天內都不管收件匣，（ ）內的數字會達到多少？若再加上寄件匣中的郵件，以及一堆Re: Re: Re:到天荒地老，有如祖譜一般，子孫繁榮，不斷增生的幸運信，一天之內有沒有寫過數十半百封電子郵件？
我常想，如果拿寫電郵的時間來敷臉和護髮，應該可以像志玲姊姊一樣長生不老；拿來學西班牙語，搞不好退休後還能去哥倫比亞幫毒梟翻譯；就算拿來蹲廁所，也可以常保愉快暢通，益生菌充盈著身心靈！
但職場和人生一樣，不得不做的事，就要想辦法做得好、做得順，至少別扣分。就像本書一貫主張的原則—再小的事，只要做得好，做得和別人不一樣，做得讓大家都看到，就是一種優異的表現。
我入職的第一家公司，人稱「藍色城堡」，也是快速流通消費品公司（FMCG—Fast Moving Consumer Goods）中的王者—P&G，在那裡，我學到最棒的一招就是如何寫「有效電郵」—兼具效率（efficiency）和效果（effectiveness）的電郵。簡而言之，就是讓你的電郵不落入別人的垃圾桶，或是成為永遠未讀信件，進一步發揮比電郵更大的影響力。
書寫「有效電郵」的幾項原則
1.慎選 TO（收件者）和 CC（副本抄送）
「TO」只給一個人，這個人是決策者、被溝通的對象、需要行動的人，簡而言之，是ARCI法則中的Accountable（當責者），你也可以將它視作Actioner。「CC」則是你覺得需要知道這些事的人，它們通常是「C」—Consult（諮商者），或是「I」—Informed（被知會者），簡而言之，不是拿來監督，就是陪審。但「CC」要慎選，一定是對這件事具影響力的人，不要亂CC給不相關的人，連工讀生都CC，只會減低被TO的人正經回信的意願。
2.信件主旨中寫明目的
可以用【確認】、【徵詢】、【行動】、【分享】等，你期待他看到之後有什麼反應來標籤。但主旨不要太長，這不是在寫詩，在Outlook或Gmail的版面上只看到前端看不到後頭，這種信件一定會被忽略。
例如，寫給財務部，主旨若寫明：「【確認】第二季行銷預算」絕對會比「第二季行銷預算最後數字需要確認」來得簡明有力。而且長久下來，和你工作的人會習慣第一個看你的信件，因為有很清楚的目的和行動方針，大家好做事。這跟考卷一打開，老師會要你先寫簡單的題目來暖身，是一樣的道理。
3.內文使用倒敘，以結論／行動需求為開頭
一般在寫商業分析時，我們會採用CAR原則，即Context（內容）—Action（行動）—Result（結果），但電子郵件是溝通的工具，不是長篇大論的時候，為了節省閱件人的時間（而且通常老闆都在手機上看電郵，因為螢幕大小的關係，如果第一句能清楚明白，他才會繼續往下滑），必須先寫結論（R），需要的行動（A），再寫事件的經過（C）。
想想看，如果你一天要處理一百件電郵，那主管的收件匣裡大概是你的三倍以上，因此，如何掌握上述三個基本原則，言簡意賅，進退得體，三分鐘內能得到結論，就是讓你的電郵成為有影響力，有專業能力的絕佳表現，這一點點差異，便能讓上司看出你是個人才。
還有一個隱藏原則，也是我犯錯多年後才發現，在此分享給親愛的讀者。文末，若是中文，千萬不要寫「辛苦了」（那是上對下的「撫卹」用語）；若是英文，則千萬不要寫Kindly、reply by……，那有種「你嘛幫幫忙」或「你這懶鬼行行好」的感覺，其實有點挖苦喔！
就簡單直白的寫謝謝對方，希望合作順利，就好了！
最後再叮嚀一下，電子郵件就像女生的裙子一樣，越短越好……不，現在都什麼年代了，LBTQRABC多元共存，別再說這種老八股的歧視文。應該說，就跟北一女校長在2023年畢業典禮上的致詞一樣，短短十分鐘，逼出全體十行淚，又短又深富意涵，這才是藝術！
電子郵件就和每週的主管匯報會議一樣，越短越好，只露出重點、好看，吸引人的地方，這就是有影響力的電子郵件，寫出這種郵件的你也是一個有影響力的人才！
作者介紹｜郭艾珊（Elsa Kuo）
台大經濟系畢業、交大經營管理研究所碩士，北藝大文學跨域所研讀中。主修品牌行銷，於兩岸三地知名外商公司供職逾20年。《做自己還是坐職升機》作者。曾擔任寶僑大中華區護膚品牌經理、台灣萊雅行銷經理、台灣嬌生嬰兒暨身體護膚行銷經理、葛蘭素史克全球品類開發團隊中國市場負責人、港商維他奶大中華區品類總監、中國麥當勞早餐暨主力產品平台資深總監、中國星巴克品類資深總監、台北101企業傳播處長、台灣暨香港沃盛股份有限公司執行長。
本文經授權轉載自時報出版《45招贏得職場躺平權：專業表現不失手，個人形象人設佳，適時曝光求關注》（原標題：從回電郵看出你是個人才)
責任編輯／邱苡瑄
