如何處理公關危機?資深專家曝9步驟SOP,遇炎上事件別再慌亂!想進公關業必看

2023-02-27 11:30

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回想起來,雖然現在因為網路的發達、社群媒體及自媒體的興起、部落客及網紅推波助瀾,然而不分產業類別,「危機處理的黃金24小時」,仍然是相當重要,雖然迫於網路的發達,許多企業認為,現今要求黃金處理的時間可能更短於24小時,越快處理越好,但是處理細緻度及把握快速處理的流程及要點,仍是相同的。

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公關危機處理9階段SOP

一、釐清事實

首先,最重要的就是釐清事實。當危機事件爆發時,各大媒體上可能會充斥著各種負面報導,甚至不確實的報導,此時公關人員必須盡快查明真相。而事實的蒐集和確認,就是處理危機最重要的第一步,必要時公關人員更要盡快透過跨部門的溝通與查證,才能徹底釐清真相。

而這個時候更是公關人員展現十足溝通力的時刻。同時,事實的真相也是公司最能夠站得住腳的基礎,事實的真相就有如海鮮煎餅的食材一般,只要海鮮新鮮,那麼做出來的煎餅就一定美味好吃!

二、成立內部危機處理小組

於此同時,公關人員必須盡快成立內部危機處理小組,這裡面的成員通常包括法務、人資、公關及其他高階主管(業務、技術支援、客服等等),危機處理小組必須從不同角度及觀點去思考解決之道,並且做到沙盤推演的步驟,根據這些論點,公關人員才可以擬定公司回應的聲明稿。

三、媒體監測

具有規模的公司,通常有長期配合的公關公司,當事件發生很重要的是,各種媒體報導的監測,不管是利用公關公司或是內部企業公關地監測體系,現在的媒體種類繁多,除了傳統媒體,還有網路、社群及自媒體,如何有效快速地監控相關訊息或新聞的露出,做成簡報分析。

在外商體系中,通常以email Alert以及像是LINE、WhatsApp、WeChat等不同通訊軟體群組的方式,每天早上發出,以便掌握更快速的時間,彙整報導給相關內部人員。

四、尋求外部客觀的支援

具有規模的公司,通常有長期配合的公關公司,公關公司一般都有專責危機處理的公關人員,也有在經驗上可以快速地將策略討論一番。在撰寫新聞稿的同時,有時必須找到公正的第三方單位,必要時可以尋求他們的幫忙及客觀的評估,作為媒體聲明稿的支持觀點。

五、準備及發布公司聲明新聞稿

當事實及內部溝通完成後,確定公司立場,並迅速評估利弊得失後,撰寫新聞稿,並得到最高管理階層的最後確認。確認發言人,由於現今媒體型態不同,發言人必須是適合媒體屬性的人物,若是會有電視媒體的採訪,務必將新聞稿及對外聲明,轉化口語化的聲明稿,公司的社群媒體也要一併討論是否需要刊登。

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