為何唐鳳不用手滑手機,而是堅持用觸控筆?背後隱藏時間管理小巧思

2022-10-17 12:40

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番茄鐘工作法之所以受到大家的歡迎,是因為25分鐘的時間設定不長也不短,正好可以專心工作,在這25分鐘內,如果有外界的訊息進來,或是臨時想到有其他事要處理,25分鐘告一段落之後再處理,也不至於耽誤事情或來不及。只不過,這套風靡全球的時間管理術當時在台灣並沒有引起關注,直到2020年疫情蔓延,全球開始進入遠距工作時,媒體報導資深的遠距工作者唐鳳很早就善用番茄鐘工作法管理時間,番茄鐘工作法才開始受到矚目。

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使用番茄鐘工作法的唐鳳會在25分鐘的工作區間集中精神做事,不分心看email,手機也設定在勿擾模式,當中不會跳出手機通知或來電顯示。25分鐘後,也就是一個番茄鐘結束時,她才會給自己5分鐘的休息時間,看一下email和回覆信件。休息5分鐘後,再繼續進行下一個番茄鐘的工作。

使用番茄鐘工作法的好處是,一個番茄鐘的時間長度不算太長,所以如果25分鐘內沒有回覆email,也不算失禮。畢竟使用番茄鐘工作法是為了專心做事,所以25分鐘內不能被打斷。但天常有不測風雲,好比突然發生地震等等,如果工作被打斷,唐鳳就會取消這一個番茄鐘的設定,將本來要做的事延到下一個番茄鐘時段去做。例如,本來今天上班預計要完成7個番茄鐘,做到第4個時被打斷了,那就把第5個番茄鐘變成第4個。

至於,休息的5分鐘唐鳳為什麼是看email,而不是看LINE?這是因為大家寫email,不會只寫第一行就送出,而是會寫完一個段落才送信。所以她每工作25分鐘,就會花5分鐘即時回覆email,每次看到的郵件都是來信者寫好的完整脈絡,也可以判斷兩分鐘之內是不是可以處理完。如果可以就來處理,如果處理不完,誰比她更適合處理,她就馬上把信件轉寄出去,讓那個人來處理,因此很快就可以把大部分的email回完。

晚上7點下班前,她會再次看過全部的email,但下班後是自己的時間,就不再看email了。這就是唐鳳的一天,她是透過主動掌握時間結構,不被時間牽著鼻子走,讓自己更有效率的完成「今日事,今日畢」的目標。

用觸控筆划螢幕,避免過度使用3C產品

唐鳳還有一個節省時間的方法,這是一般人習而不察、卻非常值得深思的事,那就是她下班後使用3C產品時,除非螢幕需要放大或縮小才用手指,否則她一定堅持用觸控筆來取代手指滑動螢幕。而且即使是使用iPad,她也是通過鍵盤或Apple Pencil與iPad進行互動。之所以有這些堅持是因為唐鳳有意識地避免以手指直接碰觸3C螢幕。

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