NARA依照原機關移交檔案狀態而進行編目，基本分成三層為RG-Entry-Box。有時也會有第四層資料夾（Folder）。調閱資料時，至少必須查到前三層級的基本資訊，再加上確切館藏所在位置（Location）之編號，才能調出資料盒（Box），然後在盒中的資料夾（Folder）逐一找出所要的個別資料。
NARA二館二樓的參考諮詢室，分為軍部門（military）與民部門（civilian）兩大類。軍部門如陸、海、空軍與情報部門OSS（1942–1947）與CIA（1947）等；民部門包括國務省、商務省、農業省等部門。雖然館員一般都能回答有關軍部門與民部門之簡單問題，但畢竟術業有專攻，利用者若想更深入地諮詢，最好還是尋求專門館員之協助，往往會有意外的收穫。
因為近代以來美國成為世界超強，與世界各國的關係密切，涉及層面也相當廣泛，所以都有世界各國前來找尋檔案的研究者。但因為檔案數量非常龐大，如果沒有任何協助，利用者必須花費鉅資、時間與體力，才能在美國檔案研究中略有所獲。正因如此，有些國家便以集團方式在NARA進行有系統的檔案徵集作業。亞洲國家中，日本自1990年代起便有沖繩縣公文書館、國會圖書館等，進行有計畫之資料徵集，此項工作已進行近20年，且目前仍持續進行中。此外，菲律賓、韓國等也都有國家級的徵集計畫。唯獨臺灣在此項工作上，尚屬消極。
目前臺灣收藏或出版美國檔案之情形有，中研院之美國國家檔案館典藏臺灣舊航空照片與日軍舊航空照片，漢珍公司出版之日治時期以前的美國領事館檔案，另外中研院或大學等購買1945–1955年美國機密檔案之微膠卷，這是公開出版有關美國大使館或領事館的資料。此外還有已出版之美國外交關係文書（FRUS），臺大收藏美援相關之狄寶賽資料等。近年有臺灣歷史博物館與高雄市立歷史博物館進行之大戰時期美軍資料與戰後資料徵集等。上述這些臺灣已經入藏之美國檔案複本，數量看似龐大，但實際上仍僅占美國檔案館所藏的少數。
杜正宇博士多年來在美國調查檔案，他指出從目錄上檢索得到的臺灣相關檔案有3,500多筆，這大部分僅是RG檔案群，或近似分群的編號（Entry）。例如在二戰檔案中有一筆：「World War II Action and Operational Reports」（二戰任務報告），竟有1,735箱（Box）之多。較小型的RG檔案群，如美國國際開發總署（Agency for International Development）之援華記錄檔也有4箱。若以每筆25箱，每箱1,000張粗略地來估算，美國國家檔案館之臺灣相關紙本類檔案，就有6,000萬張以上。當然這6,000萬張不完全與臺灣有關，也可能參雜其他國家、或中國其他省市地區的檔案。但就算扣除這些非臺灣部分，推估臺灣相關檔案也可能有數百萬張。
由此可知，前述目前臺灣收藏之美國檔案，不過是其中一小部分而已，還未掌握的理應更多。如果能廣泛深入利用這些已知與未知的美國檔案，相信對於臺灣戰後史的理解，無論在深度和廣度上，將會有巨大的突破。
＊作者為靜宜大學通識教育中心教授。本文為《解密．國際檔案的二二八事件：海外檔案選譯》（遠足文化）導讀（上）。
