「你應該知道的是：將預定行程輸入行事曆App，並提前設置截止期限，可讓自己集中精神完成工作，有效改善拖延症的壞毛病。而當行程不如預期安排時，仍須照實紀錄『做了什麼』，之後才可回顧反思，檢討是哪個環節出了問題。」
保證準時完工！達成高完整性工作成果的「行事曆應用術」
以上，我們學習了筆記與手帳的使用方法。接下來要介紹輔助筆記與手帳這兩種記事功能的「第三本筆記本」：App應用術。
先前我已經聲明，我不會在手帳記錄預定行程，所以做為替代方案，我會將所有的預定行程輸入行事曆App來管理。因為，將預定行程輸入行事曆App，開啟通知功能，應用程式就會像貼身祕書一般，在預設的時間提醒通知。這是紙本手帳不具備的魅力。
工作迅速的人，絕對會事事嚴謹設定截止期限。例如，「記帳必須在月底三十分鐘以內結束」、「企劃會議前一天，必須在二小時以內製作企劃書」、「開會前一天必須在三小時以內完成發表資料」……每一個工作任務的所需時間，都有嚴格的截止期限。
我自己每日的待辦任務，也都有確實設立截止期限，而且一定會輸入行事曆App。行事曆不僅會輸入「與他人的約定」，同時也是輸入「自己預計作業時間」的園地。
管家的工作完全是「時間契約」。舉例來說，「每月140小時」的合約當中，如果不能在這140小時完成滿足客戶需求的服務，就會被認定是「性價比低」，或許還會因此被終止契約。
就我的職業性質來說，「拖拖拉拉的工作，與利潤減少有著直接相關」。所以才會養成習慣，在每一件任務設定明確的截止期限，以保任務得以確實完成。
就算職業不是管家，領月薪的上班族若能有這樣的觀念，我想也不會有什麼損失。
近幾年，各大企業都在積極朝向「減少加班」的趨勢前進。工作當然重要，但是同樣的，私人生活也一樣珍貴。我想，為了確保自我投資的時間，以迎接美好未來，有不少人會希望能盡量準時下班。
讓工作達到最高效能的終極做法之一，就是自行將每一份工作細分設置截止期限，並輸入行事曆App。
假設提交企劃書的截止日是在「即日起二週後」，但是企劃書的實際製作時間頂多僅需二個小時左右。如果內心以為工作時間是「截止日前的二個禮拜」，工作時大概就會拖泥帶水。總是無來由的加班、在家夜深也總是無來由的開著電腦、總覺得永遠睡不飽……，如此一點一滴的消磨自己的寶貴時間。另一方面，如果認為作業時間是「截止日前的二小時」，工作時就會更有效率，表現出更高的品質。
並不是時間充裕就能交出高品質的工作成果，而是在充分的時間內，集中精神完成工作，才是品質提升的直接原因。而且我想大多數的人是同時承攬多項工作。如果「二週後是A案件企劃書與B案件簡報資料的截止日」，就更應該一一設定嚴謹的截止期限，諸如「企劃書在週四15時～17時」、「簡報資料在週五的10時～13時」。
同時，既然設定了排程，就務必在預定的日期及時間內完成。如此提高警覺，自然就能集中注意力，在截止日前交出高品質的成果，減少加班機會。「準時下班後的時間」必然也會變得充實。
當行程不如預期安排時，務必照實記錄「做了什麼」
在原本記錄「預定行程」的行事曆上同時記錄「反思」，行事曆就能進階成為提升自我管理能力的工具。儘管是自己安排的預定行程，人們無法按預定行事是常有的事。
舉例來說，行事曆上分明早已在「製作會議資料」上確保了充分的時間，卻始終無法完成，結果影響到下一個預定排程，我想這是任誰都曾經有過的經驗。
工作無法按行事曆上的預定時間完成，有兩個可能因素：一是可能錯估了自己的工作速度，抑或在應該工作的時段做了其他不相干的事。這時候，我們必須仰賴先前所提的「回顧反思」。
從公司回家的搭車路上，請試著回顧這一整日，對照預定行程的內容，與自己實際執行的情況。舉例來說，在預定「製作會議資料」的時段，自己實際做了哪些事情？
如果當時十分專心在製作資料，卻還是無法如期完成，那麼下回在安排類似行程時，就必須多抓一些作業時間。抑或原本預計15時～16時是「製作資料」的時間，但實際上15時～15時30分這段期間，不知不覺的一邊做資料一邊上網，結果所做的事和眼前的資料沒什麼直接關聯……這種情況也是經常發生。
這時候，不要把自己打破預定行程不當一回事，而是必須在行事曆15時～15時30分的時段填寫「上網」的事實。
如何？是不是光想像，就覺得心情沉重？換個角度來看，這是對自己提出強烈的警訊。我個人就曾有一段時間完全無法按自己預定的排程工作，一而再再而三的不斷失敗。
我本身很喜歡家電用品，以前曾有長官拜託我幫他選購加濕器。我為了挑選性能好一點的產品，不斷在網路上搜尋比較，經常一晃就是兩、三個小時過去。週末六日則原本預計要閱讀培養自我成長的讀物，卻沉迷在海外影集當中，一部接著一部看下去……。
然而，在我反思自己做了「預定行程以外的事」，明確的將這些事實記錄在行事曆上以後，不知不覺間改掉了上網或是將海外影集一口氣看完的壞習慣。至少，我不再像以前那樣，毫無克制的看下去，而是決定好時間，讓自己盡情觀賞。
我想那是因為透過記錄事實，我才發現自己所浪費的時間超乎想像。透過記錄認識「沒用的自己」，讓人不得不採取行動。
將做了「預定行程以外的事」的實情詳細記錄在行事曆上，說實話會讓人非常沮喪，「唉，我又來了」、「我也太沒用了」。如果不想再重蹈覆轍，就只能「按預定行程進行」。
在我痛下決心歷經一段自我改革之後，就連本性懶散、容易被外界誘惑的我，都能提高自我管理能力，好好工作。
作者/新井直之
本文摘自《富比世排名富豪認可的 極簡流工作筆記術：只用3本筆記和2支筆就能完美應付顧客需求》
責任編輯/任婉鵑
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