Qorus是一所來自法國巴黎、已有50年歷史的非營利組織，以金融服務產業為基石，今年首度於亞太地區舉辦創新獎競賽，國泰金控憑藉｢國泰工具吧｣專案在新型態工作拿下銀獎，成為臺灣唯一獲獎金融機構。值得留意的是，該獎以原創性、影響力與實用度為評量指標，｢國泰工具吧｣於實用度一項獲得滿分，意味著這套創新工作模式足以應用到更廣闊的市場與國度。
國泰金控是以什麼樣的創新工作模式獲得此殊榮，特別邀請｢國泰工具吧｣林佳穎專案協理與吳欣樺專案經理，為我們介紹這項創意從誕生、孕育到成長茁壯的歷程。
微小的事創造宏大的動力：從｢國泰工具吧｣談起
2018年起，國泰金控開始投身數位轉型，領導階層成立轉型委員會親自領導，並且組織戰情室跨部門合作。數位轉型的過程中，提升用戶體驗之餘，也須同時兼顧資安控管，在兩者之間取得平衡。集8家子/孫公司於一身的國泰金控，除了面對廣大的外部客戶、業務人員，轉型團隊意識到——2萬名員工不正是最重要的使用者！
這個想法成為｢國泰工具吧｣的濫觴，對待員工的思維也悄悄改變著，藉由高階主管親力親為、作為全體員工的模範，溝通模式也昇華為「對待外部客戶」的精神。事實上，高管從產品設計階段便開始參與其中，藉此賦予員工更大的行動空間，吳欣樺經理分享當時有一個默契：「除了外規，其他什麼都可以改！」由此可見轉型的決心。
｢國泰工具吧｣包含內部通訊軟體C_Team+、內部雲端空間C_Drive，以及集團辦公空間預約系統C_Booking，儘管市面上早有現成的工具可使用，國泰金控卻選擇從零開始打造自家的工具，乃是基於3個S的堅持：安全（Safe）、簡單（Simple），還要聰明（Smart）！林佳穎協理率先分享小自員工間的通訊內容，大至客戶傳來的機密文件，資安是任何公司的首要之務，適逢2020年因為疫情而開始居家辦公，轉型團隊化危機為轉機地趁此推動｢國泰工具吧｣，C_Team+的月活躍用戶（MAU）快速成長為86%。吳欣樺經理進一步解說，C_Drive突破了傳統Email單封信容量限制的窘境，同時與一般雲端硬碟不同之處，在於內/外部彼此傳遞資料，都會經過外規要求的機敏掃描、確保資料安全；也可以依據專案，設立不同的外部廠商資料夾，兼具資安與便利性。
此外，C_Booking也決不僅止於一般所想像的預約系統，與其說它的功能是在預約會議室，更像是找出所有與會人員能共同參與的時間。這麼聰明的工具，初始最大的難處在於每個人偏好的行事曆不一，有紙本、有電子，但是因為傳統以電話或e-mail約會議時間的流程實在是太勞心傷神，讓愈來愈多員工樂意使用C_Booking。採訪現場亦實際示範C_Booking的媒合效率，只要一鍵按下立即羅列當場5名員工共同的空檔時段，且會議時間一旦排定便會自動發出開會通知，並顯示在每位員工的行事曆上。
以「隨時隨地、兼具綠能減碳」為核心展現服務理念
除了提供常見的員工教育訓練與增能研習，國泰金控更是另闢蹊徑，由員工們擔任起｢國泰工具吧｣的課程設計者，之後再由這些種子員工去教更多的員工運用，比起強加學習給員工，員工們更樂於學習這些實用的辦公工具。
林佳穎協理認為｢國泰工具吧｣的綠能減碳不能只看單一面向，而是環環相扣的，「首先，光是在國泰金控這棟大樓內工作，整棟樓是100%使用綠電。」而現在正朝著以「虛擬遠端連線筆電」（VDIOA）來推動混合辦公，一年約可減少23%用電量。VDIOA是可以同時滿足內網安全，與方便查找外網資訊的利器，簡單來說，每台筆電都升級為內、外網雙桌面，內網不再侷限於公司內使用，隨時隨地都可達到兼具綠能減碳的數位工作體驗。
光是從數據著眼，C_Booking每個月約處理4,500個預約會議，預定會議室、自動結合行事曆，替國泰金控省下將近上千個工作天的文書時間。此外，無紙化的電子文書平台iForm節省申請筆電的流程，也將平均效率提高80%。「然而，很多改革是數字所無法呈現的。」吳欣樺經理娓娓道來，各子公司分布於10棟大樓，偏偏每棟大樓都設有不同的網路與wi-fi密碼，而子公司間的互動又非常頻繁，這些日常所累積的微小不便可以隱忍或視而不見，也可以正視它、改變它，進而累積宏大的原子能量。
最後，C_Team+除了是內部通訊軟體外，也具有聯絡情誼、提出疑難雜症的社群功能，為了將「國泰即服務」的理念貫徹在員工上，並展現透明溝通文化，轉型團隊致力於收集所有員工的改革建議，並將各個建議的處理進度透明地呈現於「未來樹」頁面。從今往後，國泰金控將持續孕育透明溝通文化，更同時進化工作模式思維、數位技能，以培育數位公民為目標，與全體員工共造未來。
