本章要談的是「炒熱談話氣氛的方法」。
擅長簡報的人都會「頻頻」做的事
恕我突然問一句，若要送朋友或家人禮物，你會怎麼選？可能是挑選「看起來符合對方喜好，能討對方歡心！」的禮物對吧。
其實做簡報也一樣。有人說，簡報的英語presentation是源自於present（禮物）。
就像贈送對方喜歡的禮物一樣，只要做出能符合對方期望的提議，成功率就會提高。
但面對客人時，你是不是會不自主的做以下這樣的說明呢？
不擅長「簡報」的人所用之說話方式
「那麼，我們這就步入正題，請看一下這份資料。這是本公司產品的特徵……」
不擅長簡報的人，往往會突然打開資料或宣傳手冊，也不問對方的意願，就開始單方面的說明起來。這樣就像是以自己的喜好強迫對方接受的禮物一樣。對對方來說，或許反而覺得無福消受。
事實上，我也曾聽說有人在對工作忙碌的經營高層或是負責人做這樣的簡報時，對方中途喊一聲「等一下」，接著說「你打算全部說明一遍嗎？不好意思，可以請你先將我想知道的事摘錄成一張A4用紙的內容後再跟我說嗎？」，而就此焦急起來，講得支離破碎。好不容易得到簡報的機會，像這樣實在很可惜。
那麼，擅長簡報的人，又是怎麼做的呢？擅長簡報的人，不是只顧著自己說，而是以提問為優先。在簡報的過程中，也會「頻頻提問」。
擅長面對面做「簡報」的人所用之說話方式
「今天可以占用您多少時間呢？」
「之前您可曾聽過類似的話？」
（一邊觀察反應）
擅長線上「簡報」的人所用之說話方式
「那麼，就先從您感興趣的其他公司引進的案例開始介紹。我已歸納在○頁，請您過目」法，打開彼此的話匣子。
如果是在線上，不容易看出對方的表情和言談間細膩的語感，談生意最基本的「聽」不太容易辦到，這是個問題。因此，線上所做的提議，不容易看出對方的反應，對此要有相當程度的了解，必須全心投入會議主持人的角色中。
「今天的提議，我想照這樣的流程來進行，各位覺得如何？首先請讓我用三分鐘的時間來說明一下提議的概要。接下來，請告訴我貴公司的需求或是有什麼想問的問題。我會具體的回答。這樣全程預定約三十分鐘左右。可以嗎？」
如果是線上，尤其是第一次見面的情況下，要建立關係特別難，在談話中就算提問，有時對方也只會做很表面的回答。因此，要事先設下「確認對方反應的機關」。
具體的做法是，決定好自己說話的時間，以及向對方聽取意見的時間順序，並在線上簡報的一開頭就告知進行方式。如果要在畫面上共享資料時，就照順序寫在資料上給大家看，當作是「今天的流程」。
此外，只要告知我方說話大致會占用多少時間，例如「一開始會占用您大約三分鐘的時間，來針對提議的概要進行說明」，大概就不會被中途插話了。
在新冠疫情的影響下，一下子突然切換成線上談生意，有許多習慣面對面提案的業務老手說「都快做不下去了」。詢問原因後，他們幾乎都說「因為沒辦法一邊看對方的反應，一邊推動提案」。
而另一方面，我也聽說線上談生意不是那麼看重個人的談話技巧，所以一些缺乏現場業務經驗的年輕員工都全力投入會議主持人的角色中，展現出相當的成果。
就像這樣，線上談生意對不擅長現場談業務，或是沒有業務經驗的人來說，是個好機會。提議、談生意的成功關鍵，在於掌握對方的需求。就算是線上，也務必要以做好簡報為目標。
point
如果是面對面， 就要當一位聆聽者， 如果是線上， 則一開始就要告知進行的方式
作者介紹｜ 阿隅和美（Asumi Kazumi）
WACHIKA Communications股份有限公司董事長。青山學院大學經營學院畢業。曾擔任過中部日本放送播報員、NHK衛星放送主播，負責股票行情、世界頭條新聞長達十年之久，並有二十年的時間經手運動、經濟、資訊節目，接觸過各種領域、各種人的「聲音」，經驗豐富。當播報員時的藝名為瓶子和美。現今活用昔日在電視台現場所培育的技術，對一萬五千多人舉辦研習、講座、演講，以培育出能在商場上發揮溝通能力，展現成果的人才。此外也專為經營高層、管理階級、高階領導人進行簡報、演說的私人訓練以及諮詢。著作有《一句話打動人心，讓對方決定和你聊下去！》（日本能率協會管理中心），在台灣也有翻譯本。（亦由台灣東販出版）
本文經授權轉載自台灣東販《Online、面對面皆適用！NHK主播親授，讓人情不自禁和你聊下去的130條溝通心法》（原標題：擅長簡報的人都會「頻頻」做的事）
責任編輯／趙鳳玲
