新建的公寓大樓在交屋超過一半後，應法規要求，建商會在3個月內召開「第一次區分所有權人會議」，專家表示，第一次區權會最大重點就是選出管委會委員，各委員最好還是擁有專業背景的住戶，而非擁有多戶的投資客，如此才有利後續公設點交作業，維護住戶居住品質；此外，社區規約中的日後開會的出席率及同意門檻也別胡亂大修動，甚至制訂非法規約條款，以免衍生麻煩。
｜所有權人才可參加 2/3以上出席才能開議
依照《公寓大廈管理條例》第28條規定，建築物所有權登記之區分所有權人達半數以上及其區分所有權比例合計半數以上時，起造人應於3個月內召集區分所有權人召開區分所有權人會議，也就是俗稱的「住戶大會」。
不過，要注意，區權會雖被稱為住戶大會，但必須是區權人才有資格參加，像是租客因為沒有所有權就沒有參加資格。此外，區分所有權人會議的出席數也是關鍵，依照規定，第一次區分所有權人會議必須達到2/3以上區分所有權人及區分所有權的出席，會議才能開議。然後同時也必須達到3/4出席人數及區分所有權同意，議案才能決議。
因此，立亥國際股份有限公司總經理洪立洲表示，為了能讓第一次區分所有權人會議能夠順利進行，一次出席率就到位辦成功，建商大多會採取先公告兩個集會時間供住戶選擇，最後依照多數決來決定會議時間，之後再正式發開會通知給各區權人，這樣的做法相對一開始就規定一定要某一天辦區權會還要有彈性空間，且區權人的出席意願也會相對大增，有些社區也會提供禮券獎金、或以管理費優惠1個月作為出席獎勵等方法，使出席率可以一次就達到法規規定的2/3。
｜慎選管委會主委及委員 攸關公設點交
而舉行第一次區權人會議，最大的目的就是「選出管委會主委及相關委員」以及「成立社區正式規約」。首先臺北市輔導公寓大廈成立管理組織計畫主持人郭紀子表示，依照程序，建商必須在會議舉行日之前，寄出區分所有權人會議召開通知，並在內容載明並公告選舉事由，不得以臨時動議提出。
根據現行的法律規定，管委會的組成最少要3名管理委員，最多則沒有人數限制，其中必須要有1名主任委員、1名財務委員以及1名監察委員，其餘的職位可以依照社區戶數需求自行增設，比如安全委員、機電委員等等。
由於第1次會議就得要遴選出管委會委員，投票、計票、唱票都得在會議中完成，但在鄰居間根本不認識彼此的情況下，過去常常發生盲投的情況，結果委員當選後反而不做事，導致社區經營混亂。
因此，現在有不少新型態社區會使用物管APP，除了通知民眾收發包裹及其他公告之外，在要管委會選舉時，可以請有意願參選的住戶做好個人選舉簡介，以類似線上選舉公報的方式，供民眾參考學經歷背景，待有初步了解後，民眾在選擇誰當委員上也相對有頭緒，郭紀子建議，假如住戶很熱心細心、具有正義感，或是身分有法律、營建、水電背景的話，對於未來社區公設點交、公共基金管理也較有益處。
｜非重大決議 社區出席及同意門檻可下修
而區權人會議除了選出委員之外，另一場重頭戲則是修訂社區規約，好來確定共同生活行為的約定條款，條約內容包括約定專用、約定共用或建築物特別使用限制、公共基金、管理費收繳及財務管理等方式、日後召開區權會方式及出席或表決比例、必須由區權會決定才可以執行的事項、管委會及委員職權限制與選舉制度、社區內住戶須義務遵守的行為、違反規約的處置等。
大多數住戶規約，只會按政府公告的版本下去做微調，或是直接延續將當初與建商買賣房屋時的附件規約(草約)直接轉為正式社區規約，假如民眾有例如養寵物規範、禁菸條款等意見，都可以當作臨時動議來提出，並在會議中表決進行。不過，在實務上，有些社區規約可能因為區權人意見太多，無法在第一次區權會議上就一次修到位，因此，郭紀子表示，像是「未來區權會出席及表決通過人數」就不要做太大修正。
舉例來說，有些住戶未雨綢繆，擔憂日後區權會出席率不如首屆一般踴躍，為了不讓社區事務因此延宕等理由，就提出將出席及表決通過人數門檻降低，對此，郭紀子建議，針對非重大決議，例如管委會改選、小物件修繕等，社區可將區分所有權人及區分所有權的出席以及同意門檻在下修只要全體1/2區分所有權人出席，過半數通過即可。
但假如是涉及重大決策例如惡鄰條款、管理費漲價、電梯重大保養、修繕案等項目，則還是得要達到2/3以上區權人出席才能開議、3/4出席人數及區分所有權同意才能決議，此外，住戶制定規約時，約定事項常常會有違反法令之規定，例如將診所、老人機構、禮儀中心等視為嫌惡設施排除進駐，像這種規約內容就不具有法律實質效力。
｜疫情期間 區權會可採分棟、分區等方式報到進行
目前受疫情影響的關係，不少社區會有推遲召開第一次區權會開會的現象。郭紀子認為，防疫指揮中心如尚未宣布全面禁止集會，建議可於規定可集會人數範圍內，依相關管制辦法與條例規定召開區分所有權人會議進行管理委員選任。
為了避免長時間群聚增加感染風險，於開會通知單載明僅進行管理委員選任，議案討論俟疫情緩和後，再行召開臨時區分所有權人會議討論，或是採分棟、分區等方式報到，再設置統一投票處，所有權人報到並領取議案表決單與管委會選舉單後，直接投入票箱即可。最後的開票計票程序，服務人員則應全程戴上口罩與手套，全部作業完成後，會議空間也要全面消毒。
假如起造人非疫情因素，刻意延宕開會、違反所定之召集義務者，得由直轄市、縣(市)主管機關處3千~1萬5千以下罰鍰，並得令其限期改善或履行義務、職務；屆期不改善或不履行者，得連續處罰。
TIPS:
假如社區往後開區權會，出席人數及投票門檻一直過不了，為了避免社區空轉，洪立洲指出，法規規定，只要是同一議案重新決議，可以只要有1/5以上區分所有權人(至少3人)及區分所有權出席，就可以開議，而超過1/2出席人數及區分所有權之同意，議案就能通過。
之後這個通過的議案必須於會後15日內將會議記錄送達區分所有權人並公告，區分所有權人收到會議紀錄7日內得以書面表示反對意見，如果反對意見未超過全體1/2區分所有權人及區分所有權時，該會議決議才視為成立，會議主席應於會議決議成立後10日內以書面送達全體區分所有權人並公告。
本文經授權轉載自591房屋交易網。（原標題：首屆區權人大會要參加 管委會選誰有訣竅）
責任編輯／焦家卉
