小項目事項是各分類底下的個別事項。舉例來說，在「開發新客戶」這個分類底下，有尋求介紹與跟相關友人會面等事項。重點是先從最重要事項著手。先請你最好的客戶介紹其他客戶，再請次好的客戶介紹，諸如此類。業務員的例子很顯而易見，但這也適用於各種工作。
縮短所用時間
除了排定關鍵重點以外，另一個要務是主動把處理各事項的時間加以縮短。
花更多時間處理重要事務不該是首要目標。成功高手明白如何花更少時間事半功倍。你該試著想出每天如何把事情做得更有效率，讓所花時間更符合整體設定好的優先順序。
有些方法可以用。首先，你有必要設定「比賽計時器」，預先決定要花多少時間處理某項事務，然後像面對籃球比賽或足球比賽的計時器那樣，一旦時間到了，比賽就結束了，接下來必須換計畫裡的下一個事項。
明白結束時間是拿出幹勁增進效率的第一步。由你擔任會議負責人時，比賽計時器這招格外有幫助。你總共得強調會議的進行時間兩次：一次是在敲定會議的時候、一次是在會議開始的時候。讓大家知道你會遵守時間，而且你很尊重他們的時間。
開會已經變成整個文化跟許多企業的一部分，實在很難完全避免。可惜多數會議只是大家光說不練。如果你是會議負責人，你有很大的權力把會議加以改進。
首先，你要問自己說：「我負責的這些會議全都有必要開嗎？」即使你只是刪減一個每週例行會議，也是一大進步。下一步是替每場例行會議設定比賽計時器，而且選定其中一場縮短15 分鐘。當陶比在美國基金公司任職的時候，他有個規則是所有一般會議或電話會議不得超過17 分鐘。他會提一或兩個重點，概略說明實行方式，然後就讓大家回去工作。會議該只有三個主要部分：開場、主題跟結尾。開場時要開門見山，問說從上次開會至今事情是否有什麼改變。接下來切入主題，列出（非常）簡短的待做事項（最理想的是只列出一件事，最多不超過三件）。
當比賽計時器剩下約5 分鐘就進入結尾階段，問大家說：「這次開會要記得什麼重點，會後要採取哪些行動？」然後散會。
如果沒什麼行動好做呢？那麼你大概根本不必開會，只要把交辦事項寄給大家就好。
至於電話會議的幾個小訣竅如下：
- 明白「分心是必然」。
- 在前20 秒靠簡短故事或切題實例抓住他們的注意力。
- 說出一或兩個重點，保持簡明扼要。
- 在開始之前先想好要如何作結。
- 最長不超過17 分鐘，否則只怕大家會注意力渙散。
開會是最明顯的問題，但跟客戶會面及銷售電話也可能耗掉大量時間，原因出在想談成生意的顯著壓力。
目標是花最少的時間跟新客戶談成生意，也讓老客戶滿意。
與其跟對方天南地北閒聊，努力想建立「關係」，不如採用大學籃球教練會對球員用的「二一一訣竅」。如果是對客戶的話，一開始要先稱讚對方做得好的兩件事，接著要（在你的專業範圍內）說明對方能改善的一件事，最後提出一個可採取的行動。每場會面的目標該是讓對方有勁去採取一個讓人生變得更好的行動。讚美客戶能讓關係變深，教導客戶能顯得可靠，從而讓客戶願意好好聆聽並依建議行動。這和設法跟對方當朋友截然不同。
我們不是在建議你採取公事公辦的態度，而且這套做法顯然不是所有類型的一對一會面都適用，但我們認為如今商界的「關係建立法」太偏向一個極端了。深化關係的最佳方法該是妥善因應客戶需求才對。
本文經授權轉載自三采《今天就把明天的事搞定：頂尖運動員與商業菁英都在用8大高效習慣力，幫你主宰時間與人生！》
