不管你是員工或主管，開會都是每天工作中不可避免的元素。特別是新手主管，要習慣開會時從被動的「旁聽者」變成主動的「主導者」，這個角色是很大的轉變。怎麼把會開得有效、高效？我歸納了7個開會的原則。
原則1：減少會議，沒必要的會不開
首先，會議絕對不是愈多愈好。從數量上減少會議，才能釜底抽薪，提高效率。所謂的「數量」則包括3點：會議次數、與會成員人數，以及會議時間。
我見過許多企業主管，開會的理由往往只是想要了解專案近況，因此常常不定時召開會議，甚至是跨部門會議，一口氣數十位同仁與會。偏偏開會時，又只點名其中少數幾位說話。我的建議是，如果你真的想關心專案進度，最好直接與專案負責人聯繫，不要無謂地動員，耽誤大家的工作時間。
我在微軟當主管時，曾經訂下一項原則：只要是沒有「議程」的會，所有員工和主管都可以拒絕參加，包括我。這樣大家自然會養成習慣，一旦要召開會議，就必須提前準備好相關議程，並僅通知必要的人員與會。果然大幅降低了開會的頻率。
原則2：與會者先做好準備，不報告、只提問
只要是我擔任會議主持人，除了前一項提到的「議程」，我會提前發送相關資料如簡報檔，給所有與會者。另外，我也會要求所有人都先把它看過一遍，若有附件或待討論的資料，也要通讀。因為要花功夫思考，所以最好在會議前一天，就預備好所有會議中會出現的簡報、題目與素材。
既然大家都看過了，就不必再講一遍。所以在我主持的會議，我通常會省略報告程序，直接針對內容提問。會議時間因此大為縮短，本來一小時的會，半小時就能開完。
所謂會前準備的另一個向度，也包括所有與會者都應該提前抵達會議室。即使是線上會議，都要在會議召開前，大家先登錄在線。「掐著點」趕來開會的人，表示他們不夠重視這場會議。
原則3：明確記錄會議內容
每個會議都應該按照「SMART 原則」留下紀錄，它代表著目標設定的5個重要元素：
．明確的（Specific）
．可衡量的（Measurable）
．可達成的（Achievable）
．相關的（Relevant）
．有時限的（Time-bound）
我從當部門主管開始，一路到擔任總經理，會議紀錄都是我用以追蹤專案與員工進度的最佳工具。好的會議紀錄能有效追蹤、檢核，讓每位與會者從中得知自己開完會後需要做什麼。這個動作絕不能忽略。
原則4：管控會議進度
會議中，主持人要善用「取得對話主導權」技巧。先設計好這次會議是什麼性質？開完會要達成哪些結論？不同會議有不同的任務。
