不管你是員工或主管，開會都是每天工作中不可避免的元素。特別是新手主管，要習慣開會時從被動的「旁聽者」變成主動的「主導者」，這個角色是很大的轉變。怎麼把會開得有效、高效？我歸納了7個開會的原則。
原則1：減少會議，沒必要的會不開
首先，會議絕對不是愈多愈好。從數量上減少會議，才能釜底抽薪，提高效率。所謂的「數量」則包括3點：會議次數、與會成員人數，以及會議時間。
我見過許多企業主管，開會的理由往往只是想要了解專案近況，因此常常不定時召開會議，甚至是跨部門會議，一口氣數十位同仁與會。偏偏開會時，又只點名其中少數幾位說話。我的建議是，如果你真的想關心專案進度，最好直接與專案負責人聯繫，不要無謂地動員，耽誤大家的工作時間。
我在微軟當主管時，曾經訂下一項原則：只要是沒有「議程」的會，所有員工和主管都可以拒絕參加，包括我。這樣大家自然會養成習慣，一旦要召開會議，就必須提前準備好相關議程，並僅通知必要的人員與會。果然大幅降低了開會的頻率。
原則2：與會者先做好準備，不報告、只提問
只要是我擔任會議主持人，除了前一項提到的「議程」，我會提前發送相關資料如簡報檔，給所有與會者。另外，我也會要求所有人都先把它看過一遍，若有附件或待討論的資料，也要通讀。因為要花功夫思考，所以最好在會議前一天，就預備好所有會議中會出現的簡報、題目與素材。
既然大家都看過了，就不必再講一遍。所以在我主持的會議，我通常會省略報告程序，直接針對內容提問。會議時間因此大為縮短，本來一小時的會，半小時就能開完。
所謂會前準備的另一個向度，也包括所有與會者都應該提前抵達會議室。即使是線上會議，都要在會議召開前，大家先登錄在線。「掐著點」趕來開會的人，表示他們不夠重視這場會議。
原則3：明確記錄會議內容
每個會議都應該按照「SMART 原則」留下紀錄，它代表著目標設定的5個重要元素：
．明確的（Specific）
．可衡量的（Measurable）
．可達成的（Achievable）
．相關的（Relevant）
．有時限的（Time-bound）
我從當部門主管開始，一路到擔任總經理，會議紀錄都是我用以追蹤專案與員工進度的最佳工具。好的會議紀錄能有效追蹤、檢核，讓每位與會者從中得知自己開完會後需要做什麼。這個動作絕不能忽略。
原則4：管控會議進度
會議中，主持人要善用「取得對話主導權」技巧。先設計好這次會議是什麼性質？開完會要達成哪些結論？不同會議有不同的任務。
我常用的開會主持技巧，是一開頭先問：「上個會議確立的結論進度到哪裡？」透過這個問題，可以先抓出進度，追蹤從前次會議到本次會議所要推進的事項。事實上，我規定所有會議的第一個議程，就是「上次會議追蹤事項」，這是建立團隊「當責」的基本動作。
雖然主持人要掌控會議進度，但千萬不要隨意打斷同仁發言。
就算員工問的是個「笨問題」，我建議主管要耐心聽完。動不動就顯示出你沒有耐心，不會讓你看起來更英明，或讓團隊更聰明，只會讓大家以後都不願意再講話，變成一個被動、沉默的團隊。
原則5：會議性質不同，就不要混在一起開
營運會議是企業常講的週會、月會。這類會議的重點在業績、營運數字，一方面進行績效評量，另方面也是追蹤與監督目標完成的進度。
然而，另外一種創新動腦會議，就不應該這樣開。既然談的是創意，是腦力激盪，要找出新風口、破局點，甚至是未來轉型或破壞式創新的方向，只把目光放在數字上，反而會扼殺員工的創意。只要是這類會議， 我都喜歡移地召開， 在遠離辦公室、氣氛較為輕鬆的場地舉行。
原則6：會議主持人要當個「好教練」
會議主持人要能引導會議進行。近幾年，微軟很重視「教練」，它的核心精神就是問出有力的問題，引導答話的人主動思考。這與常見的「指示」完全不同。前者是引導，後者是命令。
有些主管誤會「教練」的意思，他們以為直接指示、教導或劈頭蓋臉罵員工一頓，就等於教練。這是錯的。好的會議主持人不會每次都急於給出答案，即使他們已經有腹案，依然會提出「有力的問題」，打破與會者的舊有思考癥結，引導他創造新的思維模式，而不是只想著說出「政治正確、表面敷衍的標準答案」。
原則7：發揮紀律，該結束時就結束
我曾經有位主管是德國人，他的個性與大家對德國人的印象一致 - 一絲不苟的精確。與他開會，他必定會在會議一開始先說：「兩點前必須結束，我還有行程。」他總是先確定開會時長，並確保結束時間，時間一到，他必定走人。於是，所有與會人員都會表現得很有效率。
這就是開會紀律。身為會議主持人，除了按照議程開會，引導與會者積極參與，也要小心少數人「挾持」會議或不說話的人。前者是麥克風的霸占者，必須請他們留給其他人發言空間，對於比較沉默寡言的一群，也要適時「做球」，讓他們發表意見。
會議結束前，確保每位參與者都確實理解他們所負責的內容，如有必要召開下一次會議，則要在最後提醒下次開會的注意事項，並在會後發送會議紀錄，提醒與會成員。
要是能抓住以上這7個要領，你的會議就不至於開得太差。
作者介紹
蔡恩全／口述：
畢業於台灣清華大學電機工程學系。2019年卸下微軟大中華區副總裁一職，曾是大中華區職級最高的台灣人，也是台灣微軟在任最久的總經理。第一份工作在惠普擔任工程師，之後轉戰IBM與微軟，從研發、技術、業務，再橫跨至通路、行銷等領域。30年的外商完整歷練，讓他在帶領台灣微軟期間，創下業績持續成長3倍的亮眼紀錄。
盧智芳／採訪整理：
《天下》雜誌出版標竿書系總編輯。台灣大學財務金融學系、台灣大學新聞研究所畢業，曾任《天下》雜誌召集人、《Cheers》雜誌總編輯等職務。採訪著作包括《能被小用，才是大才》、《勇敢立大志，彎腰做小事》、《台味服務》、《創意，然後呢？》、《燃起主管魂》等。
陳建銘／採訪整理：
《Cheers》雜誌記者。台灣大學政治系政治理論組畢業。小時候愛讀書、長大當記者寫雜誌、寫書，喜歡用寫字連結好人好事。
本文經授權轉載自天下雜誌《高效經理人的管理備忘錄：18個實戰情境與解方，主管路上的必備素養》
責任編輯／郭家宏
