1. 緊急又重要的事：做得好可以保住工作飯碗。譬如危機、工作截止期限、急迫的問題。
2. 不急但重要的事：讓你可以發展專業能力並獲得升遷機會。譬如經營人脈、培養新技能、評估機會。
3. 緊急但不重要的事：讓大家認為你是團隊的一員。譬如別人突然要你做的事、特定電子郵件或電話、特定會議、幫資深團隊成員做的某些行政工作等。
4. 不急也不重要的事：如果不小心，可能害你被開除。譬如徒勞無功的事、跟同事閒聊、即時通訊等。
如有必要，每天都檢查你的工作時間表，花點時間重新評估。記得保留一點彈性，因為不幸的是，生活不會完全依照你的計畫進行，而且人們的行為往往反覆無常。
擬妥並更新待辦清單，會讓你覺得事情比較可以掌控。你可以先把所有事情歸納為前面介紹的四大類，然後決定哪些事情可以不管、哪些事情可以延後或交給別人去做。在處理第1 類和第3 類事情時，想想怎麼做能事半功倍。同時，要把部門流程和個人工作方式謹記在心。舉例來說，如果你隸屬的團隊每週二早上召開進度會議，你就可以安排在週一下班前預作準備。這樣在進度會議時，就能提出最即時的資訊。如果你習慣早起，起床後精神最好，也可以在週二上班前，提早一個小時到公司整理會議資料。
如果你在公司是工作過多、薪資太少的新進員工，這種情形很容易讓你士氣低落。不過，如果能培養實用的時間管理技能，並專注在能幫你更快實現長遠目標的工作上，每天工作起來就會很有目的感。
＊作者為職場作家、PeopleResults顧問公司合夥人，為Canon、德勤等財星500大企業提供諮詢。曾任《華爾街日報》特約專欄作家，《紐約時報》、《Fast Company》雜誌和《富比世》雜誌撰稿人。2019年獲選為Thinkers50雷達名單中 「最可能型塑組織管理與領導未來」的30位管理思想家。
