開會總是一片沉默，效率低落怎麼辦？專家教4招救活會議氣氛，別再浪費時間

「各位對這個企劃有什麼意見嗎？」
「請踴躍提出你的想法！」
「今天就自由討論吧！」
表情有些渙散的專案成員避開了你的視線，紛紛讓出發言權，沒有人願意開口。
「不必客氣，簡單表達自己的想法就可以了。」
「有誰能提出意見的嗎？」

你的聲聲呼籲顯得格外空虛，別說是期望中「突破性的提議」了，眾人甚至連「自己的意見」都說不出口。明明是在開會，現場的氣氛卻跟在守靈一樣。

這就是發生在許多團隊中「孤軍奮戰的惡性循環」。成員之間互相不抱期望，團隊就不可能有好的表現，一旦陷入這個循環，團隊的自主性和創造力就會不斷降低。諷刺的是，愈優秀、愈有熱忱的人，就愈容易被這樣的循環所扼殺，並且被團隊孤立。

如何才能避免身陷這個惡性循環，將團隊和職場變得更具有吸引力？答案只有一個。那就是改變你向周遭「提問」的本質。

想提振士氣，就要改變「提問」的本質

讓我們回到開頭提到的「守靈會議」場景。假如「提問」能更具體一點，會產生什麼樣的變化？

「這個企劃案，假如一定要修改一個地方，你會改哪裡？」
「如果你是客戶，滿分是一百分的話，你會給這個企劃打幾分？」
「要突然拿出好點子確實是蠻困難的，但假如你腦海中有浮現任何想法，無論是什麼都可以，能告訴我們嗎？」

只要像這樣加入「提問」的技巧，現場討論的氛圍就會產生大幅的變化。特別是原本沒什麼意見，保持一貫沉默的成員，也會逐漸嘗試表達自己的想法：

「我認為這個企劃內容本身很不錯，但有點在意標語給人的印象。」

「假如我是客戶，我會給這個企劃八十五分。要是能加入這些要素，可能還會再加五分。」

通過這類精心設計的「奇蹟式提問」，隨著會議進行，團隊成員也會開始發揮不同的特質，也就是提出個人的「堅持」，並開始享受起交換意見的過程。

在團隊中若希望能提升討論效率、凝聚共識，記住遵循以下四個提問原則：

壞提問──暴露無能，促使他們道歉

例：你為什麼要這樣做？我以前沒有告訴你嗎？

奇蹟式提問──讓對方感受到尊重，願意說出真實想法

例：你在這個項目中特別想強調的是什麼？

壞提問──直截了當、發散，缺乏情感連結

例：大家有什麼想法嗎？任何事都可以。

奇蹟式提問──給予符合主題的思考框架，幫助討論聚焦

例：目前討論的專案中，哪些讓你覺得最浪費時間？

壞提問──給人沉重的壓力，讓大家寧願保持沉默

例：針對暢銷產品的改良計劃，你有什麼好主意嗎？

奇蹟式提問──勾起人的玩心，引導對方主動思考

例：如果今天要在暢銷產品上添加一個新功能，那會是什麼？

壞提問──反覆從同一個角度提問

例：怎麼讓用戶使用這個產品感到更方便？

奇蹟式提問──透過正反等不同角度檢查提出的觀點

改變當然不可能一蹴可就，不過只要一開始光是這樣做，你就會發現交流的氛圍明顯不同，也更能聽到成員的真實想法。