善用現代工具，數位軟體威力大
我的手機裡有好些軟體，包括名片王、備忘錄、行事曆的App，我會花一點時間摸熟怎麼用，熟悉以後，就能節省我很多時間。我也經常用Line，傳輸訊息與檔案，同時愛用GoodNotes，把PDF等檔案儲存在雲端，有系統地加以整理。
想善用工具，就要了解工具，不僅要用得熟，還要用得精，運用它的功能，幫自己提升效率。以名片王為例，大家都知道要掃名片，但多少人會用第二層的功能？ 會用它記錄自己跟名片上那個人的對話？ 如果會用，未來要抓出討論紀錄就會很快。
雲端備忘錄也一樣，想到點子就放進去，必要時只要按個分享，就能用Line或電子郵件傳給別人，效率很高。善用行事曆，也要活用到第二層，許多人在行事曆只記錄日期、時間、行程，非常可惜，我卻會把相關的討論事項也記錄進去，討論前快速檢視一下，就能迅速掌握。跟我討論的同仁常常訝異於我怎麼記得許多細節？ 其實我只是在開會前打開平板，讀過這些紀錄而已。
避免忘記，隨時儲存，不要累積
為了避免忘記，甚至檔案遺失，要養成隨時儲存的習慣。一個好例子就是Line，群組裡的檔案過幾天就會消失，因此它提供Keep功能，是儲存檔案的好幫手。建議你，只要看到值得儲存的資料，一定要順手按Keep，將它儲存起來。
除了儲存，也要順手在雲端整理。我自己常用GoodNotes，將網路上收到的、搜尋到的資料，或是我準備課程的資料等等，剛收到或剛完成的時候，就花一點時間，利用手機或平板將它分類儲存在雲端，未來要找就很快。如果不整理，愈積愈多，等到真的需要找的時候，反而會浪費更多時間，甚至會找不到。
大小事都不要等，要順手完成
剛才提到儲存、整理資料要順手完成，不僅效率比較高，也可以幫助與你合作的人加快腳步。不要等很久以後才處理，你自己可能都忘記了當時的細節，反而浪費更多時間去回想。
其實很多事情都是一樣的，比方你是主管，會議後要做個決策，或是收到一封信要做個決定，其實屬下在等你，但你沒有順手完成，拖久了就容易忘記，反而延宕了許多時間。
結論：改變工作習慣，活用工具，效率大大提高
• 善用並行處理，只要把「最關鍵」的部分先完成，先敲定，其他細節可以下一步再進行。
• 身為主管，許多事只要做決定，交代下去，設定回覆機制就好，不需要事必躬親。
• 交代事情以後，可善用定時檢核、雙重確認等機制，讓任務萬無一失。
• 要提高效率，應善用數位工具，用得熟還要用得精，熟悉各種功能。
• 為了避免忘記，甚至檔案遺失，要養成隨時儲存、隨時整理的習慣。
• 事情沒有順手完成，拖久了就容易忘記，反而延宕了許多時間。順手做完，你最輕鬆！
