我手下的幹部常常會覺得很好奇，說我動作非常快。他們認為我很忙，開完一場會議之後，該給他們的下一步指示或相關資料，應該要等幾天才會到，但我往往很快就給了他們。
他們也隨之上緊發條，趕快進行後續的工作。我跟朋友之間也一樣，聚餐或活動中遇到，交換了一些意見，稍晚我就把相關的檔案、資料傳給了他們，可能吃完飯、活動結束，我就直接傳了。有時甚至活動還沒結束，我就抽空先傳。朋友都很驚訝，喜出望外。
在外面開課分享時，某些學生提出需要我的檔案，只要是可以提供的，我也是迅速處理，往往課還沒結束，在課堂之間的下課十分鐘，幾乎都傳完了。學生都覺得很訝異，為什麼這麼快？
啟發與迷思
以上故事的啟發，首先就是要養成習慣，運用零碎時間，能做的就順手先做，不但速度會很快，也避免自己拖延，成為別人的瓶頸。其次要懂得儲存與整理資料，善用工具，比方將檔案整理在GoodNotes、Line的Keep等雲端硬碟，再用手邊的手機或平板傳輸，就可以迅速處理完畢。
並行處理，各自進行，速度加快
很多人認為，要把手上的事項全部做完，告一段落，再交給屬下或同事進行下一步；或是對外聯絡時，一定要等所有資料整理完畢才開始聯繫。這種思維模式往往造成效率的低落。而且這種現象非常普遍，許多活動的主辦人、承辦人都會犯這種錯誤！
建議你，善用並行處理，只要把最關鍵的部分先完成，先敲定，其他細節可以下一步再進行，如此一來，事情進展的速度會加快很多。比方召開一個會議，或舉辦一場活動，需要邀請幾位最重要的人士，此時，敲定日期與時間才是重點，只要會議或活動的主旨確定，就可以先發出去問他們何時有空。至於場地、餐點、議程等細節，可以之後再確認。
相反地，如果要等到所有細節都確定再進行邀請，往往都太慢！ 重要人士很可能已經排了行程，無法參加！
順手交代出去，設定回覆機制，等待回應
身為主管，許多事情可以順手完成。為什麼？ 因為你只做決定，設定回覆機制就好，不需要事必躬親。比方把某事交代給屬下，其實只要五分鐘，告訴他幾月幾號要回覆你，透過哪個軟體與格式來回覆就可以了，你很輕鬆。因為交代出去，你就沒事了。當然，要確保任務順利執行，還要加上定時檢核、雙重確認等機制，才會萬無一失。
相反地，如果累積很多這種事沒有交代下去，你可能會忘記，也可能你每天工作很忙，要擠出一段完整的時間來處理這些事，根本沒有空。最後，你就變成公司事務的瓶頸，許多事務的決策卡在你這邊，屬下都在等，連他們的時間也浪費掉了。
善用現代工具，數位軟體威力大
我的手機裡有好些軟體，包括名片王、備忘錄、行事曆的App，我會花一點時間摸熟怎麼用，熟悉以後，就能節省我很多時間。我也經常用Line，傳輸訊息與檔案，同時愛用GoodNotes，把PDF等檔案儲存在雲端，有系統地加以整理。
想善用工具，就要了解工具，不僅要用得熟，還要用得精，運用它的功能，幫自己提升效率。以名片王為例，大家都知道要掃名片，但多少人會用第二層的功能？ 會用它記錄自己跟名片上那個人的對話？ 如果會用，未來要抓出討論紀錄就會很快。
雲端備忘錄也一樣，想到點子就放進去，必要時只要按個分享，就能用Line或電子郵件傳給別人，效率很高。善用行事曆，也要活用到第二層，許多人在行事曆只記錄日期、時間、行程，非常可惜，我卻會把相關的討論事項也記錄進去，討論前快速檢視一下，就能迅速掌握。跟我討論的同仁常常訝異於我怎麼記得許多細節？ 其實我只是在開會前打開平板，讀過這些紀錄而已。
避免忘記，隨時儲存，不要累積
為了避免忘記，甚至檔案遺失，要養成隨時儲存的習慣。一個好例子就是Line，群組裡的檔案過幾天就會消失，因此它提供Keep功能，是儲存檔案的好幫手。建議你，只要看到值得儲存的資料，一定要順手按Keep，將它儲存起來。
除了儲存，也要順手在雲端整理。我自己常用GoodNotes，將網路上收到的、搜尋到的資料，或是我準備課程的資料等等，剛收到或剛完成的時候，就花一點時間，利用手機或平板將它分類儲存在雲端，未來要找就很快。如果不整理，愈積愈多，等到真的需要找的時候，反而會浪費更多時間，甚至會找不到。
大小事都不要等，要順手完成
剛才提到儲存、整理資料要順手完成，不僅效率比較高，也可以幫助與你合作的人加快腳步。不要等很久以後才處理，你自己可能都忘記了當時的細節，反而浪費更多時間去回想。
其實很多事情都是一樣的，比方你是主管，會議後要做個決策，或是收到一封信要做個決定，其實屬下在等你，但你沒有順手完成，拖久了就容易忘記，反而延宕了許多時間。
結論：改變工作習慣，活用工具，效率大大提高
• 善用並行處理，只要把「最關鍵」的部分先完成，先敲定，其他細節可以下一步再進行。
• 身為主管，許多事只要做決定，交代下去，設定回覆機制就好，不需要事必躬親。
• 交代事情以後，可善用定時檢核、雙重確認等機制，讓任務萬無一失。
• 要提高效率，應善用數位工具，用得熟還要用得精，熟悉各種功能。
• 為了避免忘記，甚至檔案遺失，要養成隨時儲存、隨時整理的習慣。
• 事情沒有順手完成，拖久了就容易忘記，反而延宕了許多時間。順手做完，你最輕鬆！
作者介紹｜曾國棟、李知昂
曾國棟
1980年與友人合資創立友尚，從一個純貿易商的角色，轉型為代理商，再擴大規模成為電子零組件通路商。2000年成為台灣第一家上巿的通路公司，2009年營收突破千億，2010年底加入大聯大控股。大聯大控股現為全球最大半導體零組件通路商。
現任大聯大控股永續長、友尚集團董事長，曾參與經濟部中小企業處「創業A+行動計畫」、中小企業總會「二代大學」、全國創新創業總會、AAMA台北搖籃計劃等組織，擔任輔導新創與企業的導師。
創業初期便立下了「無私分享」的人生目標，非常重視教育訓練，遂從1999年開始著手整理歷年來的實務心得，陸續累積約六十萬字，並依課題分門別類，整理成三本《分享》系列教材，作為內部教育訓練之用，並擷取部分內容編成《讓上司放心交辦任務的CSI工作術》《比專業更重要的隱形競爭力》《王者業務力》《想成功，先讓腦袋就定位》四書。
2019年12月，秉持「分享」初心，創立中華經營智慧分享協會（簡稱智享會或MISA），擔任首屆理事長，並邀集三十多位成功企業家，透過分享及輔導，將他們的經營智慧予以傳承，同時數位化。
另著有《商學院沒教的30堂創業課》《管理者每天精進1%的決策躍升思維》《工作者每天精進1%的持續成長思維》，其中，「管理者」一書榮獲經濟部中小企業處110年度金書獎（經營管理類）。
李知昂
IC之音‧竹科廣播創意總監。曾獲三座廣播金鐘獎、第一屆倪匡科幻獎小說組並列首獎、第一屆第三波奇幻文學獎首獎。
本文經授權轉載自商周出版《關鍵決勝力：董事長給職場人的50個管理思維與工作眉角》（原標題：懂得做事的方法，善用工具，提升效率）
責任編輯／趙鳳玲
