我工作二十多年了，很多學生常問我，「到底如何培養解決問題的能力？」我就會跟他說，從「開會」開始學習。
怎麼說呢？就是把每一次的會議，當成學習場域，利用不同形式的會議培養自己解決問題的能力。
當你每天都有大大小小的會議，可以試著想想，如何透過開會培養解決問題的能力。不同會議形式所學到的能力並不一樣，你是否能針對不同會議分類，從不同的會議型態培養自己解決問題的能力？
這幾年的企業輔導，我很常介紹三種會議給企業，幫助企業提升會議效率及培養同仁解決問題的能力，成效都非常好。
一、部門例行性會議：強迫提案
在我輔導的案例中，有很多企業的會議都是同仁報告完後，只有主管提問，其他人悶不作聲，第一位報告結束，就換第二位上台，依序結束會議。這樣的會議，只有報告人對主管報告，其他人幾乎事不關己，你的部門會議也是這樣嗎？如果是，真的很可惜，現在連大學生上台報告，台下反應都不會如此冷漠。
接下來，我就導入「強迫提問」的形式，一個人報告完後，主管會問在座每個人「對報告的看法」，每個人都要發言，也一定要提問，這就是規定。我相信一個有作為的企業，每一場會議都不是無效會議，或淪為一言堂。
我們可以想像，這樣「強迫提問」的形式，是不是也間接啟動了同仁的學習模式。其他同仁報告時，要專心聽，而你問的問題，如果沒有切中要害，大家也會有所比較。每一個同仁提問時，大家又會互相討論、分享彼此的答案。無形之中，所有與會同仁都在訓練邏輯思考，同時聽到別人的看法跟見解。
另外，不是每份報告和項目同仁都親身參與過，一開始開會根本問不出太多問題。所以每次開會之前，一定要先看過別人的報告，才有辦法在開會時提出問題。當你知道報告時會被同事提問，就必須事先模擬，做好準備，如此一來更能幫助你掌握報告主題，甚至發現更多解題細節。
二、部門專案進度會議：即時回報
我印象很深刻，有一回輔導的企業召開部門專案進度會議，某研發處長向副總、總經理報告專案進度時被問倒了。處長說：「好，我再去查一下，明天再當面回報總經理。」
後來我建議他們，要在會議結束前就問題解決。當處長下一次遇到這種狀況，可以利用會議空檔，打電話給部門主管，整個部門動起來，幫忙查找資料，也許可以在二十分鐘內有答案，接著回報處長，由處長在會議結束前向總經理報告。
遇到這類問題，若無後援幫忙，其實很難即時回報，長官的疑問就會一直懸在尷尬的氣氛中。遇到問題，我們都想立刻得到解答，與其抱怨問題難纏，不如馬上行動起來找答案。
換句話說，平時就要做好資料分類，整理好相關數據和資訊，以備不時之需。我們都希望任何問題都能在會議上即時得到答案，不用每次都把問題帶回去，浪費更多時間。這類型的會議正是訓練員工，如何在平時做好準備，遇到緊急狀況能在短時間內找出答案。
三、跨部門專案會議：多元思考學習
我強力建議各大企業要有更多跨部門的專案會議，一方面可以讓跨部門的溝通更順暢，一方面也可以透過跨部門會議，解決公司比較大的問題。
在跨部門專案會議，我們可以互相學習不同部門的專業知識。由於跨部門專案會議規模較大，除了各部門的執行者參與，有時候執行者的主管們也會列席，因此可以同時和很多部門的主管開會。人一多，看事情的角度就更多元了，這是一件很棒的事。另外，因為跨部門專案通常要求使命必達，絕對不能延遲，所以在專案進行中，也能間接養成同仁專案管理的方法和技巧，例如：
• 向上管理：當專案遇到瓶頸或需要支援，適度讓更高階的主管來解決。
• 跨部門溝通：來自各部門的同仁，都有不同個性，年資、專業度也不相同。如何帶領這些人朝向共同目標邁進，是一個很棒的學習機會。
• 邏輯整合能力：跟高階主管報告專案進度，也是一項挑戰。每次的專案內容，都要用一∼二頁簡報呈現，十足考驗同仁的邏輯整合及簡報力。
我在工作時常用的「會議學習記錄本」，這個記錄本是用execl設計的，裡面記載了不同的會議形式跟日期，然後在會議上我學到了哪些東西。至今我仍維持記錄的習慣，只是形式不一樣了。不過重點不是形式，是你可不可以針對不同會議所學習到的知識加以記錄，養成這個習慣，對你未來的職場幫助很大。
我在輔導企業的時候，常常發現很多專案小組開會很沒效率。嚴格來說，這些會議都流於形式，根本沒有導入管理方法和技巧。我覺得開會要更有效率，應該要有一套方法制度和必要流程。
出在開會時，可以安排從會議前、會議開始、會議進行中、會議結束，以及會議後應該注意的事項，進行流程管理。記得， 會議不只是會議，而是值得你全心投入的學習場域。
作者介紹｜彭建文
曾任台積電營運效率部門主管、內部講師，持續改善活動內部顧問，曾獲台積電「卓越工程師獎」殊榮與內部講師「師鐸獎」肯定。現為品碩創新管理顧問執行長，《商業周刊》專欄作家、清華大學工業工程博士候選人，帶領一群台積電出身及志同道合的顧問講師群輔導協助企業，問題分析與解決關鍵人才培育、創新改善文化養成與組織變革，也是國際PJ 法（Problem & Judgement）創辦人。
本文經授權轉載自商業周刊《思維的良率：台積電教我的高效工作法，像經營者一樣思考、解題》（原標題：開會被問倒，絕不能說「事後回報」）
責任編輯／郭家宏
