你是否曾發生過整理了好幾頁的重點，回頭看卻怎麼也看不出頭緒的狀況呢？事實上，你可能還沒掌握整理要訣！整理不是把所有內容一一列出，而是在繁雜的內容中找出一套脈絡，並且有條理地記錄下來。掌握幾個要領，只要一張A3白紙就能讓你的內容一目了然！
化繁為簡 一張紙比一大疊資料更有效率
一大疊資料，與一張整理過後的表格，何者能夠幫助更快也更清楚理解內容呢？豐富的資料固然好，但是我們是否能有耐心一字一句詳讀，可能影響對資訊的吸收。一張紙所含的資料量不會更多，但卻能幫助理解，也節省時間。這樣的整理方式，被稱為「紙一張」整理術。
在聽報告、開會時，拿張白紙簡明扼要的紀錄開會內容，以框格區分個段落及內容。除了幫助更有邏輯的吸收報告內容，也能提升效率，在會議結束時，也同時完成了會議記錄。以解決問題為目的的會議為例，可大致分為問題、現況分析、目標、解決方式、實施結果等框格，並依照會議時提到的內容一一填入。
進行「紙一張」整理術，有三個主要步驟。首先，將思考用的基礎資訊「整理」到文件內；第二，將自己獨有的思緒「歸納」到文件內；第三，思考文件內容要溝通的對象。逐步確認這三個步驟後，整理在一張紙上的工作也就輕鬆了。
不過，這個整理方式的重點並不是將內容記錄在一張紙上，而是前一階段的思考及整理過程。一般來說，越複雜的資訊，越難整理在一張紙上，所以必須針對資訊做取捨。將篇幅限制在一張紙，能夠幫助我們去除多餘的資訊，也讓讀者能快速掌握重點。
暫停用電腦打字 手寫讓思考邏輯更清晰
當我們在思考事情時，寫下來能幫助讓想法「看得見」，也能因此產生「思考回路」。
思考回路對於思考邏輯非常重要，當遇到問題時，好好地把「Q1….？」、「Q2….？」的問號寫出來，能夠啟動思考回路，形成疑問形式的關係。當劃出兩個箭頭時，意識中也會產生尋求兩個解答的動機。
此外，手寫也能幫助確認自己到底夠不夠了解資訊。在學校上課時，常會發生「聽老師說我都會，但考試時卻寫不出來」的狀況，這就是因為不常親自動手確定自己會不會的緣故。透過手寫整理資訊，在過程中就能發現自己不了解的部分，也能確認自己對是否正確掌握關鍵資訊。
根據日本TOPPEN FORM股份有限公司所做的實驗，人在閱讀電腦螢幕上和紙上的資訊時，即使閱讀的資訊相同，大腦的運作方式也有所不同。而閱讀紙上的資訊時，理解內容的部位──前額葉皮質會有強烈反應。因此，閱讀紙上的資訊，可以直接在紙上標示，找到一些在電腦上看不到的錯誤。
現代人或許已經習慣了用電腦完成生活中的大小工作，但適時回歸手寫，對於工作也是大有助益的。
掌握關鍵的「一覽性」 讓讀者快速了解資訊
「一覽性」是「紙一張」整理術之所以有效率的關鍵原因，指將所有想表達的內容一次呈現給讀者，一目了然。試想，當你想從地圖上找到兩個地點的距離及方向，卻發現地圖從兩地之間被截斷、換頁，還能順利從地圖上掌握資訊嗎？這時這份地圖缺乏的就是讓讀者一目了然的「一覽性」。
「一覽性」應與「主題」及「框格」搭配使用。透過主題與框格，讀者可以快速了解各個區塊在說什麼，再加上一覽性的輔助，就能更快了解整張紙在表達什麼。
一覽性的原則也適用於口頭報告。在向他人口頭表達時，若先表達內容的「結構」，讓對方先了解內容概要，將能提高對方傾聽的意願。否則對方沒有先抓住重點，也很難專心傾聽你的發言內容。
那麼，如何表現結構？一般來說，可以用「這部分大約有三個重點……」、「理由有三個。第一個是……」等句子來開頭。「三」這個數字是大部分人較能記憶的適當數字，因此將內容統整為三個項目，對方會更能專心傾聽。
透過「紙一張」整理術，除了能幫助自己培養具邏輯性的思考，快速找到事件重點，也能讓接收訊息的人在短時間內就聽懂你想表達的看法。
本文部分內容取材自天下雜誌出版《在TOYOTA學到的 只要「紙1張」的整理技術：彙整資訊、整理思緒、清楚溝通的技巧》
