一封條理清浙、措詞得當且目標明確的電子郵件，一直是商務人士拓展業務的必備利器，尤其當面對全球化市場時，能否精準地使用英文溝通，更是跨國生意的起點。《跨國好生意》podcast 頻道節目主持人張瑋容，邀請職場英語教練林義雄（Lewis），分享在國際化B2B商務中，如何運用電子郵件高效溝通的關鍵。
以簡馭繁，寫好電子郵件的5大關鍵
Lewis認為，企業間的合作機會能否成功啟動，還是要先回到最基本的溝通上，因此面對常用來傳達重要訊息的電子郵件，需要先掌握5大書寫原則：
1. 清晰：盡量可能用簡單直接的語彙，去表達需求，不要使用太多專業術語造成雙方隔閡。
2. 專業：格式、稱謂與姓名的正式與正確，尤其Word的自動拼字糾錯是從英文出發，常將非英語系國家的人名改錯。
3. 明確：目的清楚，在電子郵件的開頭就將目的跟期望揭露。
4. 積極：如果收到對方的答覆郵件，要盡可能迅速再回信，展現出希望合作的態度。
5. 文化敏感度：不同文化有不同地雷，要先研究避開，並進一步了解對方國家習慣的溝通方式。
且Lewis認為在5個原則中，文化敏感度在是面對如今全球化的社會時最重要的，如果踩到對方禁忌，合作機會就很可能灰飛煙滅。
一句話出問題，葬送全年訂單
Lewis曾聽說，某間台商的工程師因為英文不太好，所以在跟合作夥伴溝通時，用字都相當簡短。但有天公司突然收到合作企業負責人非常憤怒的來信，表示從此以後都不再合作！公司高層大感錯愕，緊急追查下，才發現那位工程師在一個合作項目的溝通中，因認為問題在對方那一端，透過Email回覆了一句：
We don't have the problem. You have the problem.
因為這樣一句自認只是闡述事實的話，讓公司當年度與對方合作的訂單全部報銷。「先不要被討厭，再投其所好。」這是Lewis提點的國際合作基本方向。
他另外也提及，過去曾經合作過的美商公司，預備要跟一家德國製造商提出新產品的合作開發案。不過美國人的溝通習慣是先講重點，再補充說明相關脈絡，但德國人的習慣是反過來，習慣先了解背景知識，再正式談論目標，因此美商公司在他的提醒下調整了溝通的順序，才讓雙方的合作順利進展到下一步。
Lewis也額外建議，在準備進行跨國合作的洽談前，可以在搜尋引擎上善用「Cultural Taboos（文化禁忌）」這個詞彙，譬如準備進軍印度時，先搜尋「Cultural Taboos in India」，便能獲得最基本及最容易觸怒人的文化禁忌知識。
3大句型，讓商務合作無往不利
但了解禁忌，知道如何寫好一封電子郵件就足夠嗎？Lewis認為回應邀請、安撫抱怨及尋求建議，是商務中最容易對合作過程中關鍵影響的溝通節點，因此他針對這3個情境也提出了更能正面推動合作氛圍的句型：
1. 收到合作邀請時的回覆，最好表達開放的態度，並主動提起下一步的行動。
We are thrilled to explore avenues for collaboration and would like to schedule a meeting to discuss how we can align our goals and expectations.
「我們很高興有機會探索合作途徑，希望能安排一次會議，討論如何使我們的目標和期望保持一致。」
2. 收到客戶建議或抱怨時的回覆，必須表示重視對方，並主動表示彌補的意願。
Your feedback is invaluable to us. Could you provide further details on your requirements to help us serve you better?
「您的回饋對我們非常寶貴。您能提供更多關於您需求的細節,以幫助我們更好地為您服務嗎?」
3. 需要尋求建議時，先誇獎對方的專業，再針對想請益的主題邀請進一步交流
Given your expertise in [industry], we are keen to hear your insights on [topic].
Could we arrange a call to discuss this further?"
「鑑於您在 ［某個行業］的專業知識,我們很希望聽到您［某個主題］的見解。我們可以安排一次通話進一步討論這個問題嗎?」
Lewis最後表示，想要精進國際商務的溝通，除了持續參與坊間的課程外，如果真的太忙，也可以針對工作中較特別或重要的案例，以專案的方式聘請顧問或教練，以手把手的方式在幾小時內完成並從中學習，而他也特別提點：「如果你已經在國際公司或跨國公司工作，一定要善用機會！」因為有著容易接觸到不同國家同事的機會，若能試著主動去交流，將可以比其他人更快速提高自己的文化敏感度：https://lewistoeic.com/
