相信各位一定都知道「性價比」的意思，也就是性能和價格的比例，俗稱CP值。性價比高，就表示用較少的價格獲得較高的滿足。然而，各位知道嗎？我們說話其實也有所謂的性價比。將主管一定要知道的重點簡明扼要地傳達，便是性價比高的溝通方式。
尤其在公司裡發言時，更需要提高我們的溝通性價比；因為主管總是繁忙，能夠給你的時間有限，假如對主管說話前都沒事先整理好，冗長地說著漫無邊際的內容，就等於是在浪費主管的時間。此時，大部分的主管都不太可能有耐心，而是用「我沒時間，快說重點！」來催促你，要是面臨這種情形，各位會如何應對？
我相信許多人都會選擇加快自己的說話速度，因為必須在短時間內將想講的內容統統倒給主管，卻又知道時間不足，所以內心忐忑，情急之下說出來的話自然是結結巴巴、含糊不清。像這種情形，我們真的能夠將目標訊息好好傳遞給主管嗎？
假如用刪減內容來取代加快說話速度的話，會怎樣呢？也就是設定好訊息的優先順序，按照內容的重要程度來傳達訊息，愈不重要的訊息就放愈後面，甚至果斷刪去，只傳遞必要訊息。等等，我似乎有聽到各位在說：「都很重要，一個都不能拋棄。」其實當我們果斷放掉自認為重要的訊息時，反而會發現整段內容的核心重點和脈絡變得更為清晰，表示那些訊息其實並不重要。
那麼，接下來就讓我們一起來看看，該怎麼做才能將訊息去蕪存菁，將其簡而有力地傳達給主管。
先設定好「為什麼」要說「這些」
我喜歡工作目的明確的對話。假如在正式進入會議前，可以先向與會者說一句：「我今天要與各位討論三件事」的話，就能有明確的開始，大家會有心理準備。然後，如果可以在會議進入尾聲時，將討論過的內容或交辦事項重新做一次重點整理的話也會更佳。這樣不僅能使會議時更專注，還能夠產出具體結果。
然而，像這樣明確表達核心重點的能力是天生的嗎？不，鮮少有人可以不用做任何準備直接上場還能把話說得有條不紊。「在會議中該討論什麼？」、「為什麼需要這項討論？、「要透過這次會議得到什麼結果？」等，正因為他們都有事先掌握好會議的「主題」、「目的」、「目標」，並準備好相對應的訊息，才得以具備直搗議題本質的溝通能力。
因此，倘若你也想要將核心重點精準傳遞給主管的話，在報告前不妨先問自己三件事─「我要向主管說什麼？」、「為什麼要說這些內容？」、「希望主管為我做什麼？」透過自問自答的過程，核心重點也將愈漸清晰。
設定優先順序
在我還是公司新人時，訪問過《生命中最重要的：如何將個人和組織的價值發揮到極致》（What matters most，無繁體中譯本）的作者─希魯姆．史密斯（Hyrum Smith）。當時我詢問對方：「如何才能把時間管理做好？」作者的回答當中最令我印象深刻的是「優先順序」，也就是把今天要做的事情統統先寫下，再依照重要程度來進行分類。
所以自此之後，我便養成每天一到公司就先把當天的代辦事項寫在筆記本上、再按照優先順序進行分類的習慣，並親身體驗到事情處理的速度確實變快了，所以至今依然維持著這樣的習慣。
像這樣依照優先順序來將工作做區分的習慣，其實也可以套用於說話表達。亦即，先將想要向主管報告的事情一一列出，再依照重要程度來進行A、B、C、D區分。
像這樣依照訊息的優先順序來進行整理，就能夠一眼分辨出哪些內容是核心重點。因此，假如你也有說話老是會偏離重點的問題，不妨試著將預計要傳達的事項事先條列出來，從中尋找符合A象限的內容，相信一定能從一團亂的訊息當中一眼看清何者才是最緊要的事項。
要求具體行動
向主管報告時，有一點非常重要，就是要有明確認知，說完這些話以後，希望得到什麼樣的結果。假如說得口沫橫飛，事情卻毫無進展的話，豈不是進退兩難。因此，究竟是需要主管的建議，還是需要主管裁決，抑或是純粹向主管報告目前進度，都必須先有明確認知才行。
因為主管在聽你報告時，也會在內心思考，「所以我為什麼要聽他說這些事情？」這時，如果我們沒有具體表達目的，主管就會對於自己可以為你做什麼事感到疑惑。假如我們說「最近工作太忙，月底前還要完成某項專案，還要做這個做那個⋯⋯」那麼，聽在主管耳裡就只會淪為在抱怨或者發牢騷，甚至很可能在主管心目中留下愛抱怨的印象，更別說主管會主動詢問你，「崔科長，要不要幫你多加點人手？」根本機會渺茫。
切記不要把話說得拐彎抹角，也不要認為主管能聽懂你的弦外之音。到底想要什麼，一定要盡可能具體表達：「組長，我們需要重新調整組員之間的工作分配，最近因專案成果不錯而備受注目，進而導致工作量排山倒海而來，組員們的疲勞度也已經到達極限，所以想與您討論一下有關人事擴充或業務範圍調整等事項。」像這樣引導主管做出你想要的回應、行為及方法。
明確整理出「具體想要什麼」再進行表達，就能把重點核心傳達給主管，也能引導出我們想要的結果。因此，在向主管提出要求時，一定要把期望主管可以為你做的具體行動表達清楚才行。
直搗核心的說話習慣
1. 事先整理好「為什麼」要說「這些」
假如要去的目的地很明確，就算繞點路，仍能抵達最終目的地；但是假如連目的地都沒有，就會迷失方向，漂泊無定。因此，說話時一定要先想好「目的地」是哪裡，也就是「主題」和「目的」是什麼才行。
2. 設定優先順序
假如腦中思緒雜亂無章，不妨依照A、B、C、D 來分類，這樣就能輕鬆找出哪些內容是最重要的核心重點。
3. 要求具體行動
倘若沒有提出「具體要求」，你說的話就會很容易淪為漫無重點的浮雲。記得一定要盡可能向主管具體提出自己的需求。
作者介紹｜崔美英
作者曾於LG集團擔任社內溝通工作十年，並以此經歷開設YouTube頻道「崔美英的Love Your Voice」，專門為職場上因說話表達而飽受痛苦的人修復、提升自尊感。
現為「商務溝通師」，也是「Enable Communications」代表，主要進行商務表達教育，從企業的「C-Level（首長級）主題演講指導」到「經理人溝通技巧」、「新進員工報告指導」等，協助職場人士在社內需要說話表達的每一刻都能夠充分發揮自身存在感。專攻漢陽大學研究所「組織心理及人才開發」，不斷精進商務溝通的專業性。
本文／圖經授權轉載自新樂園出版《改變說話習慣，讓主管一秒挺你：被公司認可的優秀員工都在使用的說話術》（原標題：標題：千萬別錯失重點！）
責任編輯／趙鳳玲
