下屬的工作順序很奇怪，無法改變被截止日追著跑的狀況嗎？
以「成果」與「實現程度」為基準，不把重要工作留到最後
X 以「重要性」為優先
〇 以「成果」為優先
每一個人的業務量越來越多，再加上工作方式改革的影響，必須在短時間內做出成果。工作量增加，但花在工作上的時間卻變少了，所以當然必須有效運用時間。提升做事效率是必要的，但就算效率提升了，要想在上班時間內消化完所有工作，應該還是不容易的事，所以重要的就是「排定工作優先順序」。
一般人難免想先做截止日迫在眉睫的工作。可是這種做事方法只會讓人永遠被截止日追著跑，沒空去做沒有截止日，但會影響成果的工作（明年度主力顧客的比稿準備或官網改版等），也無法挪出完整的時間來處理必要工作。歸根究柢，問題出在不知如何排定工作的優先順序。
下屬很難判斷重要性
排定工作優先順序時常用的方法，就是《與成功有約》（史蒂芬‧柯維著）中，以「重要性」和「緊急程度」這兩軸分出四個象限的方法。
1.很重要也很緊急的工作
2.很重要但不緊急的工作
3.不重要但很緊急的工作
4.不重要也不緊急的工作
首先應該重視重要性，來排定優先順序，當然1的工作最重要。其次則是常被放到後面才處理的「2很重要但不緊急的工作」。因為隨著時間流逝，這會變成「1很重要也很緊急的工作」，先處理掉比較好。假設下一期的商品陣容必須在十一月前完成。這項工作在七月時還位於2的象限，但到了九月就會變成「1很重要也很緊急的工作」。
大多數領導人常對下屬說，「要看清什麼事重要」、「不要被急件打亂工作安排」、「做事必須行有餘力」。然而下屬並不像領導人所想，能順利排定優先順序。因此常發生領導人覺得重要的工作，卻被下屬放在後面。
這是因為領導人和下屬之間有認知差異，對工作的投入程度和重要與否的判斷因人而異，重不重要很容易搞錯。所以會發生領導人覺得「很重要也很緊急的工作」，卻被下屬放到後面處理。我以為「重要性」的概念太抽象，很難作為判斷的主軸。
掌握工作的優先順序
所以我建議大家以「成果」和「實現程度」這兩個觀點，將重要性基準分成四大象限，然後將工作分類，排定以下1234的優先順序。
1.成果大且實現程度高的工作
2.成果大但實現程度低的工作
3.成果小但實現程度高的工作
4.成果小且實現程度低的工作
首先以成果大小為基準決定優先順序，營收一百萬日圓和兩千萬日圓的工作，當然是後者比較重要。領導人制定明確的基準，並告訴下屬「能否創造營收？能否減少成本？用數字來判斷。」就算不套用到四個象限，下屬也知道應以什麼工作為優先。當然也不能忘記「實現程度」，迫在眉睫、無法確保必要人員的工作，可能就要考慮延後處理或放棄。
