缺乏提問力，話不投機半句多，敗在面試最後一關！
過去我們應徵高階業務主管，可能花了一、兩個小時，了解應徵者的本質與各方面能力，也介紹我們公司。當然因為是業務部門徵才，需要人才主動、積極，我希望應徵者能主動提問，也可以釐清他想了解的地方，因此，還特別留了較多的時間讓應徵者提問。
有好幾次，我問應徵者有什麼問題？ 他卻說，我已經到友尚的網站看過，都做過了解，我沒有什麼問題。但就我的觀點，這代表他問不出好問題。如果對我們公司網站仔細了解過，一定可以發掘出專業上值得問的問題才對，他會覺得沒東西可問，正表示他的程度不夠，不知道從何問起。
另外一次，應徵者的確問了，卻是一些膚淺的問題，比如週六會不會上班？ 平日是否常常要加班？ 這些問題不是不能問，但對於應徵高階主管的人才而言，只能問這種問題，顯得層次太低，有點斤斤計較，像是應徵中下階層職務的人在提問，缺乏高階主管應有的格局。
我不禁大為搖頭，前一小時面試，本來對應徵者印象還不錯，這下全打壞了！
啟發與迷思
從應徵者問的問題深淺，可能已經讓主管做出決定，要不要錄用這個人！
高階業務人員一定要有主動提問的能力，即使沒話講，也要找出話題，未來拜訪客戶才能游刃有餘，從五四三聊天切入，慢慢了解客戶狀況，帶入正題，開創商機。如果連應徵時給他機會，他都提不出問題來，或是問得太淺，話不投機半句多，很難期待將來他的業務可以做得好。
因此對於應徵者而言，最重要的啟發就是，要培養提問力，預先準備，在有限時間內問出有深度的問題。
提問問題的深淺，決定別人對你的印象
無論你參加面試，或在一些其他場合，如拜訪客戶、開會討論問題、長官跟你面談時給機會提問等，都是決定印象好壞的關鍵時刻。幾個忌諱包括：提問太淺、方向太偏、文不對題，或是只問自己權益而不管大局。
以面試的場合來說，如果應徵者出現這幾個現象，通常我們公司是不會錄用的。你覺得沒問題可問，無所謂，我也沒有問題問你了，因為我已經決定不用你。
事先了解對方，問對方可以暢所欲言的問題
不只是面試，包括公司內的任何面談，或是去外面開會、拜訪客戶談案子等等，都可能用到「提問力」，怎麼辦呢？ 首先，要儘量事先了解對方，無論是找資料、跟人打聽都可以，窮盡各種方法，知道對方關心的議題是什麼。
了解對方後，就可以設計你的提問，問的問題是對方所關切，而可以暢所欲言的話題。
這個要訣跟五四三聊天是一樣的，儘量讓對方談得高興，而不是你自己講得很多。相反地，如果你完全不做功課，所問的問題對方並不關心，或是難以回答，氣氛就會很尷尬。
有時候需要臨機應變，一個常用的方法是，當你去跟客戶提案，或是應徵一家公司，至少會知道對方產品與強項是什麼。此時，不妨站在一個粉絲或愛用者的角度，與對方拉近距離。只要展現出興趣，請教對方，讓他充分發揮，通常都會有不錯的效果。
避開地雷，不窮追猛打
在聊天拉近距離的時候，要留心避開地雷。常見的地雷包括政治立場、宗教信仰、婚姻狀況、有幾個孩子等等。假如政治立場或信仰不同，當你批評某些人事物，就會引發對方不滿。隨便打聽對方的婚姻與兒女，也許對方已經離婚、再婚，或是不孕等等，都可能踩到地雷。
若你事先有所了解，知道對方不喜歡哪些話題，就能主動避開。其次，不妨有意地避開常見的地雷話題，不要談，除非對方主動提起，再做適當的回應。最後，要察言觀色，碰到某些話題，你發現對方表情不太對，或有點尷尬，就不要再問了，千萬不要窮追猛打，只會引起反感而已。
事前研究，問對問題；切中要點，才有好答案
剛剛講的要訣，只是開場聊天的開胃菜，讓對方暢所欲言，此時還沒切入重點。進入跟對方正式討論提案的階段，就要拿出專業，事前的準備更是重要。
舉例來說，當對方請你提問，其實你早已事先設想過，要問對方什麼問題；甚至設想過對方大概會有哪些回答，對方的權限到哪裡，你可以如何回應等。當然，在沙盤推演中，也要思考如果是敏感問題，要如何問，才不會引起對方的反彈。
因為你已經事先研究，就能問對問題，切中要害，這樣才會從對方口中得到好的答案。
掌握漏斗式結構提問，善用舉例說明
問問題要有結構與層次，有些人一口氣提出四、五個問題，其實是無效的。一下子問太多，對方甚至記不清楚你提了哪些問題，很可能只會回答最後一個，或是倒數第二個問題，達不到溝通的目的。
有結構的提問則不同，是掌握漏斗式提問技巧，先從開放式的問題開始，再從對方回答的細節中，深入請教一些關鍵之處，一次只問一個問題，最多兩個。
反過來說，從面試官的角度，漏斗式提問也能幫助他了解應徵者。比方詢問應徵者執行某項專案的經驗，就可以把握「情況、行動、結果」三段問法，逐步問清楚。先問那是什麼樣的專案，面對哪些挑戰或困難，了解基本情況；接著問他採取了什麼行動，如何完成專案？ 最後再問結果如何？
按照結構，一次問一個問題，既讓對方好回答，不失禮，對方也不容易蒙混過去。仔細聆聽應徵者是否有條理地描述細節，就知道他是否說出了真正的經歷，可了解他的能力與本質。此外，善用「請舉例說明」的提問技巧，可以避開實問虛答，得到真正答案。
用開放式、申論題提問，不問選擇或是非題
有些人提問慣用選擇題，甚至是非題，問對方是或不是，有或沒有，往往一下子就冷場，無法談下去，也得不到比較深入的答案。這就是封閉式的提問，通常效果較差。
根據漏斗式提問的原則，我建議用開放式問題、申論題開場，例如面對一位老闆，問他說：「您的公司如此成功，到底是如何經營的？」或許對方就能講出不少心得。簡而言之，設計問題的原則，就是讓對方發揮他的所長，暢所欲言。
一邊傾聽，思考下一句，隨機應變
讓對方暢所欲言之後，還要留意傾聽，從對談的重點內容，思考下一句的提問問題，需要隨機應變，假如某個議題很重要，可以追加開放式問題，例如：「您的某項經歷很棒，可以深入談談嗎？」但若對方談得太發散，也可以用漏斗式提問來收窄。比方某專案對方談了太多細節，可以回到剛才談過的幾個重點，問他說：「你認為最重要的是哪一點？」
當然，運用提問技巧也跟你的角色有關。如果你是應徵者或提案者，要看對方給你多少時間提問，通常問題要簡潔，直指重點。此外，也不太適合一直追問對方。但假如你是面試官，因為對方必須詳細回答，提問就可以多設計一些結構與層次，幫助對方把經歷講清楚。
面試官也要留意聆聽弦外之音，或應徵者在回答時，不經意說出的經歷，與他的價值觀。以我個人的經驗來說，經常是從這些地方，發掘出應徵者的本質。
結論：提問事先準備，掌握提問技巧
• 身為應徵者或提案者，一定要培養提問力，事先準備有深度的提問。
• 開場時，提出讓對方能暢所欲言的問題，以粉絲或愛用者角度拉近距離。
• 要察言觀色，碰到某些話題，發現對方表情不太對，千萬不要窮追猛打。
• 進入正題，提問前更要事先研究，問對問題，切中要害，得到好的答案。
• 掌握漏斗式提問技巧，先從開放式的問題開始，再傾聽對方回答的細節，深入提問。
• 一次只問一個問題，讓對方好答，也不會跳過關鍵問題。
作者介紹｜曾國棟、李知昂
曾國棟
1980年與友人合資創立友尚，從一個純貿易商的角色，轉型為代理商，再擴大規模成為電子零組件通路商。2000年成為台灣第一家上巿的通路公司，2009年營收突破千億，2010年底加入大聯大控股。大聯大控股現為全球最大半導體零組件通路商。
現任大聯大控股永續長、友尚集團董事長，曾參與經濟部中小企業處「創業A+行動計畫」、中小企業總會「二代大學」、全國創新創業總會、AAMA台北搖籃計劃等組織，擔任輔導新創與企業的導師。
創業初期便立下了「無私分享」的人生目標，非常重視教育訓練，遂從1999年開始著手整理歷年來的實務心得，陸續累積約六十萬字，並依課題分門別類，整理成三本《分享》系列教材，作為內部教育訓練之用，並擷取部分內容編成《讓上司放心交辦任務的CSI工作術》《比專業更重要的隱形競爭力》《王者業務力》《想成功，先讓腦袋就定位》四書。
2019年12月，秉持「分享」初心，創立中華經營智慧分享協會（簡稱智享會或MISA），擔任首屆理事長，並邀集三十多位成功企業家，透過分享及輔導，將他們的經營智慧予以傳承，同時數位化。
另著有《商學院沒教的30堂創業課》《管理者每天精進1%的決策躍升思維》《工作者每天精進1%的持續成長思維》，其中，「管理者」一書榮獲經濟部中小企業處110年度金書獎（經營管理類）。
李知昂
IC之音‧竹科廣播創意總監。曾獲三座廣播金鐘獎、第一屆倪匡科幻獎小說組並列首獎、第一屆第三波奇幻文學獎首獎。
本文經授權轉載自商周出版《關鍵決勝力：董事長給職場人的50個管理思維與工作眉角》（原標題：好的提問力，決定你的成功溝通）
責任編輯／趙鳳玲
