待辦清單這樣列才有效!提升工作效率的列清單3步驟這樣做...

2018-03-23 15:41

? 人氣

判斷一個人工作是否高效,看他的待辦清單就知道!(圖/風傳媒攝)

判斷一個人工作是否高效,看他的待辦清單就知道!(圖/風傳媒攝)

判斷一個人工作是否高效,看他的待辦清單就知道!工作上的事情永遠不嫌多,而你的專注力是非常寶貴的。容我更正一下,應該說是:最最重要的資產。

★一手掌握熱門話題

主管可以用錢買到人、技術,但不見得能買到時間和專注力,特別是網路發達的現今社會,一但同質性的產品大量出現,運營力、執行力、高效工作,這些被認為是上世紀的老舊思維,近期又慢慢成為顯學,而其中的核心思想就在以下這句話中:

懂得將「關鍵工作事項」挑選出來,並給自己「一段較長的時間」進行「具體而可初見效果」的工作,成為現今數位工作中的必修課程。

而待辦清單正是這個問題的答案,這也是待辦清單的目的。

那麼,怎麼去列工作的待辦清單?

接下來我們就談談這三個步驟,如何影響設計待辦清單?

1.找出關鍵的工作事項:優先順序

換句話說,就是輕重緩急、優先順序。現在看這篇文章的你,想必對於自己工作都有很高的期許,但是會不會常常擔心究竟是瞎忙,還是真的是高效工作呢?工作有所成就的前輩會告訴你:不見得每天都把事情做完,但一定做完最重要的事情。

假如你今天有三件重要事項,請先不要急著離開去忙,而是再進一步從中找出一件——非・做・不・可・的事項。這會讓你的身體和大腦意識到,永遠有一件重要的事情讓你全神貫注。根據心理學家研究,僅僅是找出最重要一件事情的步驟,就能激勵自己的幹勁。

2.執行力的殺手:降低雜訊干擾

有了清楚的重要事項,接下來就是「執行力」了。在不考慮產業、市場、工作性質的特殊性,最常見的執行力殺手之一,就是雜訊干擾。若工作的時間無法經常保持連續性,而是充滿了破碎、零碎的片段,這讓你的專注力一直無法提升。

雜訊的發生,通常來自於工作場合中的電子郵件、即時通訊和更多無謂的會議討論。有效解決此問題的待辦清單,其實本身並不能提升你的專注,而是讓你知道什麼事情最重要,而你可以很安心暫時處於「勿擾模式」。

3.設立具體可見的結果或目標:SMART 原則

在你接受以上資訊,開始建立第一則待辦事項時,請千萬不要列出例如:完成年度計畫、執行社群經營,這種包含許多步驟、範圍很大的專案。待辦清單要列出的是短時間(最好是今天)就能完成的事項。

制定目標時,可以參考 SMART 原則,SMART 是由五個英文單詞所組成的。

Specific,具體的:制定的目標要夠具體,與其說要在新年一年更有知識,不如說我要養成閱讀的習慣。

Measurable,可衡量的:說要「培養閱讀習慣」還不夠,去切分步驟,進一步加上數字,例如,一週讀三本工作生產力的書。

Attainable,可達到的:不要還沒有養成閱讀的習慣,就誇口說要一天一本書,這樣只會造成反效果,很快就放棄了。

Relevant,與自己相關的:去找出自己生活、工作,與這個目標的相關性,這個目標才會持久,透過強化動機,讓自己面對一些挫折與拖延時,能快速回到原本狀態。

Timely,時效性:你必須給自己的目標加上一個執行的時間。

讓我們把 SMART 原則一併使用,制定出來的計畫可能是這樣:

「接下來半年內,每個禮拜閱讀兩本工作生產力的書,並書寫與自己工作模式的優化與改變,延伸知識的應用。」

知道如何正確有效的列代辦事項後,你就可以開始試著照上面三步驟來製作自己的清單了!除了紙本或便條,現在也很多人也喜歡用手機app列工作清單,JANDI也提供這樣的功能!更多詳細內容可參考原文

本文經授權轉載自JANDI,原標題:待辦清單這樣列才有效,成為快樂工作者的高效三步驟

責任編輯/郭丹穎

對職涯或未來出路有些疑問,需要過來人的建議?快來提問,讓學長姐幫助你!

請關注風傳媒特別企劃「學長姐說」,也歡迎加入FB社團進行討論!

請看 FB社團-學長姐說 !

學長姐說也歡迎讀者分享您的經驗,意者請將基本資料及文章寄至opinion@storm.mg

關鍵字:
風傳媒歡迎各界分享發聲,來稿請寄至 opinion@storm.mg

本週最多人贊助文章