老闆做事總是拖拖拉拉,該怎麼催他才好?溝通達人教你3步驟,改寫你的職業生涯

2017-10-17 10:44

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有人認為,做事拖拖拉拉就是懶;但是心理學研究表明,拖延症沒這麼簡單,它的本質是為了消除恐懼和焦慮而引發的逃避行為。如果老闆有拖延症,該怎麼辦呢?

|典型錯誤| 扮可憐,求老闆

現代社會,很多人都有拖延症。有人認為,拖延症就是懶;但是心理學研究表明,拖延症沒這麼簡單,它的本質是為了消除恐懼和焦慮而引發的逃避行為。加州大學的資深心理諮詢師簡.博克和他的同事曾經整理過拖延者的信條,他們發現,拖延者往往追求完美、害怕失敗,也因此對即將到來的任務產生焦慮,為了緩解這種焦慮,只好一拖再拖、逃避問題。

在職場中,每一項工作或任務都離不開團隊配合。在幾乎人人都有拖延症的大環境中,我們自己的拖延症尚且有截止日期來救,但是如果我們的老闆有拖延症,誰敢給他訂截止日期呢?就算他自己訂了截止日期,往往也是說改就改,比如:

「我這幾天太忙,來不及看,你要的檔期再往後延一延。」

面對老闆如此拖延,很多人都會說:「那就求唄!」對老闆不能強硬、不能黑臉,所以就應該努力放低身段,可憐兮兮地求老闆把該看的看了、該審的審了;中間再加一段緊急情況說明,試圖來撇清「不是我催您,是情況所迫,所以您別怪我」。

我們可以想想,這樣做,雖然沒對老闆黑臉,但是卻讓老闆變成了壞人。我們求得越可憐,讓老闆這個壞人當得越徹底;描述的情況越緊急,越是在變相暗示老闆整的爛攤子有多大。這時候,不僅工作沒推進,還可能因為不會說話而與老闆產生嫌隙。

|小訣竅| 減少焦慮,提供動力

第一步:真誠表示體諒,實現低阻力溝通

以我們《好好說話》為例,每週的音訊錄製出來,聽審小組會給意見,無論修改還是送剪,最後拍板上線都要經過漸彪的審核,如果他拖拖拉拉不聽、不看、不拍板,那麼最壞的結果就是當期的音訊無法上線,「開了天窗」。

假如此時漸彪真的拖延了,我們就可以這麼說:「漸彪,最近你要忙的事情好多,還 hold(掌控)得住嗎?我看你又是跑高中宣傳,又是和投資人協商,還要錄製自己的音訊,你要是有時間審我們的音訊就見鬼了。」

請注意,在這裡,我們沒有說現在離音訊上線的截止時間,也沒有讓他該拍板的時候就快點拍板,而是先羅列他目前在做的很多工作,表示他的辛苦我們都看在眼裡,所以非常理解他到現在還沒聽審音訊的原因

這樣的對話,會讓上司感覺下屬不是來責難他的,因為責難就意味著對立和攻擊,人面對攻擊的本能反應就是開啟防禦模式,不但會產生抵抗情緒,還會自我強化之前行為的合理性,表現出來的就是死要面子不認錯。老闆一旦不認錯,而且甩出大段理由來合理化之前的拖延,我們再往下接難度就會變得更大。所以,開個好頭很關鍵。

第二步:提供後備方案,清空焦慮記憶體

剛才我們已經體諒了上司的拖延原因,上面這則案例接著就該這麼說:

「看你忙得沒時間,所以我想了一下,如果你覺得實在來不及聽審這週的音訊,咱們還有一個方案,就是把後備音訊調上來,新的音訊可以以後再審。」

這就是提供後備方案。有人可能覺得,我們是想催老闆加快速度,怎麼反倒幫他找起後路了?這就是後備方案的意義—不在於上司會不會真的選擇它,而是幫助上司緩解當前開天窗的壓力,讓他覺得其實這件事沒有那麼難辦。一旦上司的壓力得到釋放,反而能在心情上緩解焦慮感,更願意面對和處理當前的狀況,甚至提供更好的解決方案。

所以,要想說服一個有焦慮情緒的老闆,最重要的就是給他安全感,最大限度地緩解他的恐懼與煩躁,釋放他的不安情緒。這個後備方案未必完美,但它的作用只是想讓上司知道,它起碼是個兜底方案,是不會出現最壞結果的。

第三步:點明短期收益,激發主體動力

還是接著上面的案例,告訴了漸彪這個後備方案之後,就可以接著跟他分析:

「不過,如果這期趕趕工,上新的音訊,那就正好符合咱們職場週的主題。那些後備的音訊跟職場的關係不大。你看你只需要擠兩個小時出來,就能讓咱們這一週的產品更貼近主題,剛好也回應了上週聽眾的意見。」

這麼說有兩個關鍵點。第一,不拖延的好處在短時間內就有立竿見影的效果,這對上司來講誘惑力更大。因為恪守業務流程、樹立高層權威,這些都是高大、長遠、宏觀的好處,不如眼前本周的好評率和收聽率更為直接和貼近。第二,它強調了不拖延並不需要付出很大的代價,只需要多花兩個小時,這完全在上司的能力範圍內。兩者結合,給上司一種「踮起腳尖就能立刻摘到蘋果」的感覺,上司就有了做事情的動力。

|使用注意|

很多人覺得,老闆拖延我們員工不方便催,但在合作社會中,每一個人都應當盡力為自己的工作負責,員工不僅僅是為老闆工作,更是為公司、為自己工作,所以有需要催促老闆的情景就大膽且有技巧地催促就好。更何況,「催上司」是催人的最高境界,你連上司都敢催,還有什麼做不到的呢?

同時,操作步驟的順序很重要。

很多人覺得,既然點明利益這種方式簡單易操作,又何必多做前兩步白繞圈子呢?我們要清楚,溝通說服要根據對方的處境來擬定策略,開口就分析利弊得失,一般人很難聽得進去,更何況是一位注意力和判斷力已經被焦慮感所占據的上司。但有了前兩步做鋪墊,上司就清理了足夠的認知記憶體,這時候再給上司一個推動力就水到渠成了。

常用句型

●您最近這麼忙,工作又多,應付得過來嗎?

●您要是沒時間處理這個事,我們用方案B怎麼樣?

●不過如果您能抽時間處理這個事,我們能獲得更多的好處喔。

本文經授權節錄自究竟出版社《好好說話》(原標題:如何催促「拖延症老闆」)

責任編輯/林安儒

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