「再閒一點,我就要…」常說這句話的你不是真的沒空,是沒學好分配時間這3招啊

2017-05-04 16:25

? 人氣

「只有計畫,沒有實際執行,那也只是一場夢而已!」──美國知名佛學作家麥可.羅區格西

我們的生活有時候很像著名的影集《我愛露西》(I Love Lucy),其中一則劇情為女主角露西和伊索在糖果工廠上班。我們就像站在工廠的產線中,巧克力一個個送進來,負責包裝,但是巧克力來得太多、太快。若遺漏其中一個,那可就糟了,但包裝的速度追趕不上傳送的速度。接著過沒多久,我們將那些巧克力盡可能塞進任何可能的地方,希望沒人發現。聽起來很糟糕吧。我們越是將那些沒包裝完成的巧克力藏起來,表面上就顯得我們的工作能力好像很好,上頭的管理者就會交付我們包裝更多更多的巧克力。

你絕對不是唯一一個認為生活已經漸漸將你吞食的人,但是如果我們真的想要將生活變成人生計畫書裡面描述的那個樣子,就必須起身對抗這樣的局面,想辦法從湍急的漩渦裡游出去。

2012年,我(麥可)已經不知道面臨這樣的局面多少次了。我的著作《Platform》當時快要出版,行事曆上安排了滿滿的新書發表會,我有一個女兒在當時也快要結婚了,成堆的事情已經快把我淹沒了,我好像也離岸邊越來越遠。該是有所取捨的時候了。好險,這不是我人生第一次打仗。我有一套工具,在我快要窒息的時候,這套工具可以給我充分的氧氣。

我們會和你分享這套工具。現在先來看看你的行事曆吧!

你的生活空白在哪裡?

思考一下你的現實情況。依照你現在的日常生活作息,你還有額外的時間來完成你的人生計畫嗎?可能沒有。也許你會這樣說服自己或者另一伴:

• 「等我對這份新工作再上手一點,我就可以喘口氣了。」

• 「等我的小孩上學之後,就有時間做其他的事情了。」

• 「等我另一伴完成目前的工作進度後,我們就會多分一些時間給孩子們。」

等你意識之前,等一個星期,已經漸漸變成一個月,再等一個月又漸漸變成一年。我們從這個「暫時情況」又進入到了下一個「暫時情況」。接著你就永遠處在這種忙碌的暫時情況之中。就像俗話說的「溫水煮青蛙」,水溫漸漸上升,不易察覺自己身在危險處境。

你需要的是空白,要空出一些呼吸的時間、反應的時間、行動的時間。沒有空白的生活感覺如何?焦慮?挫折?壓力太大?相反地,擁有空白時間的生活又是如何?輕鬆?專心?活在當下?若人生計畫實驗成功,你需要多創造一些空白時間,你才有空間去容納重要的事情,而不是被緊急的事情塞得滿滿的。

要享有空白並不困難,但是你必須清楚了解事情代價的力量,也需要想好適當的對策。你尤其必須學習三樣技能:分類行事曆、安排事情先後順序、懂得拒絕要求。我們來看看這三個技能。

1. 分類(Triage)行事曆

Triage(分類),這個英文單字是軍事用語。在戰場中,醫務人員必須知道該如何有效運用有限的資源,他們不能拯救每一個人,醫務人員必須分辨哪些傷者毋須緊急治療也沒問題,或者哪些傷患就算治療了也已經回天乏術。這個單字指的是醫務人員必須當場放下這兩種類別的傷患,去拯救真正需要醫療資源的傷者。這是很艱鉅的任務,但這是他們將存活率提升到最高並贏得戰爭的方法。

看看你的行事曆,分類表示你知道哪些事情取消或者重新安排也沒有關係,判斷哪些事情需要你的參與。再次說明,我們的目標是要創造足夠的空白時間,用來實行我們人生計畫的行動計畫。你可以這麼做:

保留基本事項

審閱你的預約行程,思考一下這些事情在你的人生存摺當中占據的重要性。這些事情有助於你邁向展望的未來嗎?如果是,那就繼續記錄在行事曆當中;若不是,你可以考慮刪除或者重新安排。

• 刪除不重要的事

有時候我們在安排事情的當下,會以為那些事情很重要。無論是新的主意或者專案,當下我們可能都在熱頭上,但仔細思量之後,才發現那其實沒有那麼重要。所以可能的話,我們可以刪掉這些會議,或者想想別的辦法來處理這樣的事情。

重新安排待辦事項

有些事情很重要,但不是此時此刻。我們總喜歡立刻解決這些事情,但有時候會適得其反。我們必須重新檢閱我們的行事曆,思考哪些事情延後了也不會造成太大影響。

學習分類有助於我們規劃好自己的行事曆,多出一些空白的時間,讓你去完成更重要的事。當然,僅僅學會分配還是不夠的。

2. 安排事情先後順序

這一段的目的並不是要你少答應一些差事,雖然這對我們而言確實是一種解脫,而是要答應對的事。如果生活就像馬戲團的拋接球遊戲,技巧在於知道那些球是橡膠做的,哪些是水晶球。我們推薦兩種工具:理想的一週以及年度時間表。

理想的一週:

我們第一次從陶德.鄧肯的演說之中聽到「理想的一週」這個想法。他的演說後來撰寫成為《Time Traps: Proven Strategies for Swamped Salespeople》。這個想法和編輯財務預算很類似,差別只在於你花費的是時間而不是金錢。如同財務預算,先把計畫寫在紙上。

理想的一週—這一週你可以百分之百控制所有會發生的事情,分成幾個部分,每一天都有一個主題。除此之外,每一天還分有不同的領域。

值得注意的,在提姆人生計畫裡最重要的事情,都是淺灰色的區塊,次要的是深灰色區塊,重要性可大可小的則是白色區塊;斜線部分的區塊是尚未安排行程,或是自己的「空白時間」。這樣的生活安排非常主觀,但可以啟發取許多人去了解自己生活中真正重要的事情是什麼。

有了這套工具,建議你也開始規劃自己理想的一週。你可以從我們的網站中下載Excel表來填寫,寫好之後,這就是你行動計畫的基石。你也可以將這套工具分享給你的助理或同事,大家都能朝著相同的目標一起努力。

當然不是每件事情都能塞進這份表格當中。但是有了這份表格,能讓你更容易完成那些對你而言最珍貴、最重要的事情。

3. 優雅地說不

總是覺得很難拒絕別人嗎?美國知名演員金凱瑞主演的的電影《沒問題先生》(Yes Man),即在探討男主角生活迷失方向,直到他開始答應每件事情之後才有了方向。突然間,他的生活變得不一樣了,而且持續好一陣子。生活失序亂套,就和我們很多人一樣。我們總是不希望讓別人失望,但是在某些事情上,你必須知道你不能答應每件事情。若是一直這麼做,只會讓你犧牲自己重要的事情。

由哈佛大學教授威廉.尤瑞(William Ury)撰寫的暢銷著作《學會說不:不傷和氣,又讓人服氣的溝通法則》(The Power of a Positive No: How  to Say No and Still Get to Yes)中,討論到當別人要求我們做我們不想做的事情的時候,作者提供了三種回答的方法:

1. 答應:心裡想拒絕,但嘴巴還是答應了。通常我們珍惜和對方之間的感情時,都會把對方的事情看得比自己的事情還重要。

2. 拒絕:用蹩腳的方式拒絕。當我們把自己的事情看得比彼此之間感情還重要的時候,就會有這樣的回應。有時是因為我們對那樣的要求感到害怕或反感,而對他人反應過度。

3. 顧左右而言他:什麼都沒說。因為擔心冒犯他人,想避免這樣的情況發生,以為這樣就沒有問題了。但其實不太可能。

有時候這三種方式可能還會同時出現,讓情況越演越烈。例如:我們一開始想避免答應或拒絕第一個請求,但接二連三出現其他要求。我們開始覺得厭煩,就用不太圓滑的處理方式拒絕對方。接著心生罪惡感,或者歉疚,最終還是答應了對方的請求。

尤瑞教授因此提供了第四種方式來面對這種情況,就是「正面說不」。正面說不,可讓我們避免雙雙犧牲,無論是彼此的情誼或者自己重要的事情。這種策略可套用「好—不—好」這套公式。尤瑞教授解釋:「正常的拒絕過程,通常開開頭和結尾都是『不』。而正面說不,開頭和結尾都是『好』。」以下解釋這三個過程要素:

好:正面說不的第一個好,即是答應自己,保護自己最重要的事。我們會對提出要求的對方強調事情的重要性。

不:接著拒絕對方的請求,清楚解釋事情的關係。我們建議你最後不要「或許」,聽起來就像是「你之後再提出要求的時候,我可能就會答應了。」

好:最後一個步驟的好,是重視兩人之間的感情,為對方提供其他的解決方法。

例如:我常常收到許多優秀作家的來信,希望我可以幫他們審閱書本企劃案。在出版業待久了,通常都會面臨這樣的情況。以下我的回應則是套用了「好—不—好」的公式。

比爾:

恭喜你想出新的企劃案了!很難得有作家可以做到這些。謝謝你找我來協助你審閱企劃案內容。

不過我很抱歉,因為我還有許多重要的事情得處理,無法再審閱任何企劃案了。所以我沒辦法幫得上你的忙。

不過我可以提供你一些書本出版的方向。若你還沒閱讀過我的部落格,你可以上網看一下「給新手作者的建議」這篇文章。我在文章裡面敘述了一個個步驟,教所有新手作家出版書本的方向。

我也出版了一套課程,稱為「Get Published」,裡面涵括了我三十多年來在出版業的經驗分享,一共有二十一套課程。

希望這些資源能夠幫得上忙。

也祝你書籍出版順利,祝你好運!

麥可

在收到這樣的回覆之後,鮮少有作家繼續再寄給我類似的請求。他們的回覆大致上都寫:「謝謝你的指教,我了解,也感謝你的回信與建議。」

我們指導的客戶在學習了一陣子之後,也懂得正面說不。「好和不」就像「陰和陽」。

看看你的人生存摺,當你答應了不是很重要的事情,你很可能在拒絕你的朋友、孩子、另一伴,更不用說你的健康和心靈成長。「若你認為那件事情比你的婚姻和家人更重要,那你才需要答應。」這是我們其中一位顧客—知名快餐店Chick-fil-A管理人所說的話。沒錯,當你拒絕了某件事,才能答應更重要的事情。

時間是零和遊戲。答應甲的同時,就是拒絕了乙。當生活和事業漸漸成功,就會越來越難懂得拒絕。後來發現自己總是拒絕了真正值得的事,只因為你答應了那些看似重要的事情。

若你成功執行你的人生計畫,記得實行以下三個行動:分類行事曆、安排事情先後順序,還有學著優雅地說「不」。

本文經授權轉載自三采《把想要的人生找回來:改變失衡、挫敗、貧乏的生活,從設計人生劇本開始》
責任編輯/鐘敏瑜

關鍵字:
風傳媒歡迎各界分享發聲,來稿請寄至 opinion@storm.mg

本週最多人贊助文章

你可能也想看