一天當中，無論工作或生活，總是有來自四面八方的感受，這些感受無論好壞，都會影響我們的情緒，如果沒有管理好，也可能會減低我們的工作專注力。高EQ的唐鳳，除了本身的素養之外，她其實也有一套自己管理心情的方式。
2008年，唐鳳加入總部位在美國加州矽谷的Socialtext軟體公司時，當時她負責寫Socialtext Desktop工作程式，設計一些像LINE或是WhatsApp這類即時通訊軟體，提供一個有關注意力管理（attention management）的工具，希望讓使用者在有限的時間裡，可以很有效率地處理更多事情。
然而，她們沒有料到的是，如果只有一種通訊軟體，對工作生產力很有幫助，但如果同時使用兩、三種通訊軟體，生產力就會降到谷底。唐鳳解釋，當你的手機裡灌了三種以上通訊軟體時，就會產生注意力攫取的問題，會使人甚至無法好好看完一則訊息。因為很可能一下子會有LINE進來，需要你回覆，一下子又顯示收到新的email，簡訊也時不時來提醒你，當這些通訊軟體不斷騷擾你時，就會落入一個沒完沒了的循環，在你正在回覆這個訊息時，另一個通訊軟體又響起來。
當使用者隨時切換到不同的脈絡，思路就會被打斷，而一旦被打斷，就會陷入「注意力缺失」的狀態。
唐鳳使用番茄鐘工作法，就是為了對峙這種注意力缺失的狀態，尤其疫情之後，世界已經進入遠距工作的時代。重要的是，遠距工作改變的不只是將工作地點從實體辦公室搬到另一個空間，它真正改變的是，彼此對時間結構的認知。
唐鳳認為，免於被各種訊息打擾，對於遠距工作者非常重要。因為管理者如果還是想維持著「我在辦公室隨時走到誰身旁，誰就要立正站好」的管理心態，當員工都改為遠距上班時，就會變成「我任何時候傳訊息，他就必須立刻回覆」的心態，但是，這兩種情況完全不一樣。因為在實體辦公室時，老闆可以走到員工身邊，員工的注意力百分之百會在老闆身上，但遠距工作時，員工在另一端回覆老闆時，可能電腦同時還另外開著三個視窗，這時可能只有四分之一的注意力是在老闆這裡，反而讓會人陷入分心的狀況，工作品質也就會愈來愈差。
尤其，工作若經常被老闆或同事打斷，就會把員工手上正在進行的工作進度削減一些，打斷幾次後，進度就沒了，所以，事先擬好時間結構，例如讓番茄鐘來幫員工設定好時間結構，不但是為了增進工作效率，也是維護生活品質重要的一步。
除了維持自己的時間結構，遠距工作時代，唐鳳也給大家一個很重要的提醒，那就是每個人都有自己的時間結構，看不見彼此時，更要尊重彼此的時間結構。舉例來說，她的時間結構是每半小時才看一次訊息或回覆email，如果對方期待她每五、六分鐘就要回應一次，結果就是她並不會看到。
「這個一開始就要講，不能期待別人會腦補。」唐鳳表示，遠距工作不同於實體之處在於，面對面時，對方向你提出需求，如果你面有難色，不用講出來，對方看你的樣子或反應，就知道你無法接受，但遠距工作隔著網路，你面有難色，對方也看不到，如果你不講清楚，對方根本無法察覺，這就會導致工作上許多的衝突。
所以遠距工作，彼此對於工作的邊界設定，一開始就要講得非常清楚，即使對方不習慣，還是要堅持從一開始就先設定好，慢慢大家就會發現，這樣的堅持是有道理的。
「你不能靠讀空氣，因為遠距的空氣無法讀取。」唐鳳幽默地說。
給自己緩衝時間的工作節奏
事先安排時間結構，也適用於跟老闆談工作方式的安排。例如，2016年，唐鳳在入閣前，就先談好她入閣的其中一個條件，就是每週三與週五是她遠距工作的時間，希望這兩天不必到行政院辦公室工作。
為什麼她要堅持一週必須留兩天的時間遠距上班？
她解釋，接下數位政委這個工作，雖然工作內容是她熟悉的領域，但她必須要看來自各地方政府及局處許多新的材料，即使她擅長的是資訊處理，但並非這些議題的專家，所以她一定要精讀這些材料，並且學會相關知識才能有所回饋。
面對需要學習的新事物，唐鳳解除焦慮的方法，就是跟它好好相處一段時間。她認為，新事物並不一定難以理解，而是你有沒有給自己一段時間跟它相處，去好好理解那些知識或資訊，其實只要給自己一段時間跟它好好相處，學任何東西都是很容易的。
問題是，她發現即使每天準時九點上班、五點下班，在行政院裡，若想要好好吸收這些嶄新的資料，就必須自己掌控工作節奏。但如果她在辦公室，即使手機關機，同事也會隨時進來辦公室找她，或是長官若要臨時召開會議，她也必須中斷自己的工作配合大家。於是，她就把一週的工作時間拆解成符合她的工作節奏，例如週一、週二及週四，這三天的工作時間，她會專門用來和同事們討論或開會，但每週三和週五，她就會遠距工作，自己找一個地方，心無旁騖地去吸收消化新知。
「這樣部會同事給我這一些材料，我才不會突然覺得又有新東西、新事件發生了，我要急著反應。」她透過給自己每週兩天的緩衝期，例如，週二看到一個狀況，她可以利用週三好好想一天，到了週四，就可以想出要用什麼系統去處理，也就是給自己一個處理事情的工作節奏。
值得一提的是，除了番茄鐘工作法之外，她同時還會使用「GTD（Getting Things Done）工作法」，協助自己記錄待辦事項的輕重緩急。
GTD工作法是2001年，擔任管理顧問與高階經理人輔導教練多年的大衛．艾倫（David Allen）在《Get Things Done》一書中所提出，他結合上萬名使用者的經驗，加上認知科學的研究支持與驗證，轉化成實用且簡單的個人化管理系統，可以說是一種行為管理法。
大衛．艾倫之所以創造這套工作法主要是因為，每個人腦海中隨時都充斥著許多待辦事項，這些待辦事項經常干擾我們正在進行的事情，讓我們分心，透過使用GTD，可以讓我們隨時將這些待辦事項記錄下來，大腦不必再去提醒自己還有哪些事項未完成，也才可以集中力氣去做正在完成的事。
簡單地說，唐鳳管理時間的方式就是，番茄鐘加上兩個GTD介面。一個是「收件視角」，隨時有待辦事項進來時，就趕緊記下來，然後就不再去想它；另一個是「回顧視角」，沒那麼急，只需要定期去清理需要待辦的事項即可。用這兩個視角來區分待辦事項的輕重緩急後，再用番茄鐘工作法，專心處理需要完成的事情，就能達到高效能的工作節奏了。
精神也需要按摩，才能強化玻璃心
值得一提的是，除了在工作上善用科技工具，讓自己更專注外，我們一天當中，無論工作或生活，總是有來自四面八方的感受，這些感受無論好壞，都會影響我們的情緒，如果沒有管理好，也可能會減低我們的工作專注力。眾所周知，唐鳳的EQ非常高，除了她本身的素養之外，她其實有一套管理心情的方式，她稱這套方式為「精神按摩」。
她說，精神按摩其實就是玻璃心的強化訓練。一般人面對負面情緒，或是當別人說中自己的心理痛點時，心中往往會出現精神分析上所說的「resistance（阻抗）」，這就像按摩時按到痛點，我們會感到痛與痠，代表我們心裡某些東西還沒有揉開，這時唐鳳會做一件事，就是在別的感官上尋找美好的經驗，或是好好睡一覺，透過睡眠的長期記憶，自動將這種不舒服的刺激聯想到比較美好的感覺，這就是她的精神按摩法。
例如，唐鳳爆紅後，每天至少都會有幾則酸民在留言區針對她做各種人身攻擊。十幾年前，她看到這些尖酸刻薄的留言，會讓她看了有砸電腦的衝動，只不過她說電腦很貴，她不會真的砸爛電腦，但這些言語的確讓她產生不舒服的感覺，就像是按摩時按到痛點。
很多人面對這種不友善的言論，當下第一個反應可能就是反擊回去，或是貼一個憤怒、草泥馬之類的貼圖，既然自己不舒服，也要讓對方不舒服，但是唐鳳表示，網路上你來我往的言辭，其實是會外溢的，也就是網路上會有很多人在旁邊觀戰，所以這種不舒服狀態，除了當事人以外，旁人看了也會跟著不舒服。
唐鳳的做法是，先放下這種負面情緒，改做一些其他分心的事情，這個分心的事指的是，去創造一段美好的經驗。有時，她會聽一段美好的音樂，做做瑜伽，或是泡一杯從來沒有品嘗過的新口味茶飲，先讓自己從負面情緒中跳脫，但同時也為自己創造新的記憶，日後當她又再度碰到不舒服的刺激時，記憶也會自動提醒她，過去她在經歷負面情緒時，同時也曾經聆聽的美好音樂或是品嘗過的新茶，這時，就能將情緒轉化成開心的記憶。
唐鳳這樣形容這樣的感覺：「就像在腦筋急轉彎的電影裡面，紅色的球會開始慢慢往亮黃色這邊去轉變。」當然，每個人有自己一套精神按摩的方式，有的人面對憤怒情緒時，會先數到三，深呼吸一下，或是去爬山。唐鳳和不同心情的相處方式，就是在心裡留位置給這些心情，跟它相處一段時間，直到自己能夠平靜面對它。而心情平靜後，可以就事論事時，她就能好好跟網友對話，她將這種方式稱之為「擁抱小白」（小白指白目的網友）。
面對酸民，只須回應有建設性的話語
對於酸民，唐鳳已能幽默以對，還說：「酸民指教是一種精神按摩。」她通常會從攻擊她的酸民言語裡，找尋有建設性的意見，即使十句話裡，有九句是謾罵發洩，但只要有一句是有建設性的，她就會針對這句話認真理性地回應，而不去理會另外九句情緒性的發言。甚至，她會乾脆邀請這些會吵的網友到社創中心聊聊天，大家一起吃點心，弭平彼此不愉快的感覺。若是往後別人再用相同的方式打擊她，她也免疫了，因為她已經進行過精神按摩。
這種精神按摩就是用一種比較開心的態度面對它，而不是選擇逃避。唐鳳說，如果她跑去聽一段音樂或泡杯茶喝，卻不回來處理，這就叫做逃避，但她不是，她聽了音樂後，還是會回來處理這件事，只是一面放著讓她開心的音樂，使自己記得這個開心的感覺，再用一種比較積極的態度去面對它。
很多網友常常在網路上驚奇地分享：「唐鳳竟然留言了。」面對網路社群文化，唐鳳從14歲中輟後，就開始長期研究網路文化，探究為什麼大家可以快速信任，又快速仇恨，唐鳳在面對酸民時，既不反擊，也不會無視以對，而是用建設性的言語回覆對方，除了將酸民拉回理性，也讓旁邊觀戰的人，能從被情緒性字眼吸引，導引回理性的狀態，共同去探究問題真正的核心。
所謂「比暴力更可怕的是冷漠」，當集體對於不理性及煽動性的言論都採取冷漠以待的隔岸觀火態度時，唐鳳積極面對酸民的方式，正是希望大家了解，社群文化的養成應該建立在大家都不袖手旁觀，以及彼此提出建設性文字的留言上。
作者介紹：楊倩蓉
政大傳播學院碩士畢業，擁有二十年新聞深度報導經驗，曾先後擔任《遠見》雜誌副總編輯、《商業周刊》主筆、《Cheers》雜誌資深主編、《30》雜誌主編、作家。主要著作有《吳敏求傳：從零到卓越的識與謀》、《開創：政治大學對管理教育的貢獻》、《疫無反顧：亞東醫院作對的事》（合著）等書。
本文經授權轉載自天下文化《唐鳳的破框思考力 : 關於工作、學習與行動的方法》
責任編輯／郭家宏
