他做的懶人包,連總統都忍不住分享!專家不藏私傳授「簡報3原則」學會保證叱吒職場

2020-07-02 09:00

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如何把複雜知識變成讓人一看就懂的簡報及懶人包,成為現代人不可或缺的技能。(圖/Hahow好學校提供)

如何把複雜知識變成讓人一看就懂的簡報及懶人包,成為現代人不可或缺的技能。(圖/Hahow好學校提供)

資訊爆炸的現代社會,閱聽人的每分每秒被大量資訊塞好塞滿,如何把複雜知識變成讓人一看就懂的簡報及懶人包,成為現代人不可或缺的技能。

而在 Hahow 開設過《簡報方舟:高效簡報的系統化做法》和《林長揚職場簡報術:一次搞定所有工作簡報!》課程的林長揚,正是將複雜資訊轉化成秒懂簡報及懶人包的專家,他的作品「非洲豬瘟懶人包」曾被總統、副總統分享,近期「武漢肺炎懶人包」也獲近 3,000 次分享,更有許多辦公大樓貼起他的「洗手秘訣懶人包」。

談起鑽研簡報術及懶人包技巧的初衷,其實很簡單,林長揚想要幫助更多人能更有效率地將資訊傳播給目標受眾,促進資訊流通,讓大家能把故事說得更好。

原以為製作出臉書破萬次分享懶人包的作者必定氣場強大、犀利幹練,沒想到眼前的林長揚說起話來溫雅細緻,就像鄰家男孩。曾為物理治療師的他,從研究所時期就開始研究簡報製作,「那時候報告很多,上台報告不好的話很丟臉。」他莞爾一笑,但卻打中很多人的痛點,你我一定都有那幾場令人尷尬地印象深刻,恨不得自己在台上立刻消失的簡報經驗。

因應社群平台興起,林長揚也開始切入懶人包的研究。懶人包就像是簡報的升級,它打破了講者時間與空間上的限制,同一份知識可以透過網路,傳播給數以萬計的受眾。

不要拘泥於設計細節,更重要的是了解觀眾

非新聞、設計背景出生,林長揚坦言一開始最難的是設計。

他曾經花了很多時間鑽研設計,但後來發現,設計跟美其實是很主觀的,與其將大量精力花在簡報背景排版、顏色搭配以及動畫設計上面,不如花更多時間去了解觀眾、簡報的流程與主軸。這其實也是很多人會犯的錯誤,拘泥於設計細節,往往忘記了簡報最重要的使命是清楚的傳達資訊,讓觀眾能夠記住,甚至是採取行動。

如何造就一份好的簡報或懶人包?林長揚實在的說,其實自己整理出來的公版類型都扣緊三個原則:讓人看得懂、記得住、做得到。看得懂意指不管今天的題目有多專業艱深,都要有辦法能夠化繁為簡,用受眾的語言溝通訊息,讓他們共感。記得住為簡報流程的主體,簡報應只呈現最關鍵的資訊、審慎安排資訊的架構。其中最難的是讓受眾看完資訊後有所行動

「其實按讚、分享都算是一種行動,或是受眾在接收資訊後有沒有影響他人?跟他人激發出更多的討論?」

作者的知識因這樣的循環不斷擴散,做簡報及懶人包時只要時時刻刻問自己有沒有符合這三點,就掌握了簡報術的核心。曾有一名上過林長揚簡報課的台積電主管,經過了一兩年的努力,將台積電與合作廠商的 SOP 《台積電環安衛藍皮書》做成了七百多頁的懶人包,該學員將艱澀難懂的規範歸納、統整,用簡單的扁平化圖像以及清楚的資訊脈絡,讓不是在台積電工作的一般人都能看得懂這份資料。

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