他做的懶人包，連總統都忍不住分享！專家不藏私傳授「簡報3原則」學會保證叱吒職場
如何把複雜知識變成讓人一看就懂的簡報及懶人包，成為現代人不可或缺的技能。（圖/Hahow好學校提供）
資訊爆炸的現代社會，閱聽人的每分每秒被大量資訊塞好塞滿，如何把複雜知識變成讓人一看就懂的簡報及懶人包，成為現代人不可或缺的技能。
而在 Hahow 開設過《簡報方舟：高效簡報的系統化做法》和《林長揚職場簡報術：一次搞定所有工作簡報！》課程的林長揚，正是將複雜資訊轉化成秒懂簡報及懶人包的專家，他的作品「非洲豬瘟懶人包」曾被總統、副總統分享，近期「武漢肺炎懶人包」也獲近 3,000 次分享，更有許多辦公大樓貼起他的「洗手秘訣懶人包」。
談起鑽研簡報術及懶人包技巧的初衷，其實很簡單，林長揚想要幫助更多人能更有效率地將資訊傳播給目標受眾，促進資訊流通，讓大家能把故事說得更好。
原以為製作出臉書破萬次分享懶人包的作者必定氣場強大、犀利幹練，沒想到眼前的林長揚說起話來溫雅細緻，就像鄰家男孩。曾為物理治療師的他，從研究所時期就開始研究簡報製作，「那時候報告很多，上台報告不好的話很丟臉。」他莞爾一笑，但卻打中很多人的痛點，你我一定都有那幾場令人尷尬地印象深刻，恨不得自己在台上立刻消失的簡報經驗。
因應社群平台興起，林長揚也開始切入懶人包的研究。懶人包就像是簡報的升級，它打破了講者時間與空間上的限制，同一份知識可以透過網路，傳播給數以萬計的受眾。
不要拘泥於設計細節，更重要的是了解觀眾
非新聞、設計背景出生，林長揚坦言一開始最難的是設計。
他曾經花了很多時間鑽研設計，但後來發現，設計跟美其實是很主觀的，與其將大量精力花在簡報背景排版、顏色搭配以及動畫設計上面，不如花更多時間去了解觀眾、簡報的流程與主軸。這其實也是很多人會犯的錯誤，拘泥於設計細節，往往忘記了簡報最重要的使命是清楚的傳達資訊，讓觀眾能夠記住，甚至是採取行動。
如何造就一份好的簡報或懶人包？林長揚實在的說，其實自己整理出來的公版類型都扣緊三個原則：讓人看得懂、記得住、做得到。看得懂意指不管今天的題目有多專業艱深，都要有辦法能夠化繁為簡，用受眾的語言溝通訊息，讓他們共感。記得住為簡報流程的主體，簡報應只呈現最關鍵的資訊、審慎安排資訊的架構。其中最難的是讓受眾看完資訊後有所行動。
「其實按讚、分享都算是一種行動，或是受眾在接收資訊後有沒有影響他人？跟他人激發出更多的討論？」
作者的知識因這樣的循環不斷擴散，做簡報及懶人包時只要時時刻刻問自己有沒有符合這三點，就掌握了簡報術的核心。曾有一名上過林長揚簡報課的台積電主管，經過了一兩年的努力，將台積電與合作廠商的 SOP 《台積電環安衛藍皮書》做成了七百多頁的懶人包，該學員將艱澀難懂的規範歸納、統整，用簡單的扁平化圖像以及清楚的資訊脈絡，讓不是在台積電工作的一般人都能看得懂這份資料。
做足簡報前功課，簡報時就能從容自在
簡報身為現在社會表達所知資訊的顯學，林長揚分析職場上最容易遇到的簡報困境有三種：
什麼都講觀眾無法記住，就等於什麼都沒講。因此，首先要秉持「以終為始」的精神，第一步先確立簡報目標，再去篩選資料。
任性的老闆、客戶可能會隨時挑戰你的時間極限，這時應該把九成的心力花在架構簡報主軸，盡量減少花在設計、美化的時間，力求在最短時間內梳理最精明扼要的資訊。
「這個問題不是透過調整簡報可以解決的，這比較像是簡報前處理。」若這場簡報牽扯到較多利益關係人，事先預期到會議耗時長，可以透過事前將簡報內容寄送給與會人士的方式，讓他們在簡報前對簡報內容有相當了解，正式開會時，直接提示重點並進入主要討論。與會人士也因此能夠很快地投入會議討論，參與度比原本坐在台下聽的「觀眾」高出許多。
但若今天已有簡報術硬實力，每次上台還是緊張到不行怎麼辦？「我也是很不會說話的人，後來發現只要練到對內容非常熟練後，就更能控制自己。假設人的心思是 100 個單位，今天練習的很熟，只需要花八九成心力想簡報內容，剩下的精神就可以抽離出來，觀察自己，隨時做出調整。」若是內容不夠熟練，在台上簡報時，連基本都不能駕馭，就遑論在現場顯出從容的態度。你必須非常努力，才能看起來毫不費力，在簡報時更是這樣。
林長揚的個人小撇步是在上台前聽歌，他有三首必勝歌曲，會根據不同的簡報主題聽不同的歌。「就像是我的出場音樂，不知不覺給了我很大的自信跟力量。」
先自學再上課程，學習效果事半功倍
林長揚也建議想學簡報、懶人包的新手先自學再上課。自學包含兩個面向，學習上，可先由較傳統的看大師著作開始，像是《簡報禪》及 Nancy Duarte 的著作。目前網路資源很豐富，也可參考如 Hahow 的線上課程。再來可透過 TED 影片或脫口秀（Stand-up Comedy）來練習台風、口條。
心態上，千萬不要在做第一份作品時就想著要跟大師或網紅比，許多人會因第一個作品沒有爆紅大感挫折，不想繼續。但影響一場簡報、懶人包成效的因素很多，只要在自己能夠掌控的部分問心無愧就可以了。有了自學的基礎，則可開始挑戰實體課，跟老師有更多的交流，甚至也可參加一對一的培訓，更可以看到進步效果。如此一來，更能夠相互驗證，效果事半功倍。
後記
訪談結束，林長揚拿了他的書《懶人圖解簡報術》送我，並在第一頁寫上：「用懶人包與世界溝通。」一張小小的圖片，上面放了些許 icon 及文字，竟能乘載這麼多不同的知識，接觸到一輩子也不會在現實生活中遇到的人，在虛擬世界與他們產生交集甚至交流。接下書後，我方才感受到懶人包簡報術的重量。
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文/Lika本文經授權轉載自Hahow好學校(原標題：簡報專家林長揚：製作簡報把握三個原則，讓人看得懂、記得住、做得到)責任編輯/林安儒
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