開會突然被主管提問，答不出來該怎麼辦？3個技巧培養臨場反應，從容回答

主管總是會拋出一些始料未及的提問，就算自認做了萬全準備，也往往會被問得措手不及。在那當下，我們會因為感到錯愕而頓時語塞。這時，只要你吞吞吐吐，「呃⋯⋯那個⋯⋯」或「啊，請稍等一下⋯⋯」展現出沒有把握的樣子，主管就會立刻露出充滿懷疑的眼神，使我們更加緊張。情急之下，原本知道的事情也會變得無法好好回答。

如果我們的報告是屬於前半場，那麼，主管的提問就是屬於後半場。報告不是只有把自己準備的內容說完就結束，儘管報告得再好，只要沒能把問題回答好，主管就會對你的簡報打問號；反之，只要能把主管突如其來的提問回答好，主管就會對你留下「看來這位同仁做了滿多準備」的印象。

然而，面對突如其來的提問，找出最佳回答是相當困難的事情，我也總是在思考「該怎麼做才能發揮臨場反應，把主管的突發提問回答好？」看著那些不論主管問什麼問題都能從容不迫、有條有理說明清楚的職場前輩們，都會深感敬佩，想得知方法，也很好奇那種臨場反應是否與生俱來。

後來發現答案在於「準備」，最終還是要透過事先演練主管會對哪些部分感到好奇或有疑問，並做好相關功課才行，這樣才有辦法處變不驚，做出適當回應。因此，假如你也想要流暢地從容回應，就需要先預想好一些問題，並嘗試自問自答，把簡報內容準備得更有深度才行。

那麼，接下來就一同了解看看，該如何準備預設問題來面對那些突發情況吧。

挑剔自己的發言

請試著進行一場自我思辨，也就是把自己當成是世上最難應付的主管，批評挑剔自己準備的簡報，犀利地問自己，「你確定這樣是對的？」並且試著提出強而有力的回答來反駁這樣的質疑。光是像這樣進行預演排練，就能多少猜想到主管聽完自己的簡報後會提出哪些問題。透過這段演練過程完成的想法，會成為應對突發提問的絕佳素材。

可以使用5-depth提問法，將預想問題羅列出來。比方說，假如今天是要進行一場「組織文化改善方案」好了。

5-depth提問法範例：

接下來，要向各位介紹組織文化改善方案。

1-depth 為什麼要改善組織文化？→目前我們公司是「垂直型組織」，個人認為應轉型成「水平式組織」，讓核心幹部成員可以隨時參與意見討論。

2-depth 垂直型組織難道就不好嗎？→垂直型組織難以使核心幹部成員產生共鳴，導致變化速度緩慢。

3-depth 核心幹部參與的話會有什麼不同？→假如核心幹部能成為引領改變的主體，那麼，變化的腳步就會加快。

4-depth 所以要怎麼做？→所以我們將進行「這樣的」活動。

5-depth 那對公司會有什麼好處？→最終將達到「這樣的」結果。 （相關報導： 開會被問倒，絕對不能說「事後回報」！台積電前主管：可以用這個方法解套 ｜ 更多文章 ）

然而，就算像這樣做足了徹底準備，有些問題依然來得措手不及，難以回答；這時，切記不能為了趕快脫身而含糊帶過，或者說出不確定的內容，因為絕對不能讓主管受錯誤回覆影響，進而做出錯誤的決策判斷。像這種情形，你可以回答主管：「這部分將於會議結束後盡速確認」再將準確的資訊重新回報給主管。

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蒐集主管容易問的問題

為能列出一份主管的預想問題，建議平時可以多蒐集一些資料，把平時向主管報告時經常會被質疑的問題彙整分析。雖然每一位主管在意的重點都不盡相同，但是只要仔細回想主管平時的提問，便能相對容易掌握主管在意那些部分，這麼做就能充分猜得到主管下次會問哪些問題。因此，不妨把主管在會議中提問過的問題紀錄下來，並於下次報告時運用。

過去簡報時，有被問過哪些問題？

．這件事何時可以完成？．目前進行到哪裡？．相關部門都已經檢查過了嗎？

製作預想提問時，轉換角色也會有所幫助。比方說，試著想像一下，假設我把同樣的事情交給後輩處理，那麼我會問對方哪些問題。當你從回答者的角色轉換成提問者時，就比較容易猜想到主管會問什麼問題。

假裝自己是主管的上司

主管通常是拿著各位製作的簡報資料向公司高層報告。此時，會讓主管感到焦慮不安的元素是什麼？亦即，公司高層會質疑主管哪些問題？因為那些問題就是主管會事先向你確認的問題。最終，主管之所以會問我們那些問題，都是為了以備不時之需，讓自己在向高層報告時能夠順利應答。

那麼，公司高層究竟會問哪些問題？其實高層比較會問一些根本性的問題，所以更使人錯愕不已。為了避免當下腦袋一片空白、頓時語塞，就需要事先想好推動此事的理由與名分。除此之外，站在公司立場，從宏觀的角度設想提問也會是不錯的方法。

公司高層會問我們主管什麼問題？

．所以關鍵字是什麼？．為什麼要做這件事？（根本理由與背景）．其他公司是如何進行此事？

總結：培養臨場反應的說話習慣

1. 挑剔自己的發言

對自己準備的簡報內容拋出五階段提問。這樣的方式可以訓練自己用多角度去看待自己準備的簡報資料。

2. 蒐集主管容易問的問題

平時就要練習蒐集主管經常會問的問題，以便掌握主管在業務方面較為重視哪些部分，以及用什麼樣的觀點看待業務內容。

3. 假裝自己是主管的上司

很多時候，我們準備的簡報會被主管當成向上報告的基本資料，因此，試著站在公司高層的立場，設想幾道會問主管的問題。

作者介紹：崔美英

作者曾於LG集團擔任社內溝通工作十年，並以此經歷開設YouTube頻道「崔美英的Love Your Voice」，專門為職場上因說話表達而飽受痛苦的人修復、提升自尊感。

現為「商務溝通師」，也是「Enable Communications」代表，主要進行商務表達教育，從企業的「C-Level（首長級）主題演講指導」到「經理人溝通技巧」、「新進員工報告指導」等，協助職場人士在社內需要說話表達的每一刻都能夠充分發揮自身存在感。專攻漢陽大學研究所「組織心理及人才開發」，不斷精進商務溝通的專業性。

本文經授權轉載自新樂園出版《改變說話習慣，讓主管一秒挺你：被公司認可的優秀員工都在使用的說話術》 （相關報導： 開會被問倒，絕對不能說「事後回報」！台積電前主管：可以用這個方法解套 ｜ 更多文章 ）

責任編輯／郭家宏