待辦事項這樣列才有效!5個你一定要知道的「列清單」步驟,學完效率翻一倍

2022-08-07 12:00

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你可能不是愛列待辦清單的人,但一些日常工作系統其實可以幫助你安定下來。(示意圖/取自Pixabay)

你可能不是愛列待辦清單的人,但一些日常工作系統其實可以幫助你安定下來。(示意圖/取自Pixabay)

你有沒有一張從來沒完成過的待辦清單?你會不會把你今天的待辦清單又拖到明天?或者,你是不是根本就不寫待辦清單了?

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你可能不是愛列清單的人,但一些日常工作系統可以幫助你安定下來,不要迷失在過頭的迷霧當中。如果你手邊有一張清單,要追蹤你做了什麼事以及你還有什麼事要做,就會比較容易,還有,誰不愛完成工作然後勾掉帶來的快感?我還會在我的清單上加一些我已經做完的事,只為了再度享受完工帶來的喜悅。

待辦清單

如果你在家工作,老是因為家務事和工作上的大小事而分心,一張好的老式待辦清單就特別有用。清單可以把你的優先要務都串在一起,讓你維持一定的生活架構。

基於以下三個理由,你會需要擬一張待辦清單:

1.避免拖延症:

列出待辦清單,可以讓你不會拖著不去做接下來的工作。你開完會,檢查你的清單,然後直接去做下一項任務。有了清單,就免做選擇;你就不用去選現在是要拿起手機、發送電子郵件,還是在網路上迷途一下。你會有半個小時的空檔,你可以做一點田鼠式的工作來填補。你不用浪費時間去判斷什麼叫田鼠式的工作,你的清單上已經列出來了。

2.感覺到事情在你掌控之中:

當我們要做的事太多時,真正能做完的事就會太少。我們呆住了。如果你列出一張可以做到的待辦清單,就可以把你接下來要專注的項目列為優先。領導力專家彼得.布雷格曼說,列清單就是破除「過頭的迷霧」(fog of overwhelm)。

選項愈多,愈難從中挑出一項,因此最終我們什麼都沒選。少絕對就是多,當你的時程滿到令人受不了時,就適用這條原則,也可套用在很多人生面向上。我有一張主清單,列出我想做的所有事,但是每天的待辦清單就盡可能精簡。理想上每天只抓一隻羚羊,便利貼上再加幾隻田鼠。

3.聚焦:

記得講到PIMP模型時提的柴嘉尼效應嗎?我們會比較掛念還沒做完或被打斷的任務,而不是已經完成的那些。列出小事並規畫做這些事的時間,有助於安定我們的心神,讓我們更能聚焦在重要的事物上,或是停下來休息一下。

待辦清單的問題

如果你某一位成員苦於時間管理,你可以要求看看對方的待辦事項清單,這是一個指標,告訴你哪裡出問題了。當我要求檢視客戶的日常待辦清單,以下是我發現最常見的幾個問題:

1.他們沒有清單。

2.他們有,但是內容填的太滿,而且很可能不是紙本,而是數位的。待辦清單可能多達數頁,要從今天/這星期的清單轉入明天/下星期,本身就是一件苦差事。他們不再在乎這件事,也是必然的。

3.他們有一張可以辦到的待辦清單,但沒有列出每天的優先要務,每一項工作的權重都一樣。如果他們沒有時間了,就會全部都擠去做小事,那時就會壓力如山大。

排定待辦清單的步驟

前幾章已經提過下述幾點,但是,如果你能套用到編製待辦清單上,也能獲益良多:

1.找到你的個人目標。這些目標應該要契合企業組織的目標、主管的考量以及你自己的價值觀。你希望達成哪些成果?包括個人面和專業面都要考慮到。

2.分解成可以達成的步驟和里程碑。

3.花最多時間的應是你的羚羊,也就是你的優先要務。這是你的主待辦清單,在每一個主題或目標標題之下列出你要做的每一件事。我就有年度與每月的待辦清單。

4.以PIMP流程來規畫你的行事曆,列出優先要務/羚羊式任務來對應你要花的時間,這樣一來,你就會有能完成這些任務的可行行動方案,而不只是懷抱希望的空想。

5.現在,寫出你的每日或是每週待辦清單,以反映出這些羚羊式的優先要務,然後,在你有空檔時,再把小型的田鼠式工作安插在旁邊,比方說打電話、行政工作、雜務等等。這些比較簡單的小型任務能不能重疊,以適當的多工方式來處裡?你可以在聽Podcast時處理簡單的行政工作,你出去吃中飯時可以撥打很快就能講完的電話,替你省下電子郵件往返的時間,或者,當你有時間去打一個比較長的電話時,你也可以去散個步,不要受人打擾。

列出時間點和使用的科技

找到對你來說有用的系統。我每星期五會排三小時做計畫、更新我的主要待辦清單並趕一點行政工作。我一定會做每天的待辦清單,通常寫在便利貼或是一張小卡上,讓我隨時都能看見。我一定也會問自己今天一定要做完的是哪件事,並確保我有用PIMP這套流程規畫行事曆,讓我可以好好完成。

要挑選科技新產品還是復古的清單?

要編製待辦清單,可用的應用程式太多,Evernote、OneNote、Google Tasks、Todoist、奇妙清單(Wunderlist;譯註:已於2020年關閉)、Any.do 和Remember the Milk,多到數不清。你可以做個實驗,去找一套你很輕鬆就能跟上的系統。如果系統反而導致你的生活變得更複雜,那就不要用了。

工作流程管理

2019年,我去了波士頓麻省理工學院的史隆商學院(Sloan Business School),上一堂動態工作設計課。我想要了解在強化組織工作流程上最新的思潮是什麼。

我預期我會學到很繁複的新科技,我聚精會神,等著要學會尼爾森‧雷彭寧(Nelson Repenning)舉世聞名的流程改善架構。

當他對著我們拿出便利貼和麥克筆,要我們在掛紙白板上畫出案例研究時的工作流程缺失,我真是大大鬆了一口氣。當然是這樣啦!只要用線條人和波浪線圖,我們就可以勾畫出整個專案,立即看出哪個階段出了錯。

就像雷彭寧教授說的,我們動手修正阻礙生產力因素所需的時間,會比花在搞清楚昂貴軟體工具的時間要少多了。市面上有大量用於協作專案的工具,比方說Trello就很受歡迎,我很確定你現在已經也有在用一、兩種了。但不要輕忽老派視覺繪圖的輕鬆不拘。當我讓客戶在白板上畫出他們的團隊流程時,任何瓶頸或是工作分配不均的問題就會馬上跳出來,然後就可以修正了。

這些都是戰術性的東西,不礙事,接下來,要來看看我們是怎麼礙了自己的事?

作者介紹|曾娜‧艾芙瑞特 Zena Everett

一位以瘋狂忙碌為主題的國際性領導教練與演講人。她二十八歲時創辦了一家招募顧問公司,看到某些候選人比其他人極有信心且成就非凡,這讓她甚感興趣。為了了解當中的差異,她賣掉了公司,鑽研組織心理學與高階主管顧問技巧。身為教練的她,也成為許多資深領導人信賴的知心人。她定義自己的角色是要刺激他人找出自己的盲點,讓他們可以順利應付自身角色中的複雜。

本文經授權轉載自大塊文化《瘋狂忙碌拯救法:專門獻給那些忙到沒時間看生產力書籍的讀者!》(原標題:解決一張待辦清單可以給你大量快感)

責任編輯/林瑩瑄

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