3. 採購管理
接下來，提到「採購」這塊就跟「錢」有很大的關係了，舉凡公司的零用金控管、訂員工便當的支出、購買每個月的拜拜供品、不定期添購公司日用品等，通通都是行政助理很有可能會碰到的工作事項。
4. 表單管理
再者，就是「表單管理」的部分，因為公司內部人員常常會有對外合作的需求，這時候，無論是親送公文給上層主管簽核，還是以簽呈、表單的形式進行歸檔，如何將這些大大小小的檔案統整地清楚明瞭，就是一門行政人員必備的功課了。
行政助理必備這3大能力！為自己超前部署職涯方向
有了以上對「行政助理」工作的基本認知，接下來，就要多為自己的職涯進行優勢和劣勢的分析，譬如：當了行政助理3年有沒有升遷機會，或是往其他部門職缺發展的可能性，也才能避免年紀輕輕，就已經早早碰到薪資天花板。因此，以下3種工作能力，請務必要趕緊記下來喔！
1. 溝通能力
「行政助理」的角色就好比公司與員工的橋樑，需要溝通協調公司上下、內外的事宜，因此，這時候擁有良好的溝通能力，就能幫助你自己在工作上事半功倍。
舉例來說：因為疫情關係，「班班公司」請每位員工都要在每週日前進行居家快篩，以確保大家在下週進公司前，都是維持陰性的狀態，結果A同事就跑來問「這試劑要早上、下午還是晚上使用」，B同事問「可不可以幫家人一起買」，C同事問「萬一弄丟試劑了，該怎麼辦？」
透過這個案例應該能更清楚感受到，所謂的「良好溝通能力」，不單單只是將資訊公開傳達給大家，也必須確認溝通時可能會衍生的各種狀況，才能避免大家因為對資訊不清楚而出錯。
2. 時間管理
「你不是時間不夠，而是順序不對。」我們都知道行政助理的職務，常常是一人身兼多職，工作任務也看似非常雜亂，但是這麼多事情中，若能把「時間分配」這件事做好，就是非常需要訓練和培養的能力了。
譬如你可以先將每件事都標註優先順序、輕重緩急，判斷這件事需要花多少時間、影響到多少利益、可能影響到多少人等，再來一一定序，並排出你預計可完成這項任務的時間。
3. 主動協助
另外，還有一項行政人員必備的工作能力，就是要敏銳觀察公司每位同仁的需求，並盡可能主動去協助大家，譬如：同事最近在影印文件時，發現影印機常常會卡紙，這時你直接聯絡廠商過來檢查狀況，也能避免後續整台機器壞掉送修，讓大家在不方便的環境下工作。而這個小小的舉動，不只能讓同事們感受到你的貼心，也能讓人看見你的盡責與專業喔！
最後，若提到「行政助理」未來可能發展的職涯方向，其實不少過來人都曾分享過，像是專案管理師、PM、人資、秘書、總務、採購、高階主管特助等職缺，都是可以多加參考的目標。
本文經授權轉載自職場熊報（原標題：29K行政助理為何上百人搶應徵？網友一面倒這樣回）
責任編輯／焦家卉
