至於電子郵件的處理，也可以依重要性嚴格區分其優先次序，然後快速回應重要的郵件。對於不急的郵件(沙子)，Saxena建議可以向「內心的懶惰妥協」，不用立即處理。
人都有懶惰的一面，但懶惰並不全然代表負面。微軟公司創辧人比爾蓋茲曾說，他喜歡僱用聰明且懶惰的人，因為他們知道如何以最快方式解決問題。
在時間管理上，少即是多，減量經營才能專注重點。真正的生產力意味著減少不必要的安排，善用減法，反而讓我們獲得更多。因此，我們可以藉由「懶惰」，只關注在本週重要的事情，有空時再慢慢處理其他部分。
Saxena舉例說明了她如何處理電子郵件：「我會快速用眼睛掃描一下，看看最重要的郵件是什麼，並確保將它們處理好。至於其他郵件如果沒空處理也沒關係，我的收件匣並不需要總是將它清空。對每一封郵件期望立即做出反應是不切實際的，這可能是你自己想這麼做，並不是別人對你的期待。」
所以，Saxena對如何「專注重點」的方法可歸納為：「可以對沙子妥協，但不能對石頭妥協。」對於「沙子」，Saxena會等到星期五的一天結束前，才花兩個小時蒐集並回覆任何剩下非緊急的電子郵件，以確保沒有遺漏任何東西，並可以在下週一重新開始。
現在，你何不就與Saxena一起利用時間將手邊的電子郵件做個清理。而明天我們將繼續為你介紹另外兩個更精彩實用的時間管理方法……
3.配合精力調整作息
「專注重點」其實也是為了因應人的體力有限，不可能對所有事情都投注同樣精神。如果能配合身體及精神狀況，在適當的時間做適當的事，就能讓事情及精力都得到最大照顧。例如一大早精神最好，頭腦及記憶的狀況最佳，許多人便會用來背英文單字。
如果想要精力充沛，則足夠的睡眠、正確的飲食及適當的運動，缺一不可。但多數人在工作壓力下常做不到，因此職場專家Katia Verresen便建議，可以根據精神狀況來安排我們一天的作息。
為了瞭望精神狀況，可以先問自己幾個問題：「我的警覺性如何？睡眠狀況如何？有時間運動嗎？開會專心嗎？會議空檔會找機會休息嗎？」然後將每小時的警覺情形及疲憊程度用表格詳細記錄下來。Verresen建議可以持續記錄三天到一周，直到資料量足夠看出一個模式。
當我們仔細追踪這些紀錄，便可以明瞭精神狀況好及不好的時候。例如，根據表格，禮拜一早上9點到10點是精神能量最高的時段，而禮拜五的能量普遍較低。而連假中，第二天精神最好，收假前士氣會變低。於是，可依此調整行事曆，在精神好的時候從事高層次的思考，或解決最棘手的問題；另在精神不好的時候，從事簡單或低強度的任務，便可提高生產力，並避免精疲力盡。
