連比爾蓋茲都喜歡僱用懶惰的人!4步驟「時間管理」,邊偷懶也能輕鬆完成所有工作

2021-10-24 07:00

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「專注森林」是藉由對種樹的成就感及責任感,鼓勵人們短暫離開手機誘惑。使用時,先將讓人分心的網站,例如臉書、Reddit等輸入黑名單(Blacklist)。當需要專心時,打開「專注森林」並種下一顆樹苗,然後關閉手機開始做事,30 分鐘後樹苗就會長成大樹。但如果在30 分鐘內因受不了而進入手機黑名單上的網站,則這棵樹就會枯萎而無法長大。

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「專注森林」是一個可以幫助人集中精神的APP(圖/創新拿鐵提供)

除了找APP幫忙外,你也可以尋找夥伴協助專心。例如告訴同事下一小時你將要完成的事情,然後請對方負責對你驗收。你們也可以彼此約定監督,一起來對抗分心,才不會單方面占用了對方時間。

第三,重新構想,讓任務變有趣:

透過其他觀點,讓原本無聊的工作變得不同。例如原本的任務若只需要在半天內鍵入數據或複印文件,如果令人覺得無聊,便可以賦與這簡單工作更大意義。

首先,可將它想成是你大目標下某個需要完成的環節,如此任務便有了必要性及價值。其次,加強任務的難度,例如要求自己要在一小時內完成,讓原本寬鬆的任務變得緊湊,壓縮後的時間壓力便足以讓你專心工作而無暇它顧。

最後,在完成了任務後就給自己一點獎勵,例如去吃點喜歡的東西,或去聽一場演唱會,讓自己從任務中徹底解脫。安排獎勵會讓人對結果有所期待,希望加快腳步完成任務,好享受這份奬勵。

2.專注重點,向內心的懶惰妥協

時間管理除了要專注在任務上外,還須專注在「重要」的任務上,才不致分散了體力和效率。人力資源專家Roli Saxena將重要的任務比喻為「石頭」,不重要的事情比喻為「沙子」。所以,手上所有會產生重大影響的事情便是「石頭」;其他像是電子郵件、不太重要的會議,以及企業協作軟體「Slack」上的小問題和消息等,便是「沙子」。

3(圖/創新拿鐵提供)
(圖/創新拿鐵提供)

Saxena請你將一天想像成是一個罐子,如果都是在處理一些小細節,就好比是將沙子不斷倒入罐中一樣,罐子很快就會被填滿,並且不會有任何空隙可以再裝入石頭。但如果是先放入並專注在一兩塊石頭上,撥出時間去完成它,則事後你仍然會有許多空隙讓沙子再倒進去。

 對於事情的輕重緩急,可以按照管理學大師史蒂芬‧柯維(Stephen Covey)提出的時間管理四象限,依「重要性」和「急迫性」區分為「急迫且重要」、「急迫但不重要」、「不急迫但重要」,和「不急迫且不重要」等4部分,然後將重點放在「不急迫但重要」的事情上。

你沒看錯,先處理「不急迫但重要」的事。

為什麼重點不是在「急迫且重要」的事情上?

因為重要的事情通常複雜,需要花時間處理,所以「急迫且重要」的情形不多。如果老是在處理「急迫且重要」的事情,表示習慣將重要事情拖到緊要關頭才處理,品質自然不佳。因此,應該將重點放在「不急迫但重要」的事情上,平時即多花時間構思規劃,才能從容不迫將事情做到盡善盡美。

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