石恬華專欄》永遠有開不完的會嗎?六大原則讓你開會事半功倍

2021-05-19 06:50

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開會如何有效率?端看與會者和主持人的準備功夫 (圖/unsplash)

開會如何有效率?端看與會者和主持人的準備功夫 (圖/unsplash)

我們想讓你知道:三級防疫情況下,所有會議溝通都改用線上模式解決,但缺乏效率的問題,在線上恐更加嚴重。作者認為,嚴格要求事前準備、時間長度及與會人數,有助於提高會議效率。

上班族總是在開會,大會小會不斷,會會相連到天邊。讓我們總是笑稱,我們的工作像標會一樣,是在「以會養會」,但是很常見到會而不議、議而不決的現象,浪費了所有人時間,又沒有達成該有的效果。職場多年經驗下來,我深深認為開會是一種需要訓練的專業與能力,才能讓你事半功倍。

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我看過很多荒謬的開會狀態。曾經有參加過一開就五小時起跳的會,開會時有人遲到、有人早退,會議資料沒有看過,參加人員太多,討論發散,甚至小小群就聊了起來,沒有任一時間是所有人到齊,一起討論同一議題,最終會議結束,也沒有任何結論,在群組上繼續就未完成事項追殺彼此。

我也參加過一種會議是,主席因為有要解決的事情,把大家找來開會,但會議沒有明確要走的方向,也不確定要達到的目標,大家以「闔各言爾志」的方式在清談,與會人員在會議當中就迷路了,不知道開會的目的,也沒有結論,會後整件事情仍就一團迷霧,專案停滯不前。

最近因為疫情,線上或視訊會議大幅增加,理論上應該更有效率,但是看到的場景常常是連線品質不佳,與會人員一心二用,光是大家輪流不斷對著電腦手機喊「聽的見嗎?」就浪費很多時間;若再加上開會習慣不好,能力不佳,原本應該有效率的會議變得更加不易聚焦。

貝佐斯開會方法,值得借鏡

亞馬遜創辦人貝佐斯對於會議有三項最著名的標準。第一是「兩份披薩」理論,就是會議不應該超過兩份披薩可以餵飽的人數,因為人一多,開會討論就不容易有效率、有結論。第二是不准使用PowerPoint,他認為所有人的思考都被PPT格式制約,為了做簡報而做簡報,受限於格式的呈現,無法好好思考議題的本質與好好表達,不使用PPT反而能從根本思考問題。第三則是貝佐斯最有名的「6頁word文件」原則,他要求與會的成員有任何提案要討論,必需先準備6頁的文字說明,完整的說清楚提案的原委,並有一定格式要求。在亞馬遜總部上班的員工,都經歷過這樣的提案訓練,在開會前被退稿幾次更是很常有的事。會有這項要求是因為,當你花時間與心力準備完這樣的文件後,你對提案的想法會修正的更精要,自然也不會浪費大家時間。(延伸閱讀:在亞馬遜,開會禁用PPT!來自貝佐斯的怒吼:「根本搞不清楚在講什麼」)

我自己多年職場經驗下來,常被認為是一個很會開會的人,我也聽過很多諸如「站著開會」可以提升會議效率之類的做法,我整理一些自身經驗下的準則,希望可以幫助大家開會更有效率。

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