良好的會議大綱
讓我們回到剛才提到區民祭典會議的例子，把注意力放到「問題」上，再按照會議的流程來看，將會變成如下的走向：
前一次的問題：對於區民祭典活動有些什麼樣的想法？
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有太多想法難以選擇。細節留待下次討論。
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這一次的問題：舉辦區民祭典活動的目標是什麼？
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目標是要增進世代之間的交流。細節留待下次討論。
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下一次的問題：要如何增進世代之間交流的機會？
像這樣子把會議的議題，整理出一個邏輯，應該就能夠理解，這個過程最終將會導出會議的結論。看到這裡，是不是有一種似曾相識的感覺呢？沒錯，就像實踐一裡提到的文章寫作綱要。要舉辦一場好的會議，與要寫出一篇具備好「問題」的文章有異曲同工之妙。
如果會議主持人沒有告知今後的課題、下次的預定計畫，以及團隊成員每個人應該要做的事情，可以在會議當場或者會議過後再詢問大家的意見都沒有關係。
將整理完備的會議紀錄發給大家，如此一來大家應該會仔細地閱讀才是，並且會為了做好未來開會的準備而多讀幾遍，甚至帶到下次會議上，好好地放在桌前。
與文章寫作一樣，讓會議和討論會成功的祕訣，就在於所提出的「問題」。如果能夠學會如何寫出把重點放在「問題」的會議紀錄，那麼，當自己在主持一場會議時，也能夠妥善安排各項議程以便使會議順利進行。不僅如此，甚至還可以有效提升團隊成員對於會議的認知、使團隊成員更加了解會議運作過程。
作者介紹｜山田紫霓
文章寫作教育家、作家、慶應義塾大學特聘講師。
曾任倍樂生論說文寫作雜誌主編達16年，為培養高中生的思考力與寫作力不遺餘力。後獨立創業，於各大學、企業從事文章表現力、思考力、演講力的教育工作。著有《從沒想法到有想法的精準表達寫作術》、《為什麼你說的故事「沒有用」》（暫譯）等書。
網路專欄「大人的論說文教室。」連載中。
本文經授權轉載自方舟文化《從沒想法到有想法的精準表達寫作術：透過自我提問，找到切入觀點。沒靈感時，這樣寫就對了！》（原標題：實踐三 會議紀錄—傾聽與引導的祕訣）
責任編輯/陳怡蓁
