想成為時間管理大師一點都不難!資深經理人教你5步驟,有效你的提升工作效率

2020-11-24 17:33

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為何時間總是不夠用?其實只要做對這5步驟,就沒有這麼難!(示意圖非本人/すしぱく@pakutaso)

為何時間總是不夠用?其實只要做對這5步驟,就沒有這麼難!(示意圖非本人/すしぱく@pakutaso)

你是否總覺得時間不夠用呢?

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可能在工作上,email幾百封,看都看不完,待辦推積如山;老闆的各種臨時交辦任務接踵而來,根本壓榨;或是為了應付客戶的百百種刁鑽要求,疲於奔命,壓力山大。然後一轉眼,下班時間到了,又得加班。

又或者,回了家,想到體檢報告上的滿滿紅字,覺得要去跑個步;一面尋思,今天午餐時,同事提到的當紅的美劇是不是要Netflix一下;一個回頭,看到書架上堆著好幾本買來卻從未翻開的書,好像該要認真一下。結果最後卻變成滑FB、IG,轉眼又到了睡覺時間。

在這個加速的時代,資訊已經不是稀缺資源,稀缺的是時間和注意力。因此,你需要的不單只是待辦清單或是行事曆那些功能單一的工具,而是需要一套可以統整一切的系統。

今天要談的這本《搞定》,作者大衛‧艾倫是世界知名的時間管理大師,並以他創立的GTD(Getting Things Done)系統聞名於世。而這套系統也是此文要介紹的主題。

此書結構精實,不但詳細講解GTD系統的觀念,更會一步一步帶著讀者建立屬於自己的GTD系統。對時間管理有興趣的讀者絕對不容錯過。

【時間管理要點:守住承諾,擺脫壓力枷鎖】

覺得事情很多,時間不夠做不完,而產生壓力是許多人共同的痛。作者認為,會產生壓力的原因是來自於對做出的承諾管理不當。當承諾的事無法如期完成,這些事就會像鬼魂般,在你大腦飄移、哀號,讓你感到痛苦,而壓力就自然而來。

因此,要管理好承諾,作者認為重點就是要控制所謂開放式迴路。開放式迴路的定義是:拉走你的注意力,但卻還沒決定要如何做的事。像是上面提到的想完成的交辦事項,想追的劇,或想跑的步。

那如何有效因應內心承諾,管理好開放式迴路呢?作者提出3項守則:

1. 捕捉承諾要完成的事,將這些事移到頭腦外的可靠系統中

2. 確實理清承諾要做的事是什麼,決定行動,給出計畫

3. 頻繁檢視系統,組織保存好行動的提示訊息

只要做到這些,就能達到作者所謂「心境如水」的境界,不再被壓力折磨。而接下來要談的GTD時間管理系統就是能帶你修練成功的寶典。

【GTD 5步驟】

1. 捕捉

所謂的捕捉,就是要將所有吸引我們注意力的事項都收集起來,也就是將所有開放迴路都收攏。讓大腦不需要一直分神去擔憂還有什麼事要做,或會不會忘了做。

作者建議從身邊未定位的實體物品出發,像是桌面的便利貼,或是抽屜的未對發票等等。接著,再將腦中的想法也移出來。作者在書中有提供實體檢查步驟和未完成事物的觸發清單,幫助讀者可以掏出所有心想但還未事成的雜事。

抓出來後,不要急著處理這些待辦,先將它們放到統一的收集工具,也就是作者所謂的「收件匣」中。常見的收件匣有以下幾種:

實體收件匣:盒子或是其他收納工具。比方說待繳的電費單,就可以先丟進去。

● 紙張與筆記本:像是大家常用的筆記本,便利貼等。可將各類待辦寫下。

● 數位裝置與錄音筆:比方說,我最常用的Evernote就是很方便的數位工具。

● 電子郵件與簡訊:電子郵件的收件匣和手機的簡訊系統等。

當然你還可以使用各式各樣的收件匣工具,幫助自己蒐羅各類事項,但建議不要太多種,不然會害自己不好管理。接下來,我們要開始一一料理這些待辦。

2. 理清

理清的目的是要了解每件事的意義並決定下一步行動。接下來請檢視自己所有的收件匣,一件一件搞清所有待辦的模樣。請跟著以下步驟走:

〔那是什麼?〕 首先要先搞清楚那是什麼?比方說,文件內容是在講什麼?或是,老闆的交辦事項,真正的目標是?

〔是否可以行動?〕 接下問自己是否可以行動?很可能這件事根本不需要做。不需行動的事項可分為以下3種類型。

1. 垃圾:就是個廢物,扔了它吧。

2. 日後 (孵化事項):現在沒必要做,但之後可能會需要執行。

3. 可用的資訊 (參考資料):有用的資訊,之後可能會派上用場。

如果是可行動的事項,那接下來就要問自己:下一步行動是什麼?有以下3種選項:

1. 立即執行:作者建議,如果2分鐘內就可以搞定,那就馬上做吧,不要拖了!

2. 委託他人:如果要花2分鐘以上,可以想想:我是適合執行的人嗎?是否可以找更洽當的人來做這件事?

3. 延遲處理:如果需要花2分鐘以上,且非自己做不可,那就要將它記下,準備之後要來執行。

完成這步驟,你手中應該會有許多「待處理」的事項。接下來,我們要來整頓它們一下。

3. 整理

所謂整理,就是讓所有事物都就定位,準備被執行。那具體要怎麼做呢?作者認為關鍵就是要有好的儲存系統,可以妥善得追蹤和管理事項。可以分成以下三個類別:

〔一、專案系統〕

所謂的專案,指的是1年內須採取不只一項行動,才能達成預期成果的任務。可以藉由專案清單和支援資料來輔助執行。

1. 專案清單:建立一個總表清單,方便檢視所有專案。比方說想考到多益金色證書,或是想寫一本書,都可以寫到專案清單中。

2. 專案支援資料 :專案本身會累積很多相關資訊,所以需要一個保存系統,幫助自己在執行專案時可以隨時方便查找。

〔二、下一步行動〕

下一步行動指的是無法在2分鐘內快速做完,必須先延遲追蹤,再執行的任務。可以藉由行事曆下一步行動清單來追蹤、執行。

1. 下一步行動清單:將所有當天需要做,但無法馬上完成的任務放入此清單。這份清單會是每日行動的管理核心。這裡可以參考《一流工作者都在用的待辦清單》,列出真正可以行動的清單項目。

2. 行事曆:需要在特定日期時間進行的活動,則可以登錄到行事曆中,時間到再提醒即可。

〔三、不行動〕

不行動事項在理清的部分有提過了,也就是垃圾、孵化事項和參考資料。這裡要做的就是建立儲存系統來管理這些事項。

1. 垃圾桶:這應該不需要多解釋,看到垃圾,往裡面丟就對了!比方說,大家電腦桌面的資源回收桶就是一種垃圾桶。

2. 將來/也許清單:用來處理孵化事項,比方說想學自彈自唱,但要到下半年才有空,便可將它列入此清單中。

3. 參考資料夾:用來保存特定主題或是一般性參考資料,備而不用總沒錯。

有了整理系統可以讓被理清的事項有所依歸,接下來我們要學習如何定期審視系統,更好的決定要做什麼。

4. 回顧

寫下打電話給客戶,跟真正去連絡是兩回事。建構好上述的系統後,接著要做的是追蹤這些事項,以確保行動。

最常檢視的便是行事曆下一步行動清單。可以在每天開始正式工作前,先檢視一下行事曆,看看之前是否有安排什麼需要今天執行的事項。接著再看下一步行動清單,檢視整理好的下一步行動。

此外,要讓這套系統持續運作,就需要定期更新,讓它能隨時支援自己行動。這裡作者提倡每週檢視,也就是每週就要回顧一次,給它溫故知新一下。那要每週回顧什麼呢?作者建議如下:

1. 清空「收件匣」:作者建議收件匣至少每週要清空一次。時時清空收件匣並理清實務上很難做到,但也不要放任事物一直躺在收件匣裡。

2. 檢視「下一步行動清單」:將已完成或不再需要的行動移出,讓下一步行動清單永遠保持在最新狀態。

3. 檢視「行事曆」:檢視過去到未來兩三週的行事曆,確保過去沒有遺漏,並準備未來。

4. 檢視「專案清單」:評估專案的目標,並確認進度,也可以順便檢視一下專案支援資料是否需要更新。

5. 檢視「將來也許/清單」:檢查一下有沒有之前想做無法做,但現在條件已滿足的事項。如果有的話,便可以將它移到專案清單中。

每周檢視簡單說,就是要收集與處理所有雜事、檢視系統、更新清單並理清思路,幫助自己掌握現狀。

好的,總算一切就緒,我們可以開始來討論執行了!

5. 執行

接下來就是最重要的執行了,畢竟規劃得再多,沒有行動就是徒然。這裡作者提出了執行時可以運用的三種抉擇模式,分別是:抉擇行動的4項限制條件、判別每日工作的3種類別、檢視工作的6種專注高度 。

這些模式可以幫助我們決定行動的優先順序。我認為前兩項屬於短期決定,而最後一項則是關乎長期價值抉擇。

〔一、抉擇行動的4項限制條件〕

可以順著以下4條件,判斷任務是否可以執行。

1. 情境:行動可能需要適當的情境才能動作。舉例來說,如果我在無塵室就勢必無法打這篇文章。

2. 可用時間 :時間限制應該很好理解。比方說,我如果加班到12點,回家就無法追Netflix美劇,要趕快洗洗睡。

3. 可用精力:有時候就算有時間,精力不足也會無法執行任務。假設今天開會被客戶痛罵一頓,下班可能就沒心情和力氣寫作。這時或許就可以改成去打打球,幹幹拐子發洩(誤)。

4. 優先順序:如果上述條件都評估完,接下來的判別標準就是任務的優先度了。以我來說,在情況允許的條件下,現在都會盡量以寫文章優先。

〔二、判別每日工作的3種類別〕

多數人工作時會專注在以下3種活動。

1. 執行預定義工作:執行之前安排的任務。

2. 處理突發事件:處裡臨時跑出來的不預期任務。

3. 界定工作:判斷要執行什麼任務。

需要注意的是,許多人會過度專注在處理突發事件上,而忽略了其他兩項,讓自己總是為他人而忙。

〔三、檢視工作的6種專注高度〕

最後,作者建議可以試著把視野提高,不再只專注於當下,而是要用不同的高度來鳥瞰,思索自己的行動是否必要。

地面層:現行行動

第1層:現行專案

第2層:專注及責任範圍

第3層:年度目標

第4層:願景

第5層:人生目的與原則

擺脫最底的行動或專案,用最高的願景和原則,更高維度得判斷行動是否值得執行。至於原則願景的設定,我覺得可以用《做自己的生命設計師》的羅盤法,並每年做一次真北確認。

【總結】

來複習一下GTD的5步驟吧。首先,要捕捉所有開放迴路,並收到收件匣中;接著,一一理清所有事物的面貌;然後,把理清後的事項放到整理系統中;爾後,定期回顧這套系統,決定執行項目,並時時保持更新;最後,利用三種模式來決定執行順序。

這是本紮紮實實的工具書。從理論解釋到實踐運行,作者可說是手把手得把這套搞定系統教給讀者。這篇文章只是個概要指引,強烈推薦大家將此書買來,跟著作者指引,自行走一遍,絕對會你的對時間管理系統建構有很大的幫助。

【後記:自己的實踐】

我自己也是在買下此書後,開始嘗試建構自己的GTD系統。以我的經驗,剛開始捕捉、理清與建立整理系統時,會花費最多的時間。而一切建構完成後,就會比較輕鬆,因為接下來只要跟著系統走,偶爾微調就可以了。

順便補充一下,當初我除了看《搞定》外,主要還有參考電腦玩物的文章,以Evernote為主軸建構屬於自己的GTD系統,也是我直到現在都還在使用的模式。這邊順便推一下電腦玩物的文章跟書籍,對時間管理有興趣的人絕對可以從中收穫很多!

作者介紹|MaxJames

半導體外商的小小螺絲釘,很吃芒果感的宅宅,遊走於廢青與社畜之間。喜歡閱讀,從書本探索外在,內化自己。希望能藉由書寫打開與世界交流的一扇窗。

本圖/文經授權轉載自方格子(原標題:《搞定》:總是時間不夠用?事情做不完?你需要GTD系統,5步驟搞定人生大小事!)

責任編輯/連珮妤

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