主管到底有多難當?職場專家諮詢了上萬位主管,道出了10個共同的煩惱

2020-11-12 16:06

? 人氣

誰適合讀這本書:

● 目前擔任主管或有志成為主管的人

● 想知道如何更好的輔佐自己的主管的人

這本書能幫助你什麼?

● 更有效的領導你的團隊

● 指引你跟部屬溝通的方法

● 留下團隊中好的人才

● 維持團隊良好的互動環境

《解開一萬個主管都煩惱的事》,作者淺井浩一的角色類似於「主管敎練」,協助一些有問題的部門或團隊改善,之所以他會擔任這樣的工作,要從他年輕時的經歷說起,他第一份工作是在Japan Tabaco 日本煙草,他原本的工作性質本來是不可能晉升為管理職的,但是因為很擅長溝通,所以被破格賞識調到總公司,38歲的時候就任職公司裡最年輕的營業所主管,後來還升任地區分公司主管,但是那間分公司在31個區裡排名第25,算是吊車尾的。在他的帶領下,竟然連續2年拿下第一名,由此可看出他的確對於領導很有一套。

【熱銷蔬菜箱補貨!】 嚴選5大類12種品項蔬菜產地直送到家

後來,他除了繼續在企業擔任主管職,也開始成為管理顧問,20年來曾經和他諮詢過的主管高達上萬人,他發現身為主管,大家的疑難問題其實差不多:

1. 對個性、能力跟表現不同的人,該如何對待才不失公平?以及如何幫助大家表現更好?

2. 團隊要怎麼一起合作達成團隊的目標?

3. 如何避免團隊士氣不好、關係不好,怎樣形塑好的文化與風氣?

本來主管的角色最大的壓力應該是達成公司設定的業績目標,但實際上主管們煩惱的事情卻通常是跟「如何與部屬溝通」有關。不外乎是「如何留住好的人才以及讓部屬維持好的工作心情」「讓團隊持續達標」以及「讓團隊齊心合作」,所以,他整理出50個在一萬多次諮詢裡常被問的問題以及他的建議,也就是這本書的內容。

主管在煩惱什麼?

我讀完這本書之後,覺得對於其中的一些問題也有同樣的疑問,或者就是我之前在擔任主管時覺得自己做得不夠好的地方,特別整理了以下幾個來分享:

1. 為什麼部屬有問題時不來跟自己商量?

如果部屬有問題但不願意找主管商量,原因不外乎以下幾點:

● 主管看起來很忙

● 感覺主管的反應冷淡

● 怕主管覺得自己無能、怕被罵

● 想嘗試自己解決看看

● 主管顯現得能力很強,讓部屬很緊繃,怕顯得自己太弱

之前有介紹過一本書《心理安全感的力量》中提到的,如果部屬覺得自己開口都會被罵,那就更會傾向於不要求助,但可能因此釀成更大的禍。因此,主管要先避免讓人有以上的感覺,設法表現出自己是一個「喜歡部屬找自己商量」的主管,先建立部屬的心理安全感。

2. 碰到部屬出言頂撞時

一般正常情況下部屬不會隨便去頂撞上司,通常可能是因為以下的狀況:

● 主管本身不遵守規定和紀律,差別待遇。

● 平常不關心部屬工作情況、以及是否需不需要幫忙。

● 管理不一致,有時候對規定睜一隻眼,但突然開始嚴格要求遵守。

● 不了解實際發生的前因後果就罵人。

所以主管要設法了解是不是因為自己的行為或是誤會,造成部屬頂撞自己的情況。

帶團隊的方式?

3. 帶領團隊時,如何在「尊重個人價值觀」的同時也做到「團隊成員能夠有一致的規範」?

現在似乎不管是Y世代、Z世代,每個人都很有自己的價值觀,難道公司在管理所有職員的時候,都是要大家遵守統一的規範嗎?

作者有一次到某家公司開會,發現他們打招呼的方式特別有精神,於是問擦身而過的年輕員工:「是不是因為公司要求要大聲向訪客打招呼的?」對方回答說:「不是,公司只有要求我們要好好打招呼,但打招呼的方式是由員工自己討論出來最適合大家的方式。」

「尊重個人價值觀」不等於是「放棄討論共通可接受的做法」,可以好好的跟部門同事一起溝通,在大家的意見中,統合出共同的價值觀,討論出一個有共識的做法。

4. 如何協助經驗不足的員工成長?

通常經驗不足的員工連「主動求援」可能都不會,因為他只是覺得事情很困難,但說不出來問題是什麼?或是不知道怎麼安排事情的優先順序,甚至自己很忙很累,但是不知道問題在哪裡,不知道如何提升自己的工作表現。

這時候主管最好可以跟部屬定期會談,主動詳細提問去找到部屬的問題所在,並詢問部屬自己可以提供什麼協助,指點他後,還要持續追蹤他改善的進度。

5. 團隊裡不願意互助,或是互助之後反而整體表現下滑怎麼辦?

作者認為這不是互助不好,而是因為「互助合作的品質不良」,因此主管要明確訂出哪些情況時機、事項之下要互助,以及讓主動助人的成員能因為助人的舉動被感謝與實質有激勵(例如納入考績),這樣才可以發揮正向的互助效果。

6. 把事情分配給部屬做,又擔心部屬覺得自己推卸工作,怎麼辦?

這也是老查擔任主管時常常有的心結,每次要派工作給部屬時,都會擔心部屬會不會覺得我都把工作推給他們?心裡常常會有個檻過不去。通常部屬會覺得主管推卸工作會是因為這些情況:

● 沒有先了解部屬目前工作的忙碌程度就交辦新的工作

● 只把部屬當成工具人,從來不說明跟解釋這些工作的意義跟目的。

● 工作不屬於對方的負責範圍,做了對他的考核沒有幫助,反而影響他的工作表現,多做多虧。

因此主管只要確保這些情況不要發生,只要妥善地分配工作,部屬的心態也會較能接受。

7. 主管本身一定要有很強的實作能力嗎?

有間跨國人力資源諮詢公司任仕達在2018年做的「理想主管與職場環境調查」結果,工作者心目中的理想主管的條件:第一名是「為人值得尊敬」53.7%,其次是「決策時當機立斷」45.1%, 「視野廣闊」35.3%,「優秀的實作能力」被排到第八,只有12.5%覺得重要。

所以這個調查告訴了我們,身為主管不一定要有很強的實作能力,反而是其他特質更重要。

8. 有些工作不免枯燥乏味,大家都不想做怎麼辦?

其實並不會有完全無意義的工作,老查之前在Yahoo!拍賣工作時,有段期間每天要花一個多小時整理數據報表,雖然很重複跟單調,但是因為我知道這對於了解與競品相比的現況以及市場發展有關,所以就願意持續做這項工作。
當主管在分配比較枯燥的工作時,記得要讓部屬了解那項工作的價值與意義外,事後也要表達對其表現的讚揚與感謝。

9. 部屬對主管不願意敞開心胸談真正的感覺,怎麼辦?

作者提到,如果同事不願意對自己敞開心胸,可以倒過來,身為主管的自己可以敞開心胸和部屬談自己的感想、在煩惱的事情,甚至詢問部屬的意見,慢慢的就會改變這種情況。

10. 每次開會時,部屬總是沈默以對,沒辦法給予意見回饋怎麼辦?

主管必須要給部屬足夠的時間思考,不能總是快問快答。如果有重要議題要討論,可以嘗試提早1~2週事前把會議的資料跟議程定好,讓部屬有時間討論、搜集資料,也可以先分成三五人一組討論再共同討論。

以上是老查覺得蠻認同的部分,書中有段話我覺得說得很好,人類的祖先,就是所謂的「智人」,與當時的尼安德塔人相較體型小了許多,敏捷度跟強度也都比不上尼安德塔人,但最後尼安德塔人滅亡了,為什麼呢?兩者的區別就是:智人懂得團隊合作,以及經驗傳承。智人知道自己的體型小力量差,所以他們懂的用團隊合作的方式、經驗傳承的方式去解決問題,所以身為主管、領導者,該想的不應該是「我」要怎麼變更厲害,而是「我的團隊」要怎麼進步,這就是這本書想要鼓勵大家的。

作者介紹|我是老查

數位轉型顧問、出租大叔、Youtuber、正在探索中年後職涯與人生的中年級實習生/ 你還可以在這裡找到老查— 我是老查 粉絲團 老查的YouTube 頻道

本文經授權轉載自方格子(原標題:《解答一萬個主管都煩惱的事》讓主管教練告訴你如何帶好團隊,贏得部屬信任)

責任編輯/連珮妤

關鍵字:
風傳媒歡迎各界分享發聲,來稿請寄至 opinion@storm.mg

本週最多人贊助文章