寫信開頭不要用Dear、不能回「恩恩」!百名網友列出職場工作者必知守則,句句超精闢

2020-11-02 17:18

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有許有人會認為,就是因為用Email溝通,沒有辦法讓對方知道自己的表情或情緒,所以才更應該用「!」來補充自己的熱情,可惜這個想法有時可能會聰明反被聰明誤。因為太多驚嘆號,容易會被對方認為寫信的人可能不正經,或覺得你可能生氣了等。另外「…」也不宜,畢竟工作時是用信件來與對方進行商業溝通,而不是用信件來展現「財哥體」。

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另外,還有這些也要注意:

1)「請設定好簽名檔,職稱電話等等的,第一次寫信給別人,請自己先介紹自己」

2)「不要每封 Email 回覆都要換標題」

3)「信件記得寫主旨 / 寫有意義能搜尋到的主旨」

4)「收到那種寄給全部門的信,回信時不要按回覆全部人」

5)「要用標點,不要以為用空格斷句就可以,還只空半格,閱讀起來很痛苦。一封信裡面,字體大小顏色都要統一」

電話篇

1、請記得留下對方大名、手機等基本資料

現代人習慣用Line或其他通訊軟體講電話,由於這些通訊軟體上都已載有對方的名字或資訊了,所以有時在用傳統電話時,反而會忘記請對方留下資料。

接電話應對有訣竅,打電話禮數也不可少!網友表示:「不管代主管還是同事接電話,或是接到業務電話,請記得留下對方大名、職稱與手機(盡量要到),不要一問三不知來電者何人,讓人不知道事情輕重及如何回應。」有網友特別提醒,尤其對方表示「他知道我是誰啦」的時候更要請對方留資料。

2、直接講他不在座位上就好

接下來要說的這則留言,不但得到200多個讚,甚至連李柏鋒也親自留言大喊:「精闢!!!!!」。這位網友說:「幫別人代接電話的時候,不要說他在廁所或他在幹嘛,直接講他不在座位上就好,沒人想知道你同事廁所上多久…。」看來這點,不管是新鮮人或老鳥,真的都得多注意才行。

溝通篇

1、不要回:「恩恩」

現代人習慣用Line或其他通訊軟體與朋友溝通,雖然很方便,但也間接導致自己偶爾會不小心把原本在Line上面與朋友溝通時,所使用的「通訊社交禮儀」帶到了正式職場。例如:恩恩、喔。

有網友表示,不要回:「恩恩」、「喔」,請用「好的」、「收到」代替。還有,跟主管說話千萬不要說「好喔」。

2、私下文字溝通一定要加「波浪」

有網友表示:「溝通一定要加波浪,才不會讓別人覺得太兇~~~~~~~~~~」,比起驚嘆號給人熱情或憤怒,兩種模棱兩可的感覺,「波浪」真的好用太多了!使用波浪符號能讓人感到親切感,算是在嚴肅的職場聊天中,增添趣味感的「調味劑」。不過加太多也是有反效果的,而且也要看人使用,像是有網友提到:「我通常看到波浪只會更火。」

另外,還有這些也要注意:

1)跟女性應對,就算覺得對方年紀比較大,也不要自動喊人家「姊」。

2)在吸煙室跟其他部門同事聊 30 分鐘,可以獲得大量資訊。

3)大多數名詞都可以找到相對應的英文,不要自己發明一個然後沒有人懂你在講什麼。

其實網友們還提供了許多很棒的建議,更多資訊可到李柏鋒的Facebook。最後的最後,拿獲得200多個讚的網友留言來提醒新鮮人,「桶裝水的瓶口貼紙是要撕掉的!」不然你的同事或上司,可能會因為喝到紙而嗆到。

責任編輯/焦家卉

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