寫信開頭不要用Dear、不能回「恩恩」!百名網友列出職場工作者必知守則,句句超精闢

2020-11-02 17:18

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許多剛從學校畢業/服完兵役的新鮮人,也許是因為年輕有幹勁,所以有時會沒先做好功課或準備,就直接一頭熱地找工作。最後往往在進入職場後,才發現,辦公室文化和學校大不相同!從回信、打電話,到開會、與上司溝通都是學校沒教的事,甚至還有許多是需要學習的「職場潛規則」,自己頓時成為了從溫室闖入戰場的小白兔。

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最近知名理財作家李柏鋒,在臉書動態上詢問大家:「你覺得職場新鮮人應該要知道的事情有什麼呢?」、「你覺得職場老前輩應該要知道的事情有什麼呢?」,並開放大家一同集思廣益,結果短短幾天就湧入了上百條的留言,網友們紛紛分享自己的職場經驗。現在馬上就帶大家來看看,網友的留言裡,有哪些是職場新鮮人一定要知道的守則,哪些是新手、老手都該知道的,看看能不能少走一些冤枉路!

信件篇

1、要知道CC

有網友提到:「要知道CC是什麼意思」。什麼是CC?所謂的CC,指的就是「副本寄送」,英文為carbon copy,主要功能是將訊息寄送給相關當事人,也許是上司,或其他相關部門的人,目的是要讓他們知道業務進度。

另外有網友補充:「如果在拜託人的時候,一定要用轉寄不能用CC,因為轉寄可以把整串討論留下來,包含附件檔案,然而CC只會留下該郵件內容(前面的內容會完全看不到)。因此用CC聯絡重要事情是非常失禮的事情,我就是這樣子炸過前輩,接到電話被罵到臭頭,這輩子大概再也不會忘記。」

2、寫信開頭請不要用 Dear!

有網友提到:「寫信開頭請不要用 Dear!」。Dear聽起來很親切啊!為何不能用呢?該串底下有網友表示:「Dear 在美國是要很熟的,或是大事不妙時才用的,hi 就好了。」、「用Hello比較安全,Hi次之。」

不過並不是說,與人用信件交談時,用Dear就完全不行,還是得看場合或地方使用才行。有網友補充:「在歐洲和英國學術,我確定是Dear開頭較佳,Hi 顯得失禮,覺得你哪位我跟你很熟嗎(德語也是Lieber或是Liebe開頭),所以我不太確定你說別用Dear是怎麼回事。通常是Dear Prof./ 或Dr.加全名。如果要比較親密,可以說Dear 名(if I may)。」

而在台灣,Dear也算是安全的寫法,不過對於熟人或是新一輩的職場用語,Hello、Hi比較常見,Dear反而會有些疏離感。

3、不要濫用驚歎號、點點點,要言簡意賅

網友建議:「1)不要濫用驚歎號、2)使用通訊軟體溝通工作事宜時,請言簡意賅,不要一大坨文字講話亂七八糟,也不要一件事分成幾十個訊息講。」、「建議也不要濫用點點點」。

有許有人會認為,就是因為用Email溝通,沒有辦法讓對方知道自己的表情或情緒,所以才更應該用「!」來補充自己的熱情,可惜這個想法有時可能會聰明反被聰明誤。因為太多驚嘆號,容易會被對方認為寫信的人可能不正經,或覺得你可能生氣了等。另外「…」也不宜,畢竟工作時是用信件來與對方進行商業溝通,而不是用信件來展現「財哥體」。

另外,還有這些也要注意:

1)「請設定好簽名檔,職稱電話等等的,第一次寫信給別人,請自己先介紹自己」

2)「不要每封 Email 回覆都要換標題」

3)「信件記得寫主旨 / 寫有意義能搜尋到的主旨」

4)「收到那種寄給全部門的信,回信時不要按回覆全部人」

5)「要用標點,不要以為用空格斷句就可以,還只空半格,閱讀起來很痛苦。一封信裡面,字體大小顏色都要統一」

電話篇

1、請記得留下對方大名、手機等基本資料

現代人習慣用Line或其他通訊軟體講電話,由於這些通訊軟體上都已載有對方的名字或資訊了,所以有時在用傳統電話時,反而會忘記請對方留下資料。

接電話應對有訣竅,打電話禮數也不可少!網友表示:「不管代主管還是同事接電話,或是接到業務電話,請記得留下對方大名、職稱與手機(盡量要到),不要一問三不知來電者何人,讓人不知道事情輕重及如何回應。」有網友特別提醒,尤其對方表示「他知道我是誰啦」的時候更要請對方留資料。

2、直接講他不在座位上就好

接下來要說的這則留言,不但得到200多個讚,甚至連李柏鋒也親自留言大喊:「精闢!!!!!」。這位網友說:「幫別人代接電話的時候,不要說他在廁所或他在幹嘛,直接講他不在座位上就好,沒人想知道你同事廁所上多久…。」看來這點,不管是新鮮人或老鳥,真的都得多注意才行。

溝通篇

1、不要回:「恩恩」

現代人習慣用Line或其他通訊軟體與朋友溝通,雖然很方便,但也間接導致自己偶爾會不小心把原本在Line上面與朋友溝通時,所使用的「通訊社交禮儀」帶到了正式職場。例如:恩恩、喔。

有網友表示,不要回:「恩恩」、「喔」,請用「好的」、「收到」代替。還有,跟主管說話千萬不要說「好喔」。

2、私下文字溝通一定要加「波浪」

有網友表示:「溝通一定要加波浪,才不會讓別人覺得太兇~~~~~~~~~~」,比起驚嘆號給人熱情或憤怒,兩種模棱兩可的感覺,「波浪」真的好用太多了!使用波浪符號能讓人感到親切感,算是在嚴肅的職場聊天中,增添趣味感的「調味劑」。不過加太多也是有反效果的,而且也要看人使用,像是有網友提到:「我通常看到波浪只會更火。」

另外,還有這些也要注意:

1)跟女性應對,就算覺得對方年紀比較大,也不要自動喊人家「姊」。

2)在吸煙室跟其他部門同事聊 30 分鐘,可以獲得大量資訊。

3)大多數名詞都可以找到相對應的英文,不要自己發明一個然後沒有人懂你在講什麼。

其實網友們還提供了許多很棒的建議,更多資訊可到李柏鋒的Facebook。最後的最後,拿獲得200多個讚的網友留言來提醒新鮮人,「桶裝水的瓶口貼紙是要撕掉的!」不然你的同事或上司,可能會因為喝到紙而嗆到。

責任編輯/焦家卉

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