時間管理》為何成功人士那麼忙,竟還有時間陪家人?關鍵在「時間管理」

2020-09-02 12:12

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每天晚上不到兩點絕不上床,早上手機鬧鈴總要響個三、四次才心甘情願起床,接著開始快快快,急著買早餐、送小孩、趕捷運公車,一定要準時刷卡上班。到了周末經常睡到傍晚才吃早餐,晚上迫不及待和好友相約拼宵夜場;已婚有小孩的,不是趕著回婆家、娘家,就是接送孩子上補習班、才藝課。

在時間上老天爺是公平的,每個人都有24小時,有些人可以有效率地安排,有些人總是不夠用、匆匆忙忙,差別就在「時間管理」。如果沒有做好時間管理,情緒、壓力接踵而來,下班前發現工作仍堆積如山,先生突然來電晚上要應酬,所以妳還要趕去接小孩。                                                           

前同事思敏結婚多年,育有一子,每次看到她總是神情緊張,主管因為她的工作效率低落,無法如期完成交辦事項,經常對她冷言酸語。有一天在電梯裡,突然聽到同事說她因為確診乳癌第二期,必須請長假做治療。事後了解才得知,思敏每天下班後必須趕回婆家吃晚飯,如果碰到加班,婆婆會生氣面有難色;先生在家完全不幫忙家務,長期精神壓力造成她免疫力下降,無法集中注意力,難怪在工作上她無法有好的表現。

另一個案例是好友學文,不僅事業有成,還擔任許多商會主席或理事,平常看他一派輕鬆,其實他每天要處理許多人事問題、商業決策,日理萬機。學文經常分享他的時間管理秘訣,他說:

「很久前,我就養成早起習慣,利用我老婆、小孩仍在睡夢中的晨間做運動、詳讀各部門報告、看新聞、聽音樂,早上我會喝杯咖啡,讓頭腦保持戰鬥狀態」

「最重要是列出今天工作行程,並即時傳給助理,做必要的交通、會議安排」

「我只專注在重要事項討論,其他執行就交給各專業經理人」

「一天就只有24小時,我當然要做一些具高價值,對我有利的事」

「我最喜歡利用空檔時間,閉上眼睛讓腦袋放空」

我問學文:「工作這麼忙,還義務幫忙商會事情,你假日有時間陪孩子、老婆 ?」

學文小聲地回答:「其實擔任外部組織重要幹部,除了強化公司形象,主要目地是提昇我自身價值」「我公私分明,相信公司看重我的價值,而不是我花了多少時間,不論平日或周末假日,我都會盡量陪伴家人。」

除了佩服這些成功人士的老謀深算,他們追求最大產值、創造最佳價值的理念方法,更值得我們學習仿效。我進一步追問學文有哪些技巧運用,可以提昇時間管理效能。以下他列出五大重點:

1.急迫性

企業以客為尊,對於客戶或商業伙伴所提出的問題、要求,必須即刻處理。另外,對於主管機關臨時來電、函文,要求負責人或權責經理人針對相關議題提出報告,這時法務、公關需要立即召集相關人員準備資料,並呈報高層主管簽核。

2.重要性

每天到公司後列出工作項目,並確認每件待辦事項的重要性,例如有截止日,會影響下一階段進度、明天上台的簡報,或是老板臨時交辦事項。

3.排定優先順序

根據急迫性、重要性,排列工作項目優先順序,盡量控制在 3~5項目讓自己保持專注。建議每個項目之間保留半小時空間,以免臨時會議或電話打亂你的進度。

4.專業分工

如果你是一位主管,就要善用每位部屬專才,不要攬著工作不放,更不要鑽研於細節。透過你的領導整合,讓團隊發揮專業分工、相互合作的精神,才能創造最大產值。

5.效率、產出為王

不論是基層員工或中高階主管,都應該思考我每天上班八小時,到底有多少時間在瞎忙,是否花太多時間八卦,或整天忙於瑣碎雜務,導致專案延宕,無法如期達成目標。在高度競爭環境下,許多企業主、老板看重的是實際產出,如果無法如期達成任務,無法產出預期的業績,你很快就會被淘汰。

善用工具

同時,學文也提到幾個時間管理工具,可以視覺化目標,幫助你達到較高效能。

1.四象限管理 (To Do List )

根據急迫性和重要性,將你的工作項目分為四大類:

(1) 馬上做:花10%時間處理最急迫、最重要事項,例如今天截止或明天要交的報告

(2) 規劃性:花40%時間處理急迫性高事項,例如已排定會議、回應緊急電話和email

(3) 交辦事項:花40%時間處理重要性高事項,例如新任務開展、下周報告準備

(4) 少做:花10%時間處理最不急迫、最不重要事項,例如滑手機、八卦

2.Follow-up List

列出上周未完成事項,追蹤並標註你需要的協助、預期完成日。這是一個提醒性質工作表,許多人經常只顧著新任務開展,卻忘記追蹤進度。

3.蕃茄工作法

將工作項目以25~30分鐘為一單位,每個單位間安排5~10分鐘空檔。這種方式適合需要在短期間能夠專注,並且有產出的工作人員,例如業務員利用上午2小時整理客戶資料,下午外出進行拜訪。

4.Get Things Done

透過資料收集、整理、組織分類,再根據過往處理經驗給予回饋,最後列出今日工作優先順序。這種方法適合行政或客服人員,透過系統化輔助,可以專注在服務品質,整體效率也會提升。

做好時間管理,提升工作效率,讓你可以輕鬆過日子

工作項目一個接一個,家事永遠做不完,婆媳之間紛擾不斷……如果我們沒有做好時間管理,不敢採取行動改善生活品質,就會情緒化、壓力上身,有些人會開始失眠,有些人會開始焦慮進而影響工作品質。

如果前同事思敏能夠勇於爭取,即時讓先生了解家庭生活必須透過分工合作,才能圓滿地維持;同時技巧性和婆婆溝通,趕回家吃飯已造成身體不可承受的負擔,也影響工作前途,我相信她可以適時地紓解壓力。

運用好方法,善用工具,做好時間管理,你會發現突然之間多出好多時間!

責任編輯/林安儒

 

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