厭倦了沉悶的辦公室生活?不妨考慮成為遠距工作者!遠距團隊主管揭7大工作必備技巧

2020-07-11 07:00

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遠距工作,是有「雇傭關係」的正式組織,成員依然受到企業規範管理。(圖/unsplash)

遠距工作,是有「雇傭關係」的正式組織,成員依然受到企業規範管理。(圖/unsplash)

當被問到台灣誰最瞭解遠距工作的各種細節?我的答案一定是 Slasify — Official 的 Carlos。他的團隊不僅身體力行遠距工作,更協助媒合台灣、中國、新加坡、歐美等國家的企業和遠距工作者,從稅務、法令、人事行政等工作無一不與。在聽完 Carlos 的分享後,趕緊寫下遠距工作的要點。

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遠距工作者的一天,長這樣…..嗎?

08:00 ~ 09:00。你在捷運公車上通勤,遠距工作者正享受美好的早晨。

10:00 ~ 11:00。你在辦公室敲著鍵盤,遠距工作者倚著景色寫代碼。

15:00 ~ 16:00。你在會議室沉悶聽講,遠距工作者開視訊與全球交流。

遠距工作的三個迷思

遠距工作最常被人所誤解的三個迷思,這次的活動分享中也獲得解答。

1. 外包、自由接案者與遠距工作者的關係

至今在台灣,仍有許多主管聽到遠距工作時,第一個想到的還是外包與自由接案者,事實上期中並非必然的關係。

外包,通常是以 「承攬關係 」連結的甲乙兩方;遠距工作,是有「雇傭關係」的正式組織,成員依然受到企業規範管理。

最直接的例子:你通常不會管外包公司怎麼完成專案工作,交的出結果就好。但是遠距工作還是一個團隊進行工作,只是彼此並不在同一個地理區域完成工作。

事實上很多的自由接案者,是受到地理區域限制的,例如專業攝影師必須要到現場完成拍攝。

2. 遠距工作就是找耐操便宜?

早期遠距工作確實尋找耐操、便宜、好用的外籍人士工作,尤其在歐洲國家更是盛行 (東西歐國家的薪資水平落差大)。

然而,現在尋找遠距工作者的企業需要的是 「值得的勞動力 」,也就是除了成本效益之外,專業技術、市場拓展、靈活運用人力成為企業更注重的原因。尤其現在大多數的台灣遠距工作者,多為軟體程式工程師和設計師職缺,正是應證專業技術的取向。

值得注意的是,越來越多歐美企業在測試亞洲市場水溫時,也會選擇先以遠距工作的方式部署。如此作法可避免投入大量人力成本試錯,人力運用非常靈活且較不需考慮工作簽證問題。例如 Snapchat 就在台灣有一位協助翻譯工作的遠距工作者。

推薦可以找到遠距工作者的平台:Slasify、Yourator、CakeResume、Meet.jobs。

3. 不用受到約束和管理

這句話不算完全說錯,至少來自企業主管的約束是少了。但是取而代之的是,對自己更嚴格的自律與要求。

遠距工作者普遍對於工作和生活的界線試容許模糊的,但這並不表示不用受到約束和管理,別忘了遠距工作依然是工作。

遠距工作實戰技巧

此部分的內容有點多,我將七個列點拆成 3 大篇說明。

1~3,時間、目標、會議管理

1. 上班時間不重要,大家都在才是重點

根據研究,一天工作 8 小時中只有 4.5 小時是在認真工作,如何妥善利用有效率的時間,成為工作管理者最重視的事情,遠距工作尤其如此。

可是面對【跨時區】的工作團隊該怎麼辦呢?Carlos 建議,至少要約一個大家都在的時間,知道在這個時間可以找到彼此。一定要非常小心,如果太久不聯繫的話,成員容易放棄溝通,變成自己做自己的。

小技巧:如果遠距工作有急件要趕時 (不建議經常使用),可以共同開一個 Skype 視訊會議,開著然後大家工作。雖然大部分時間是安靜加上鍵盤聲,但有需要提問時,可以快速進入討論。

2. 別管人,管目標

這個道理很多人都懂,但是要怎麼做呢?Carlos 建議不要把目標設定太大,否則流於佈道大會,盡量把目標具體化、精確化、微小化,如此降低遠距團隊的不安定感,也確保一直走到正確的目標道路上。

3. 不要亂開會,但要固定開會

隨便抓人進來開會是非常要命的!你需要的是有效的會議。以過去在 JANDI 工作的經驗來說,每天一個 15 分鐘的快速會議,目標在於將各位的資訊一致。如果有深入的問題不需要當下解決,而是另外約必要的人進行討論即可。

小技巧:會議類型至少可分成更新資訊、制定決策、創意發想,每次開會先確定會議類型,盡量不要一個會議達到多的目標。

4~5,溝通與訊息

4. 文字訊息很難,看到對方解決很多事情

肢體語言、語調表情,這些人們賴以溝通的方式,在遠距工作中都被犧牲了,當聽到許多團隊認為遠距工作溝通很難時,不約而同提到文字訊息難以掌握。我們建議如何能用視訊會議,盡量不用電話;能用電話,盡量不用純文字訊息。

小技巧: 文字訊息要秉持兩個原則:1) 多用描述語句,少用評價語句。2) 思慮周延一些,正反兩面都提。

5. 慎選工具,選擇適合比主流重要

溝通既然是遠距工作的首要任務,那麼一般私人通訊軟體可能不是最好的選項,目前市面上比較常使用的 Slack、JANDI、Google Hangout、Trello、Airtable 都是好的工具選擇。

6~7,文化與資安

6. 不懂對方文化,至少做到尊重

進入到遠距團隊,難免會遇到外籍同事,語言和國情文化差異是不可避免的。我們發現一般台灣工作者會擔心自己的語言能力,但對於不同國情文化反而缺少關注。

例如東南亞許多國家都有穆斯林員工,經常遇到某些員工自以為的幽默 (例如豬肉、禮拜、酒等禁忌),會傷害到對方的信仰。尤其想去新加坡或是國際化城市工作的求職者,千萬不要隨意碰觸對方種族、宗教和政治話題。

7. 雲端資安觀念強化

許多公司對於遠距工作卻步的原因,在於擔心公司內部機密資訊外洩,身為遠距工作者,需要有足夠成熟的職場道德和資安防護。特別是所有的資訊透過網路和雲端流動,基本 2FA、VPN 都是需要的。

為什麼你需要認真考慮遠距工作?

疫情肆虐衍伸出的遠距工作、遠距教學,確實在 2020 年初蔚為一股風潮。但是除了現實因素之外,遠距工作確實是企業主管值得考慮。

根據研究*,遠距工作可以降低人員流動率降低 25%,新世代人才獲取的機率提升 33%。

就人才流動和培養來說,遠距工作都是值得一試的工作方式。只要做好上述七點實戰技巧,相信你也可以體驗未來工作模式。

*資料來源:The State of Remote Work Report

本文經授權轉載自曹凱閔 (原標題:遠距工作的好與壞 — 作為遠距團隊主管的心得)

責任編輯/林安儒

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