詔書先在北京中央隆重頒布，除了鈐有皇帝寶印的寶詔（正本）之外，禮部會再製作若干謄黃（複本）。齎詔官會攜帶一份寶詔及若干謄黃，前往指定地點宣讀，隨後再將寶詔帶回中央。
各地接獲寶詔或謄黃之後，要將詔書頒到日期以題本報部察核，如有需要也會再複製若干謄黃下傳到轄區各地。因應路程遠近不同，康熙四十二年 ( 1703 ) 時曾明確訂定齎詔官赴各地頒詔往返的時限，例如從京師到河南、山西一帶往返限 30 天。
當詔書送達地方時，並不是靜態的展示，而是要透過宣詔官大聲朗讀詔書內容，即使是不識字的人民也能聽聞皇帝的指令。
雖然現今尚不清楚宣詔官的選拔條件，是否需要高顏值、或經過特別訓練，但應當是說話清楚、聲音宏亮好聽者，因為當時沒有麥克風，宣詔可不是件容易的事。由於清朝國土實在幅員遼闊，雖然光緒時有電報，但在這之前只能透過實體文書傳輸，從京師到桂林來回就要 105 天，政治難免出現不同步的問題。例如地方收到皇帝遺詔後，要上奏表示自己什麼時候收到遺詔、開始守喪，各地的喪儀制度會有所不同。
現今政府人員出差各地要帶著護照或相關文件證明身分，而在清朝時齎詔官到各地傳送詔書也要帶著「勘合」這個官方文書，證明自己是政府官員。因為各驛站恐怕不知道齎詔官長什麼模樣，就需要以勘合為準。而齎詔官往返各地不可能帶那麼多行囊，因此各驛站要以勘合所記載的數量，提供應付的口糧、跟役和馬匹，幫助齎詔官順利完成傳送詔書的任務。
道光十五年 ( 1835 ) 廢除齎詔官的委派，詔書改由透過各驛站傳送，但仍然需要一個官方的文件證明來傳遞詔書，這時就改用遞送一般公文所用的「兵部火票」。在兵部火票的右上方，有漢文寫著「馬上飛遞」，而右下方也有滿文寫著「馬上飛遞」，看到這四個字就知道要趕快跳上馬兒把官方的文書送往目的地。
柯 P 一日雙塔約騎 520 公里，騎完感想是：「實在太痛苦，下一次絕對不會再幹這種事。」而清朝一般詔書為日行三百里，最緊急的情況會明載「日行六百里加緊」，一里約 500 多公尺，等於一天要騎馬顛簸飛奔大約 300 公里，體能消耗與屁股疼痛程度難以想像。
馬有失蹄，人有失足，歷史上曾發生過公文書丟包的事件。乾隆四十二年 ( 1777 )，管理吏部的大學士舒赫德向皇帝上題本報告，在兵部火票明載「日行六百里加緊」傳送的公文書，竟然送到遺失了！到了驛站只有看到兵部火票，卻沒看到背包裡面的公文，舒赫德認為發生這種事情要來治罪，革職該地漫不經心的知縣。如果容易忘東忘西的人回到清朝，千萬別去驛站找工作，小心飯沒吃到還惹禍上身。
