編按：從上次的文章中，我們可以從Zappos執行長謝家華的分享中了解他如何安排時間以提升工作效率，這次則要看看，他如何用組織管理讓工作效率最大化。
今天要談組織管理方式如何調整，才能極大化工作效率，更顯著降低電子郵件和會議帶來的時間浪費。
不只個人，如何提升整個團隊生產力呢？
很多人會把公司透明化掛在嘴上，但真正實踐的人並不多。一個公司的透明度為什麼重要呢？當所有層級的成員都明白正在進行的工作、明確的策略方向，除了減少流言蜚語外，對整體士氣也是加分的效果。
想要透明化，就要良好的溝通；諷刺的是，透明化不夠的公司有另一個大缺點：就是更多的溝通成本和時間成本。意思就是，既然溝通遲早都要做，只是你可以早點做提升士氣，或是晚點做同時增加猜忌和成本浪費。
一般來說，企業內部溝通不外乎電子郵件和會議，謝家華也不例外。從他的行事曆來看，謝家華每週花費 24% 的時間在與人會議上 （巧合的是，剛好落在管理大師彼得．杜拉克建議最多花 25% 在會議的時間內）。當然，謝家華的 24% 並不包含電話會議，以及會議前的準備等。
以下圖表讓我們看看，謝家驊如何安排時間？在一天的工作時間中，35% 在電子郵件、24% 在與人會議，剩下 41% 運用在其他任務上。
可是，為了要做到透明化，難道，一定要花這麼多時間寫郵件、開會議嗎？有沒有更好的方式，或減少會議的時間呢？接下來，我們先談Zappos的管理方式：無領導管理方式（Holacracy）
Zappos 獨特管理方式：無領導管理方式（Holacracy）
2014 年底，謝家華推出一樣頗具爭議的計畫：無領導管理方式（Holacracy）。身為Zappos的員工，你有兩個選擇，一是接受，二是離開。什麼是 Holacracy ？為什麼Zappos如此重視呢？
簡單說，無領導管理方式（Holacracy）取消傳統職位和頭銜，同時賦權給所有權員工。結果是：員工不需要對主管彙報 （因為沒有主管），而是在所屬的專案小組內和所有人討論。
你或許有一個疑問，那麼誰來做決定呢？答案是：每個人都可以在其專業上做出某些決定，完全取決於任務、專案的性質，相信專家的看法而非傳統的主管。透明化，只是在 Holacracy 底下的副產品，自然而然就會發生。
台灣企業奇特現象：一面高喊創新、一面堅守舊體制
過去當市場變化不明顯、競爭不太激烈的時候，依賴少數關鍵主管的傳統管理模式有一定的優勢；但變化一旦加快，甚至無法預測時，企業終於驚覺發現組織內創新不足，可惜為時已晚。比較奇特的是，這些企業一面大張旗鼓說創新，一邊在內部堅持維護舊體制，或許真的只有奇蹟出現才可能「轉型成功」，而Zappos在相對早期就開始嘗試推行。
每一個轉型階段都不可能一蹴可幾，不可能過一個晚上就搞定（就連Zappos也是花了好幾年才慢慢推到全公司），只能一步一步完成。
公司透明度是否有助提升效率？
還記得一開始所說的嗎？想做到公司透明化、降低內部溝通成本，利用電子郵件和會議是謝家華的方式。而Zappos的無領導管理方式（Holacracy），無意中也省下不少郵件和會議。
以下的圖表，針對Zappos在實行無領導管理方式之前與之後的差異。從這裡，我們得到一個結論：公司的透明度與提升效率呈現正相關。
比較 2014年 （改變前）與 2015 （改變後），很明顯發現：謝家華在電子郵件上所花費的時間減少 54%！甚至在工作時數上也減少了 15%。儘管無領導管理方式（Holacracy）是最主要的改變，但並非完全是管理方式的功勞，別忘了還有個人與團隊效率的提升。
Zappos的故事告訴我們：透明化是一個方式，與成員們建立互信和分享資訊，特別是需要大量腦力激盪、常和外部合作夥伴搭配的公司更是如此。如果你想讓整個團隊、部門、公司的成員都理解主管決策，最好的方式絕對不是忽略他們，而是給予他們足夠的權利參與。
透明度的作法還有哪些？
推特（Twitter）的執行長 Jack Dorsey 在公司裡推行「有責任的透明化」（responsible transparency）。雖然沒有辦法所有人擠進會議室，但是要盡可能保證讓所有人知曉會議的討論內容。Zappos不太一樣，謝家華追求的是「完全的透明化」（radical transparency）。只要在法律允許的範圍內，所有事情都被要求公開透明。
我們比較了透明化組織和傳統企業的差別。透明化讓各個階層成員，在同樣的數據、背景資訊下，得到更好的工作績效和決策。相對於傳統企業，時常會陷入不必要的爭執當中，無法專注聚焦在工作上。比方說：為什麼沒有邀請我參與那場會議？等等複雜人際關係當中。
Dorsey 補充說明：當公司成員都知道可以獲得足夠的資訊時，自然而然也減少不必要的討論。除了Zappos從管理方式做改變外，以下推薦幾項工具、服務或者其他公司的實際作法，協助你往更透明、更有效率的公司前進。
- 工具：Slack、 JANDI 等企業通訊可同時達到透明化和效率。這類服務可以將企業內訊息儲存在具資安保護的空間裡，確保每位新成員加入群組後，可以追溯以往的歷史訊息。既無需重新解釋，新成員也可以從字裡行間了解團隊運作方式，很快就能加入團隊。
- 其他公司作法：Buffer 不只是一家科技公司，更是把「公開透明」做到極致的公司。舉凡股權結構、每個人的薪資、公司收入等被認為很敏感的訊息，通通公開在官方網站上，有興趣的話可以點擊前往參考。
當然，你或許也聽過利用分享 Google 日曆達到透明度等作法。在這段結束之前，我想強調不是所有透明化方式都適合所有公司或組織，但每個領導者必須現在開始接受一個觀念：抱持公開透明的思維，絕對有助於公司士氣和效率。你擔心公開訊息會不會產生負面影響，但最大的障礙通常是不敢嘗試。
最後，我們為什麼分享這些資訊給你
這世界有很多無法掌握的事情，相對來說，公司營運是比較容易調整的（如果拿全球政經情勢、環境變遷比較，一間公司的營運其實不複雜）。透過即時回應、透明化作法，建立與成員的互信，是最簡單、成本最低的作法。
相信我！公司的所有人都會感謝你所做的一切。而下一個比Zappos更成功的企業，或許就是你。
資料來源：文章編譯自 What I learned from studying Zappos CEO Tony Hsieh’s schedule for a year
本圖／文經授權轉載自JANDI，原標題：第一手觀察！從 Zappos 執行長謝家華的行事曆學到的事 (下)
責任編輯／郭丹穎
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