隨著線上視訊會議、網路工具、通訊協作軟體（Collaborative software）的普及，越來越多企業讓員工有彈性地選擇工作地點，屏除要求員工一定要進辦公室打卡的陳舊管理模式。
美國市調公司 Forrester Research 一份研究顯示，從2009~2016年之間，美國員工選擇遠距辦公／居家就業（ telecommuting ）的數字，從 3,400 萬成長到 6,300 萬。意味現今美國總勞動力人口，有 43%擁有彈性工作地點選擇。
網頁設計 Automattic 、線上管理平台 GitHub 、火狐 Mozilla Firefox 等公司，近幾年提供員工不必進辦公室工作的福利，直接透過遠距溝通、協調完成工作。但一定有人會質疑遠距離合作，勢必對組織運作造成潛在風險，例如緊急狀況無法即時聯絡到負責員工、或是需要更多人力成本掌握整體的工作進度。
對此，如何管理遠距團隊，掌握部屬的工作進度，對領導者、主管而言是新世代工作模式需要學習的管理技巧，現在開始嘗試以下作法吧！
遠距管理5要訣
1.建立一套遠距溝通準則
為了確保團隊的工作進度與向心力，每天或是隔一段時間的遠距開會，管理者必須制定好一套標準。「遠距團隊成員在工作的溝通過程，因時間、位置的先天限制，導致溝通上的誤會無可避免」共同寫作平台 Editorially 執行長 Mandy Brown 具體指出遠距工作的最大敵人：語意誤解，導致溝通誤會。
為了解決此問題， Brown 建議遠距組織記錄每次會議的討論內容，文字、語音檔案完整保留下來，日後有爭論或要再次回顧時，皆有紀錄可以查詢。溝通是有效管理遠距團隊的關鍵，設定每次溝通目的、標準，才能提高溝通效率。
2.選擇最適合的溝通協作工具
視訊會議，被認為是遠距團隊最有效率的開會方法，這讓所有成員當下就專注做一件事。除了視訊會議，越來越多公司選擇適合團隊操作的通訊軟體，把工作與私人生活明確區分，讓訊息不會公私混雜在一起。
除了管理， 針對業務開發部份，越來越多商機、潛在消費者是透過社群媒體管道而來。對此，開始有通訊軟體提供串聯 Facebook Lead Ads （名單型廣告）的服務。當粉絲在社群媒體上點擊估價單、電子報、產品樣品、試乘服務等表單時，各種潛在客戶的聯絡資料就能即時透過通訊軟體通知。
如此一來，即使人不在辦公室內，也能針對有需求的客戶主動出擊，無形中提升業務成交機率，同時也能馬上回報業務狀況給團隊知道。通訊工具讓市場開發變得簡單又聰明！
3.追蹤團隊進度善用通訊軟體
有時候一項專案由多個團隊共同合作而成，管理者如何從遠距掌握整體流程，將是一大考驗。假如專案經理沒有妥善管理開發團隊，過一陣子領導者將發現，產品開發團隊產出的成果與公司整體策略，兩者背道而馳。或是更糟情況，不同團隊在做相同的事，人力、時間成本因管理不善而大幅浪費。
如何解決？首先，任務拆散給不同團隊時，必須確保統領各團隊的人是高效率的溝通高手。接著，定期掌握工作進度，同時研擬進度延宕的替代方案。最後，善用通訊軟體，有些通訊協作工具提供群組分層功能，一個專案成立一個參與成員的群組，再依據分工狀況，從大群組內細分子群組，一來資料分享更便利，二來也不會因過多群組導致溝通雜亂無章。
4.無形中培養團隊成員負責態度
究竟組織要不要針對員工的工作成果制訂 KPI ，傳統大企業或新創公司往往有不同觀點。然而，目前臺灣遠距工作模式尚未普遍，多數老闆、主管會質疑員工因不在辦公室，工作態度、成績上可能大打折扣。
對此，針個別員工擬定工作目標與期待，就顯得更為重要。如何在緊迫盯人或全然放手之間找到平衡，便是管理者與員工之間的協調及默契。不妨在執行遠端工作前，先擬定試用期，並透過數據追蹤，例如搭配虛擬私有網路（VPN）使用紀錄跟具體工作成效，考核個別成員的遠距效率。讓遠距工作文化逐漸在組織及個別工作者中搭起橋樑，無形中也在培養成員的自我負責態度。
5.聰明挑選遠距工作夥伴
遠距工作的最大吸引力就是「自由」，所以主管在招募新人時，針對成員的自律、自動自發特質要更詳細評估。Foxwordy創辦人兼執行長 Monica Zent 指出，從她過去遠距管理的經驗發現，最大挑戰來自微小的「態度」會深刻影響團隊及個人成效。
當管理問題逐漸浮現，上位者勢必即時處理，甚至終止合作，不過這也讓管理者學習如何有效經營遠距組織，尤其在考核、溝通、拿捏公私事務層面，都需要投入更多心力。
對自律性高的員工來說，工作自由、不用承受過度管理的吸引力，更勝辦公室提供 Buffet ；但對主管階層而言，管理手法的拿捏及溝通方式的彈性，將是影響組織效率的重要技巧！
本文經授權轉載自JANDI，原標題：不進辦公室如何掌握工作進度？5個值得一學的 遠距管理 技巧
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