別怕多付點錢給更有能力的人。能力愈不足的人，你就得成天花更多的時間和專注力來訓練他、與他磨合；這是一筆不容小覷的成本。基於這個原因，我建議如果你負擔得起，不妨多付點錢聘請更有能力的人。
在我盡可能消除並刪減自己的任務後（包括：指導別人和企業提高生產力、收發電子郵件、參加會議、關注社交媒體，以及接受演講邀約），我得以騰出大量時間和專注力投入更重要的事情上。然而，一如往常地，我還是感到不滿足。
我仍舊有一些討厭的低回報任務需要執行，而且看來似乎擺脫不了。包括：
管理我的行事曆。
安排多方的電話會議。
上傳部落格文章和電子報。
為旅行規劃並做功課。
進行網站維護。
上述任務都得花上我大量的時間和專注力，但我認為這些時間應該拿來用在更重要、更有意義的任務上面。
所幸，由於我們透過低影響力任務所產生的價值有限，它們往往也就不一定非要由我們親自處理。因此，將這些任務委派給其他人來做，最適合不過了；而這正是你處理低回報任務的第三個（也是最後一個）方法。
委派任務的確不是每個人都有辦法做到，但它其實比你想像得更容易。
你的時間值多少錢？
計算你的時間對你有多少價值，是一項極具啟發性的計算。（我指的不是籠統的價值，而是精確用金錢衡量出來的數字。）
過去幾年來，每隔一陣子當我的生活型態改變時，我總會做這樣的計算。這需要花一點心思計算，但過程很簡單。這時候我會自問：我願意支付多少錢買回自己一小時的人生？
當我還是學生、幾乎沒賺什麼錢時，我願意支付的金額很小。由於我幾乎沒有錢買回自己的時間，我也就沒有財務的自由聘請別人為我做事情。當時，我發現自己的時間大約值每小時125元。因為這個原因，我只能自己報稅；而且我願意以最低工資工作，因為我的時間價值跟最低工資差不多。後來到了我一年生產力計畫剛開始時，我則願意支付大約每小時250元買回自己一小時的人生。
然而，到我的計畫結束時，我的時間價值大幅提高：約莫每小時1,250元。那時我已經創立了一間小公司，開始賺進穩定的收入，並且認真考慮成立一個團隊，好將我那些最低影響力的任務委派出去。
此外，你也可以依據自己重視時間的程度，將家中事務委派他人處理。像是修剪草坪、鏟雪，或是打掃房子等任務，都很容易委託別人幫忙做，並且為你買回時間（或只需教導你的孩子做這些事情）。
誠如本書裡大多數的策略一樣，買回時間並不代表你就可以少做一點，而是讓你能夠更聰明工作、做更多你覺得有意義的事情。
我發現，我的時間價值總是圍繞在以下四件事情：
我賺多少錢。
我的時間對我而言有多重要。
金錢對我而言有多重要。
我力不從心的感覺有多強烈。
我認為，如果你目前有意聘請一位助理、虛擬助理（遠距替你工作的兼職助理）、實習生，或是一個團隊，首先你有必要計算出你的時間價值。完成計算之後，你或許會發現並不那麼重視自己的時間，那麼你就應該親自處理低影響力任務。又或者你覺得交由別人做低回報任務，可以為你創造價值，那就將低影響力任務委任出去。無論你目前處於哪種情況，你都應該費點心思計算你的時間價值。
如果你已經完成計算，並發現委請他人做事超出你的預算，不妨直接跳到本章最後一節「你字典裡最具生產力的一個字」；別擔心，你並不會錯過什麼。之後，當你的生產力大到需要聘請人幫忙時，你還是可以重回本章閱讀下面三個小節的。
我的第一位助理
在一年計畫接近尾聲時，我聘請了一位虛擬助理當作實驗。表面上看來，這個實驗非常完美：將我剩下的低影響力任務委任出去，我就可以一石數鳥。
同一時間內，我就可以：
藉由委派他人而擺脫掉剩下的低回報任務，並且，
騰出寶貴的時間和專注力給更重要的事情。
並非每個人都有能力聘請助理。不過，當我看了虛擬助理的價格後，我開始變得非常興奮。我可以任意挑選我中意的人選，並且將我的低影響力任務（連同一週當中臨時出現的低影響力任務）交由他處理。我當時願意支付助理的時薪大約是125到250元，遠低於我給自己估算的時間價值1,250元。當然，有些人索價更高，但我完全不會予以考慮。
不過，我的第一位虛擬助理實在很糟糕。
我無意拿她當代罪羔羊來掩飾自己的不對，畢竟我在雇用她之前並沒有做足功課。不只是因為她人在印度（不同時區對於溝通會有些困難），還有她人也很不可靠，永遠學不會新的任務；而且我有足夠理由相信，她說的英語大多是靠「Google翻譯」出來的。再說，我給她的任務大部分都是數位的，所以即使跨時區也不成多大的問題。但因為她的英文不好，就連最小的任務都得花上我好長的時間教她；換成我自己來做的話，搞不好可以省下更多的時間和專注力。
我的第二位助理
值得慶幸的是，歷經數月換過幾個虛擬助理之後，我遇到了路易絲。
當我在TED Talk平台談論我的生產力計畫後，遠在丹麥的虛擬助理路易絲．約根森（Luise Jørgensen）偶然聽到我的演說，並在她的部落格上發表相關的文章。當我偶然發現她所寫的東西時，我沒多想就直接問她是否有空幫忙。從某種意義來說，她的部落格文章開闢出一條「期望路線」，直接把她帶進我的計畫裡。
我很快就發現，路易絲在各方面都與我其他低薪的虛擬助理截然不同。她超級聰明，幾乎每件事都能很快學會；而且，無論是我交付她的任務還是生產力相關的事物，她都經驗十足。如今，她仍為我工作，而此時的她正在泰國念書。
剛開始，我只請路易絲幫忙電話聯繫，以及上傳部落格文章和電子報。但沒多久，我就開始把其他的低回報任務也交付給她，像是管理我的行事曆、預約會面、規劃旅行並做功課，甚至網站維護（或是請她聘雇維護網站的承包商並管理他們）。
我支付她每小時625元的薪水，遠高於我的第一位助理，但她非常值得。有她幫忙之後，我感覺超棒的：晚上，我把忙完一整天的計畫交付給她，在我睡覺的時候她繼續工作，到了第二天早上，我再接著做。約莫過了一個月左右，我愈來愈信任路易絲，並且交付她更多的低回報任務。就這樣，我待辦事項清單上的項目愈變愈少，進而讓我能夠騰出更多時間和專注力給更重要且更好的事情。
在她身上，我終於找到符合我心中聘請助理能帶來的好處（這是第一位助理沒能給我的）。聘雇虛擬助理的好處是什麼呢？以下我原話轉述路易絲的觀點：
「聘雇虛擬助理能讓你騰出時間，這樣你就可以專心投入你公司的核心活動，進而繼續拓展公司業務。一間公司成長得愈快，其待辦清單上的任務就愈多；因此，將一些耗時的任務交由虛擬助理處理，對公司的幫助很大。」
請了虛擬助理後，我發現自己有更多的時間寫作、做研究、看更多的書，並且採訪有趣的人─這些全是我最高回報且最有意義的任務。此外，我也開始有更多的專注力深入思考我的最高回報任務，進而做得更好。
至於每個人都適合聘請虛擬助理嗎？你要找什麼樣的幫助呢？路易絲再次給出一些明智的建議：
首先，你得知道自己要找哪方面的幫助。你主要是希望有人幫忙處理你的行政工作呢？還是你需要有人幫你處理好聯繫工作，例如處理客戶或同事之間的通訊往來呢？一旦你了解哪些任務需要幫忙，你就能找到具備相關能力的人。我還認為，如果你能找到一個跟自己合得來的人（這就是為什麼我總要先跟潛在客戶談過，看我們的工作風格是否雷同再決定），工作成效會變得更高，合作起來更輕鬆愉快。從長遠來看，大家都能更開心。
不該犯的錯誤
雖然這一路上我自己也白走不少冤枉路，但我還是學到一些重要的教訓值得分享。在你決定雇用助理、虛擬助理、實習生，或是一個團隊之前，應該特別留意幾件事：
別怕多付點錢給更有能力的人。能力愈不足的人，你就得成天花更多的時間和專注力來訓練他、與他磨合；這是一筆不容小覷的成本。基於這個原因，我建議如果你負擔得起，不妨多付點錢聘請更有能力的人。像是聘請一名好的虛擬助理，你大概需要支付375到750元的時薪。
聘請不同時區的人往往是件不錯的事情。根據你的工作性質以及打算委派的任務類型，雇用不同時區的人實際上對你的工作或多或少有幫助。比如說，我會請路易絲上傳許多部落格文章和電子報；由於她人在海外，所以我可以在晚上完成後，交給她處理一整夜，隔天早上第一時間回傳給我審稿就行了。如果你聘請的人跟你位於不同時區，你首先得確保此人有足夠的能力；如此一來，你才能放心全部交給他處理。
一定要查看推薦評語。好的虛擬助理通常會有合作愉快的雇主樂於推薦。你不妨花點時間查看別人的推薦評語；長遠來看，這麼做可以節省你大量的時間。
如果你無法聘請別人幫忙處理工作，當你有機會或有預算時，不妨考慮以個案的方式外包出去。
以下是我在過去幾年間發現的一些優質網站，也有些是朋友推薦的。無論你是要請人，還是外包個案，都可以參考看看（我跟這些網路毫無關聯，只是曾經使用過而已）：
Fancy Hands（FancyHands.com）：招聘虛擬助理。
Zirtual（Zirtual.com）：招聘虛擬助理。
eaHelp（eaHelp.com）：招聘虛擬助理。
Freelancer（Freelancer.com）：個案外包。
Upwork（Upwork.com）：個案外包。
在社區大學及大學裡刊登招聘實習生的徵才廣告。
在Craigslist和推特上刊登招聘助理的「徵人啟事」。
如果你正在尋找合適的幫手（無論是外包個案，還是長期合作的對象），以上這些都是值得信賴的網站，可以提供你所需的幫助。
你字典裡最具生產力的一個字
在你的字典裡，最具生產力的一個字，是你年幼時最早學會的其中一個字；同時也是英文常見字排名第五十六的字，那就是：不（No）。
在我一年計畫逐漸上軌道之際，我意識到自己攬下了太多事情、多到自己應接不暇，於是我刻意培養每天對低回報任務說「不」的習慣。對我來說，無論大事小事（例如聽一個我不感興趣的「播客」；回覆一封惡言相向的電子郵件；或是閱讀新聞網站上的社論），我都一視同仁。總之，我努力對那些沒有價值的事情說「不」，不再是來者不拒，這麼做省下我許多時間。
由於你可以消除、縮小，並且委任現有的任務和承諾，你手邊的任務和承諾數量並非恆定不變，而是會隨著時間變多或變少。如果你無法堅持捍衛你的時間和專注力，避免它們浪費在低回報的任務、計畫和約定上面，那麼你的生活很容易就會淹沒在低回報的活動裡。
葛瑞格．麥基昂（Greg McKeown）在其2014年出版的精彩著作《少，但是更好》（Essentialism）裡，主張人們應該刻意少做，甫一出版便造成極大的迴響。我問葛瑞格為何他的書會打動這麼多人，他表示：「因為每個人都過得很辛苦。」
他接著說：「人們在職場和家庭裡都感覺太緊繃了；人們感到忙碌卻缺乏生產力；人們總為了雞毛蒜皮的小事煩心分神。」人們不斷努力做更多的事情，卻不是做正確的事情，因此導致更大的壓力、更糟的工作品質，以及更低的生產力。要解決這樣的問題，你必須把焦點放在工作和生活裡最重要的任務上面。
針對消除並拒絕那些他所謂的「非本質（nonessential）任務」，葛瑞格提出了一個我非常喜歡的原則：「九○法則」（90 percent rule）。他強調，我們不應該只消除或拒做毫無意義的任務，我們也應該要消除生活及工作中許多「還算不錯」的任務，因為它們會占用我們處理最重要任務的寶貴時間。「九○法則」很簡單：當你看到一個新的機會，先評估它具有多大的價值或意義，從一到一百分不等。假如它的得分不在九十分以上，就別做它。
葛瑞格表示：「你要做的不是塞滿事情，也不是把你的精力分散在許多不錯的事情上。你的精力最好只用在最棒的事情上面。」換句話說，你的精力只用來處理最重要的事情，也是最本質的事情。
當你對每個低影響力任務、計畫和約定說「不」的同時，也等於在對你最重要的任務說「是」。
同樣地，你所做的承諾和義務，也應該跟你最重要的任務和計畫息息相關。
你在工作和家庭生活裡所許下的每一項承諾，都需要花費你一定的時間和專注力。若是它們對你的影響或意義不大時，也會使你的生產力變低。就拿買房子來說好了，我有幸能在二十六歲就有能力買房，只要我想就能做到。然而，早在幾年前我就已決定不買房子。倒不是我一輩子都不想要買房子─我超喜歡擁有自己家的想法：有個庭院可以烤肉，還有我自己的獨立空間。然而，就像每天早上五點半起床的想法一樣，在我目前的人生階段裡，這個想法根本不值得我花時間付諸實踐。住在公寓或大廈裡，我不用修剪草坪、倒垃圾、鏟雪，甚至連電器壞掉我都不用修理。擁有自己的房子並非我現在想要的承諾，因為我不想為了它，犧牲掉可以用在其他更好事物上面的時間。
總之，審視你所做的承諾，並思索它們帶給你的回報。這樣可以簡化你的工作和個人生活，進而釋放出更多的時間和專注力，留給對你最為重要的承諾。你需要審視的承諾包括：
全職和兼職工作。
你所隸屬的工會。
擁有並維持一棟房子、或第二棟房子。
教育的承諾（例如：上大學或學院，或是修幾門學分）。
人際關係和友誼。
你所參加的俱樂部。
你花時間積極培養的技能或愛好。
要想確認你的承諾和義務，我知道一個特別有效的方法：你可以檢視自己的低影響力任務，然後看看它們屬於哪一項承諾。你手邊的每一個任務或計畫，都源於一個更大的承諾。你只需努力思索各個任務或計畫隸屬哪一個承諾，接下來要確認出你生活中最高與最低回報的承諾也就容易多了。雖然並不是每個低回報任務或計畫一定會隸屬於某個低回報承諾，但大部分都是。
我的生產力計畫之所以會順利上軌道，我相信其中一項最大原因，是因為我在那段時間裡大幅減少了其他的承諾。在我開始一年計畫時，我減少了做其他事的機會，並辭去我的兼職工作（也婉拒了其他工作機會）。我甚至永久刪除了我的臉書帳號，以騰出時間和專注力給我的計畫─這麼做為我帶來更多好處，也更有意義。雖然沒有了這些承諾之後，我的生活表面上聽起來不再像以前豐富，但實際情況剛好相反。對我來說，我把時間花在一年計畫的做法，遠比其他事情都更具意義、影響更大；而且，減少我其他承諾的數量，讓我得以更深入做好這項計畫。
馬友友之所以成為世上首屈一指的大提琴家，不是因為他同時還忙著練足球、學騷莎舞，以及兼一大堆差事。他會成為一流的大提琴家，是因為他投入盡可能多的時間和專注力在練習大提琴，才會有日後神乎其技的精湛表現。
同樣地，蘋果電腦可說是世上數一數二最富生產力且最成功的公司。當其他公司忙著拓展新產品陣容，就像在收集神奇寶貝卡一樣時，蘋果卻心無旁騖地專注在少數幾樣產品上，這使得它成為地球上最有價值的公司。這家公司只有四條主要產品線：iPhone、iPad、Mac，以及Apple Watch，每條產品線也只有少數幾樣產品，而且大約一年才更新一次。在我寫這段話的時候，蘋果已是全球市值最大的公司，但它全部的產品光是一張小桌子就放得下了。因為懂得說「不」，蘋果有了今日的成就。
你隨處都能找到大量類似例子，足以印證簡化承諾可以讓你更加專注、更富生產力。這麼做能讓你更加善用時間、專注力和精力在你精心挑選、回報最大且最具意義的承諾上，並且能為那些重要承諾創造出更多的時間和專注力。
總之，最富生產力的人不僅花時間認清最重要的事情，而且還努力簡化其他所有事情。
重點帶著走
「不」這個字是你的生產力工具組合裡一項非常厲害的工具。在知識經濟時代裡，時間不再是金錢，但若是你能夠善用時間，金錢反而可以為你買回時間。當你對每個低影響力任務、計畫和約定說「不」的同時，你等於在對你最重要的任務說「是」。
本文經授權轉載自天下文化《最有生產力的一年》
