配合九十分鐘周期，先做最重要的事
不只電子郵件會讓人分心，我們自己也創造了無數的干擾，例如在很多工作之間跳來跳去、對別人有求必應、電腦上一次開太多個視窗，以及只看到眼前最急的工作、無暇思考自己正在做的是不是最重要的事。我們想待在浪頭上、害怕落後，所以總是對外界的需求來者不拒，卻無法好好規畫自己的時間，朝著目標前進。
假設有一天你真的可以拒絕干擾，一次專心做一件事，還是有一個大問題要解決，那就是：你該把注意力放在哪裡？這是我們會問每個客戶的問題，因為他們鮮少問自己這個問題。被我們這麼一問，大家通常會很不自在，然後一陣沈默。大部分的人基本上都不會花時間去想這個問題，你呢？你最應該把注意力投資在什麼事情上？思考片刻後，我們大多數客戶都會得出差不多的答案：在可能的情況下，我應該要把注意力放在最重要的事情上。
很顯然的，按照事情的輕重緩急排出先後順序—長遠來看最有價值的事最優先—似乎不是人類的本能，而是需要經過刻意思考才會發生的。所以，我們應該空出時間來思考並安排優先順序，而不是想到什麼就做什麼，或是電腦螢幕跳出什麼就接來做。
我們發現，成效最好的習慣是「先做最重要的事」。我們的客戶會自行決定怎麼設計這個習慣，但基本要素是一樣的。第一步是，決定每天最重要的事是什麼。這通常應該在前一天晚上先想好，若是比較長期的案子，則應該在一周開始時先決定好。我們大部分客戶都發現，要讓這個習慣發揮最大效果，最好是每天一進辦公室的第一件事，就是做這件最重要的事，因為各種干擾和讓人分心的事總會隨著時間愈積愈多。而且，大多數人都是在早上比較有精神，然後漸漸流失處理艱難工作所需的能量。
無論什麼習慣，「明確性」都是最重要的成功要素。也就是說，不只要設定一個明確的開始時間，結束時間也要很明確，期間最好不要超過九十分鐘。不論你選擇哪一個時段，重點是全神貫注。時間最好不要少於四十五分鐘，因為光是集中注意力就需要花一點時間，尤其是面對困難度高的工作。另外，減少可能的干擾也很重要，例如關閉電子郵件、不接聽電話，也讓其他人知道除非真的有急事，暫時不要打擾你。最後，設定的結束時間到了後，要讓自己休息一下。如果你是真的全神貫注在難度很高的工作上，結束後應該會覺得心神俱疲，渴望能夠休息片刻、消除疲勞。
我們許多客戶都很驚訝這個習慣竟是如此有效。這麼做，讓人確保每天都把時間投資在最重要、最困難的事情上。此外，它也有提振精神的效果，因為每天都以最專注、最有生產力的方式揭開序幕，讓你在接下來的一天中得以安心面對其他可能發生的事—畢竟，無論如何，你今天都已經完成了很重要的工作。
專注力練習
除了把注意力從外界干擾中轉移之外，我們還必須應付自己那顆永不停歇的心。理論上，我們對於內在的掌握應該比外在來得強，然而，我們的心思就像有自己的意志一樣，當我們正忙於手上的工作時，心思卻經常是在過去或未來，圍繞著希望和懊悔、恐懼和幻想、白日夢和失望、野心和不安全感。全心專注在當下，一次只做一件事，這是冥想（打坐）數千年來一直在追求的境界。
如果你想了解自己的心是怎麼運作的，請先拿一支筆和一張紙，找個舒服的地方坐下。接下來，請你閉上眼睛，專注在呼吸上，把腦袋完全放空，只要自然地吸氣、吐氣，不要試圖控制它，順著感覺持續大約兩分鐘。現在，請把書放下，開始這個練習。完成後，再回到本書上。
現在，你應該已經完成這個練習的第一部分了。請拿起紙筆，寫下剛剛你完全放空、專注在呼吸上時，心裡想到的事。請盡量按照順序，將所有閃過的大大小小念頭都寫下來。完成後，再回到本書上。
如果你跟我們九十五％以上的客戶一樣，現在應該已經寫下你心頭上的大小事，其中可能有幾件跟呼吸有關，或是當時的感覺，或是時間不曉得到了沒。你的心思也很可能會飄到其他地方，也許你注意到房間裡的一些聲音，或是突然想起有什麼事要去做；也許你覺得焦慮或不自在，或是盤算著等一下要做什麼；也許你感覺腰痠背痛，或是肚子在叫；也許你想到某個人，然後開始回想你們一起做過的事；也許你很懊惱自己充滿雜念，或懷疑別人是不是也跟你一樣無法專心。
最後一個問題的答案是肯定的。不是每個人都能記得所有過程，也只有很少人真的能夠全神貫注在呼吸上。威廉‧詹姆士便曾說過：人類的專注力只能持續幾秒鐘。而且，事實上，這還必須透過相當的訓練才有可能。
訓練注意力的「肌肉」，跟訓練二頭肌或三頭肌是一樣的：先給予強大的壓力，然後釋放。對注意力來說，壓力就是「一次專注在一件事上」。大家通常把打坐視為一種精神上的修練，事實上，在日常生活中這就是所謂的「專注力練習」。最基本的練習，就是大家慣稱的「靜心冥想」，形式有很多種，但最基本的就是找到一個舒服的坐姿，然後數自己的呼吸。對大多數人來說，這應該比剛才的觀照呼吸練習—跟著吸氣、吐氣—來得容易。當呼吸愈深，就愈能夠放鬆身體，我們也愈能夠專心在一件事上，例如數數兒。
如果你想體驗數數兒和觀照呼吸的差別，可以試試第三章提到的放鬆身體方式：閉上眼睛，用鼻子吸氣，數到三，然後慢慢從嘴巴呼氣，數到六。讓自己專注在數數兒上，這樣做三十秒鐘，或呼吸六次。現在，你可以放下書，開始練習。
這次，你應該可以比之前練習時更能保持專注，原因之一是你有一件事可以集中注意力：數數兒。另外，延長呼氣也可以讓身體更放鬆。最後還有因為你只持續了三十秒，而不是一分鐘或兩分鐘。大多數的冥想老師會建議學生一次練習二十分鐘，但我們認為二十分鐘對初學者來說太長，可能會造成反效果。
本文經授權轉載自漫遊者文化《這樣WORK才WORK！：識破多工的效率迷思，擺脫超時賣命的職場陷阱》
