有位年輕人想探究管理的祕訣，聽說有位高手很懂，於是「他滿心好奇，打給那位企業主管的助理，想知道能否約時間討教，沒想到助理立刻把電話轉給主管本人」。
年輕人詢問何時能登門拜訪，並認為那位主管一定忙得分身乏術，結果卻不是這樣，「那主管說：『這週每天都可以，只有週三上午不行。你選個時間吧！』」讀者當然會很好奇，為什麼他的時間這麼自由？
或許該問個更好的問題：要如何這麼自由？若只說一般上班族沒那麼輕鬆，未免還太過輕描淡寫了。我看過愈多時間紀錄，愈發覺「工作」和「開會安排」密不可分。不少人每天要花6至8小時在見面開會或電話會議，負責多項專案的資深人員尤其如此，獨力進行的工作只能留到晚上或週末處理。至於有空思考的時間，上班期間根本免談。
然而，不是每個人的行程表都滿到爆。我與傑夫．希斯約訪談時間就見識到。他從國小六年級開始思考行程規畫的技巧，讀過超多時間管理書籍，如今他任職於矩陣服務公司旗下的矩陣應用科技公司，公司業務是生產與販售石化儲存設備，他在奧克拉荷馬州的土爾沙（Tulsa）上班，但還負責首爾市郊的生產基地和雪梨辦事處，有三分之一的時間到處跑透透，帶領的員工橫跨多個時區。
他回答我一連串行程管理的提問，與我交換了電子信箱。我詢問能否通話訪談，並心想他也許會答應在幾週後的某天下午3點45分，與我進行短短15分鐘的訪談。沒想到他竟跟我說：「我現在時間很空，不如妳提出幾個中意的時間吧！」
在我們實際通話時，我忍不住發問，其他在美式企業工作的人，怎有辦法像他這麼有空？
他回答：「這主要是心態問題。我時間多得不得了嗎？唔，我的時間跟每個人一樣多。我想重點在於『怎麼看待時間』。」
在交談過程，我發現他看待時間的方式極為關鍵，他能夠逃脫「忙碌」的陷阱，不像很多人明明希望有時間沉澱，卻總是被行程給卡死。
說到底，他最大的祕訣是：「我喜歡行程表上有空白。」多數人雖然哀嘆時間不夠，卻並不喜歡有空白時間。我們熱愛把事情列在行程表上，證明自己有在做事，或者像傑夫所說：「大家愛開會只是因為這樣可以顯得他們很忙碌，很有用，很能幹。」任何事只要記在行程表上，而且涉及別人，就自動搖身一變為超級重要─實際上重不重要則另當別論。
沒排行程，不等於閒閒沒事幹
如果你認為有必要讓自己看起來很忙，以充實的行程表向世界證明你很重要，那麼就會一直想把行程塞滿，覺得什麼事可能有趣就列到行程表上，有空檔就答應別人提的事項。人們希望自己能被列進副本轉發名單，沒受邀開會就不爽，並非真心希望行程表有空白，一旦出現了空白時間，便立刻拿起手機查看信件和訊息。
傑夫並不是這樣想，「就算我的行程表很空，也不表示我閒閒沒事幹。」
依賴會議的管理文化有其機會成本。當大家整天都安排開會，就會等到開會時才做決定，而那時間可能離現在還很久，畢竟其他人也有一堆會議要安排。傑夫寧可授權給一起共事的金頭腦，讓他們依照具體目標自行做決定，而且大家必須留出空檔以便找得到人。他沒有成天開會，其他人知道有事可以打電話或直接過去找他，而他已在飛機上做了需要完整時間專心處理的工作，所以歡迎別人臨時過來談談。
從本質來看，開會其實額外浪費了很多時間。無論一場會議需要處理多少事，通常會安排30至60分鐘，而且開會前後的時間容易被浪費，比如某人上午10點要開會，大概從9點45分開始就不會做需要費神處理的事，而開完會後又會進行例行公事：查看信箱，順便瞄一下喜歡的應用程式，因此1小時會議很容易占掉90分鐘。如果下一小時又有另一場會議，兩場會議之間大概只有不到30分鐘可用。
這本身形成惡性循環。別人認為你沒開會就不會工作，所以靠排定會議逼你完成工作。他們把事情留在會議上講，原因是認為你不會讀信，而不讀信的原因在於你要開很多會，多數信件都是在排定會議。
為了打破惡性循環，你必須有意識地不把行程排太緊。傑夫說：「這跟水一樣，有空隙就會流過去。你必須很勤勞地說：『今天不行。』」他會向人表示彼此不必會面；如果認為別人能把事情處理好，則婉拒開會的提議；別人不必預約就能直接打電話給他；如果是在走廊上碰到時談個五分鐘即可解決的事，就不要約兩天後一起開30分鐘的會來處理。
時間管理高手很小心，他們不讓寶貴時間被不夠好的方式占用，知道「沒有」可以勝過「有」，留白的行程表能迎來其他機會。正因明白時間寶貴，所以選擇留白，反而因此感覺時間很多。
作者介紹｜ 蘿拉．范德康
暢銷作家，著有《成功人士早餐前都在做什麼》、《成功人士的工作心法》和《成功人士怎麼過週末》等書，與莎拉．哈特杭格一起主持播客節目《兩個世界的精華》（Best of Both Worlds）。她的TED演講「如何掌控你的空閒時間」大受歡迎，觀看次數超過700萬次。目前跟先生和四個小孩住在費城郊外。
本文經授權轉載自采實文化《要忙，就忙得有意義：在時間永遠不夠、事情永遠做不完的年代，選擇忙什麼，比忙完所有事更重要》
責任編輯/陳憶慈
