幸福求職所》職場生存菜鳥要注意 小心「一個動作」就被黑掉

如果連基礎的工作禮儀都不懂,不只會被同事討厭,還可能得罪客戶。(圖片來源:Pakutaso)

如果連基礎的工作禮儀都不懂,不只會被同事討厭,還可能得罪客戶。(圖片來源:Pakutaso)

一天,我的LINE傳來一張截圖,是某校大學生寄信邀請朋友到校演講。信件內容只提了自己是某校學生,想詢問OOO到校演講的意願,信件內容宛如聊天般的「非常精簡」!其他理應讓演講者知道的資訊,如時間、地點及演講主題一概沒提,朋友在下面貼了一個大翻白眼的貼圖,氣噗噗說道「我們大學哪會這樣寫Mail呀?」

學生們畢業初入職場,比較少碰到這種正式的、商務上的互動,自然在人際應對上有一些瑕疵。如果沒有人教導,可能很多職場禮儀都未必了解其中的意義。今天就來分享職場菜鳥最常誤踩的「辦公室地雷」有哪些?又有哪些是新鮮人在進入職場前,就應該先學會的辦公室求生術呢?

求生術第一招:學生時期就該學會的「E-mail商務用法」

看Mall寫法,就知道你會不會工作!很多事情可以說沒碰過所以沒經驗,但如果連寫Mail也出包,同事傻眼就算了,讓客戶覺得我們不用心可就麻煩了,這一招絕對榮登「學生時期就一定要學會的重要技能第一名」。寫Mail最常遇到的狀況包含:

【清楚明瞭的主旨】主旨決定信件內容的重點!發出 的Mail不想被輕易忽略,就要學會善用「關鍵字」當主旨,避免使用一整句話來敘述。常見錯誤主旨如「想邀請您參與新方案說明會」,如果可以直接點名重點,調整為「出席確認-X月X日XXX公司新方案說明會」,信件重點就會更清楚,收信者也會知道這是一封必須打開的信件。另外也記得同一件事盡量使用同一封Mail回覆,避免將「主旨」改來改去,這也是方便雙方整理分類信件,不會因此而遺漏重要事項。

【記得cc 我】在辦公室最常聽到主管與同事間會說:「記得cc 我」,其實cc 就是carbon copy 的字首縮寫,也是俗稱的「副本」,總歸來說,就是作為一個「通知」、「呈報」用。例如代表學校或代表公司對外洽談或討論一個專案,同時需要讓一起負責此專案的人或與專案有關係的人(例如共事者或主管、老師)也知道專案的討論內容與信件往來,就可以將與會人員的Mail放在副本寄出,這招同時也能讓主管知道是由你正在負責執行,有在關注此專案,有「在做事」!

【密件副本的使用時機】俗稱BCC,密件副本是個很棒的東西,希望你能善用它!當要寄信給多位來自不同公司、不同團體或族群的收件者,其實是不需要讓收件者之間知道其他收件者的E-mail。因為收件者彼此間未必認識,寄件人也未必瞭解他們的關係,也是保護收件者的隱私。最常使用的時機就是寄發活動通知信或邀請函的時候,除了收件者之間都用密件副本,也記得把一起負責案子的同事的E-mail加進去方便大家了解進度。不懂得用BCC,別說你會寫商務E-mail。

求生術第二招:別在公開網站抱怨,小心為自己留下案底

現代人相當依賴使用LINE、Facebook、Instagram這些社群網站談公事,其實用文字討論公事還是有個好處,彼此討論的過程留下紀錄,如果後續有甚麼狀況談不攏,也能拿LINE紀錄自保喔!

工作用LINE溝通,可不適合像跟朋友聊天一樣發訊息!(圖片來源:Pixabay)
工作用LINE溝通,可不適合像跟朋友聊天一樣發訊息!(圖片來源:Pixabay)

【表情符號也得挑過】現在台灣公司相當習慣用LINE討論公事,但主管同事畢竟和朋友不同,基本的禮儀還是得注意!在與同事主管對話的時候(尤其是交辦工作事項時),盡量一次把事情完整說完,也切記不要使用太多「~」或「.... 」不要使用太多零碎的斷句,導致送出多個訊息,讓觀看者產生混淆。另外,因為文字訊息看不出情緒,因此「善用貼圖」不僅可以適時傳達自己的情緒,並拉近跟對話者的關係!

*用LINE小技巧:LINE好友名單落落長,面對工作上往來的名單,為方便互相聯繫,建議可先將自己的名稱可以改成「中文姓名」或容易在工作上被識別的姓名或身分,在加入同事或客戶的LINE的時候,也可以在他們的名稱上加上公司,方便你自己管理聯絡人!

【社群網站別亂留】雖然說LINE群組和社群網站應該是很私人的空間,但難保不小心在上面被某些跟工作有關聯的人看見。如果我們都在社群網站上抱怨客戶、抱怨主管,總是會影響別人對你的印象。而且個人印象還算小事,要是不幸像之前發生過的社群小編忘記切換帳號,發出一些危害到公司形象的留言或貼文,那可是相當嚴重的事!所以除非很有把握或者真的完全不擔心,否則抱怨客戶或工作上的事情,還是別在公開多人的群組及社團留下紀錄吧……

求生術第三招: 當你跟同事主管處在同個空間的時候....

老鳥最愛說一句「魔鬼就藏在細節裡!」,初入新職場時,當與同事老闆們共處空間總是不由得緊張起來,這時候可說是最能顯現自己個性的時後,同時也是最容易失敗的關鍵時刻,如何好好把握這幾個小時的相處時間,展現自己的專業價值呢?

如果跟長官一起搭車,星星位置記得要留給地位最高的人比較禮貌!(圖:林子心繪製)
如果跟長官一起搭車,星星位置記得要留給地位最高的人比較禮貌!(圖:林子心繪製)

【共同搭車與出差的禮儀】想不到吧!搭車的座位藏有大學問!雖然現代人對在乘車禮儀比較沒這麼講究,不過基礎知識還是要有的。今天若遇到跟主管或老闆一起搭計程車,那司機的右後方座位應該要留給主管(最靠近門的位置,方便出入);如果駕駛是客人或主管本人,則副駕駛座就理應是在場地位最高的人,不過還是得看當事人的意願為主,如果主管有自己想乘坐的位置,那當然也不用硬是堅持傳統的乘車禮儀。

若是跟同事或主管出差,因每間公司會有不同的規矩,在協助同行者訂餐、訂車票、訂房間前,千萬別「擅作主張」,最好先一一詢問每個人的需求,畢竟每個人的地雷不同,謹記「不懂就要問」,事前先主動溝通,也會讓共事者覺得這人心思謹慎、設想周到、做事細心,小小一件事也能讓同事們產生好印象,替自己的形象大大加分!

【安然度過自己的報告時間】當自己負責報告或負責投影時,除了簡報裡的內容都要在會議前確認過外,投影時由於會放出自己的螢幕畫面,如果有一些不適合公開的程式或檔案(例如正在處理的文件、對話中的LINE視窗等)記得要先關掉登出,也有同事會直接開啟飛航模式,避免跳出的聊天視窗影響行進中的會議,這也是一個聰明的方法喔!

另外,無論現場有沒有負責會議紀錄的人,都建議自己做會議紀錄,記下跟自己有關的事項、以及這場會議主要的討論事項跟結論,不僅方便整理自己對會議內容的了解,日後有需要也可以隨時找出來確認。

雖然順利完成工作是基本要求,但如果缺乏職場上的應對而不小心冒犯到它人(尤其是客戶),即使能力再強,在共事者、主管及客戶的眼中,印象分數可會大大下降,嚴重的話,還有可能進而影響專案的順利度。如果你是今年的應屆畢業生,正準備脫離學生身分進入職場,1111人力銀行與各大專院校校園合作推動徵才活動「2021知名大學聯合校徵」,集結近3,000家知名企業、釋出近20萬個工作機會,提前讓即將踏出校園的新鮮人有機會與雇主面對面,提前發揮自己的職場禮儀,相信你的求職面談肯定會讓雇主覺得「這個人很有sense」喔!