點教育》行政人員又少又專業不足,大學如何能辦得好?

2021-12-27 05:50

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行政單位本身無高品質能去善盡管理的責任,我們的大學在研究與教學上又怎會有作為?(示意圖/pixabay)

行政單位本身無高品質能去善盡管理的責任,我們的大學在研究與教學上又怎會有作為?(示意圖/pixabay)

檢視一所學校的辦學能力,除了優秀的教師外,有效率的行政團隊更是不可或缺。然而,長期以來我們不太重視行政同仁的需求,特別是在大學裡專任的行政職員,工作量大,一人當好幾個人使用是司空見慣的事,也是造成人員流動率高的主要因素。尤其這時面對疫情,有些學校會指派職員到校門口幫學生量體溫,更加重他們的負擔。如此地惡性循環之下,不僅無法培育優秀的行政人員,還會導致校務經營的困難。

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我們先來看幾個數據,大學目前實際的情況。由於這些職員的工作內容大都處理學生的相關事務,會以「生職比」(student-staff ratio),也就是學生和職員人數兩者相比,進一步瞭解須處理多少學生。另一種則是一般國外常見的「職師比」(staff-faculty ratio或ratio of faculty to administrators),職員和教師數的相互比較。透過數據的呈現,才能清楚看到現在大學行政職員所面臨的問題。

從教育部公布〈109學年度大專校院概況統計〉資料顯示,近十幾年學院升格大學的浪潮影響,加上少子化衝擊等因素下,部分公立學校整併與私校退場或停辦後,總計目前大學共有126所、學院14所、專科只剩12所,大學的校數依然占多數。

在這一百二十幾所大學裡,學生人數含四年制、二年制及學士學位學程的日夜間部,公立學校(含國立和市立)有292,150人,而私立學校的學生則是公立的兩倍多,共625,047人。但在職員方面,公立學校的職員總共有14,489人,私立學校卻和公立學校人數相當,總共只有15,318人。以平均一位職員要處理多少學生事務,公立學校是20.2人、私立學校則是公立學校的兩倍以上40.8人。

這個平均還不包括研究所的碩博士學生的加總統計,若都納進來當然更不止這個數字!而這裡所稱的「職員」,指從事行政的專任人員,涵蓋範圍有秘書、教務、研究事務、學生事務、總務、會計、人事、圖書管理、體育衛生、產學合作、國際交流、資訊管理、校園安全、環境安全、86年以後的助教及其他,領域相當廣,都是非常專業的工作內容,總人數卻是如此的少。

再細看公私立的一般大學和科技大學的統計數據分析,那就更驚人了。以四年制公立大學來說,雖然前面提到平均數大概只有二十位,但處理學生事務的人數最少和最多的差異還是很大,最少13.6人,最多可到47.5人。私立大學也是一樣,最少只有12.9人,最多則來到50.7人。

但是科技大學部分,兩者的高低懸殊就更大。公立科技大學大多平均處理人數約在三十幾人左右,最多竟然有到76.3人。私立的科技大學就更離譜,最多竟高達89.9人。

這樣會造成什麼樣的後果?一位職員要應付如此龐大而繁瑣的行政工作,怎能將工作處理的完善,隨便應付、擺爛、高流動率是常有的事,長期下來對學校行政管理來說,是非常嚴重的傷害。

記帳 秘書 文書 行政工作(示意圖/pixabay)
一位職員要應付如此龐大而繁瑣的行政工作,怎能將工作處理的完善?(示意圖/pixabay)

那麼「職師比」[註]情況呢?國外的大學評鑑不止要算「生師比」,還要算「職師比」,比較像樣的大學裡「職師比」平均大約在1:1左右。

以公立大學來看,除了藝術大學、餐旅大學、體育大學及一所教育大學超過這個比率外,其餘都沒達到。較離譜的是有一所南部頂尖大學的職員只占教師的三成八,他們學生數有21,773,教師數1,336,職員卻只有514人,實在差太多!而私立大學的「職師比」超過1:1比率也只有三所。科技大學就更不用說了,數據呈現普遍都來得較低。

公立大學有政府的補助經費,在人事費用上或許會比一般私立大學好一些,不過跟國外的頂尖大學相比可就差遠了。我們所有的公立大學只有臺大的職員超過一千六百多人以上的規模,但這樣就足夠了嗎?

據一份當時在臺大遴選校長所提供的「2015-2017年各國大學師生、職工人數百分比」統計資料,其中耶魯大學職工有9,676人,教研人員是4,483人,職員是教師的兩倍多;而他們的學生12,458人,「生職比」幾乎是1:1,一個職員僅處理1.3個學生而已。鄰近的香港中文大學比率也差不多,職工5,623人,教研人員2,250,職員也是教師的兩倍多;學生20,147人,一個職員只要處理3.6個學生。

反觀臺大,在109年的統計,一位職員卻要處理近二十位學生,「職師比」的職員也只達0.79。我們比得上人家嗎?臺大不是常喊要進世界前百大?如果連基本的教職員人數的規模,都沒像前百大學校的樣子,怎麼跟國際大學競爭?

私立學校當然就更慘了!少子化的影響,人力只能一再精簡。為了節省人事成本,恐怕只會用約聘助理來處理行政工作,能期望他們有專業能力和工作效率品質嗎?而這些大都是低薪的受僱者,能抵得住這種超高壓力嗎?到頭來這些行政工作只好落在教師的身上。教師也會認為花在研究和教學已經夠忙了,還有多少人願意處理這些行政事務?最後受害還是學生。有些教師索性直接找個研究生來打工,研究生要幫忙行政瑣事,又如何能期望他做好研究?

另一個也是長期以來不太重視的問題。我們有好好把行政職員當成專業人士來對待嗎?還是像工具人一樣的使喚?以各系所的辦公室行政人員(多是助教代替)來說,他們除協助系上教師們的教學研究相關資料準備之外,要負責招生、入學考試、課程安排、舉辦研討會、經費核銷、系所評鑑、校友服務、器材設備維護等等事項,有很多時候還得像私人助理一樣,被教師指派做他個人的私事。員額比率過低、工作量又太多,而且不受到尊重,還得必須承受全校師生的壓力,能留得住人才嗎?

學校行政人員作為師生、家長之間的橋梁,角色是非常重要的;行政、教學和研究三者是需要互相輔助、配合。雖然一個單位要聘用多少人,大都跟這個學校的行政資源有關。但問題是,有些學校根本不重視員工的勞動權,會以經費拮据敷衍搪塞,不是遇缺不補,就是使用低薪的約聘助理來處理行政事務工作。尤其招生不利的學校,在薪資條件等無法有相對的福利制度,恐怕行政人員實際的工作內容是更加「血汗」。

過去我們只強調「生師比」,職員要多少比率並不要求,而國外像樣的大學對於行政事務人員幾乎都有一定的比率,也會聘請專業人員處理行政工作,並且有良好的培育機制。我們應該思考的是,除了教師權、學生的受教權,學校應更重視每一位職員的勞動權,並且加強專業的能力。行政單位本身無高品質能去善盡管理的責任,我們的大學在研究與教學上又怎會有作為?

*作者為諄筆群主筆

[註]這裡的「教師」包括:「一般教師」含客座及講座,指教授、副教授、助理教授、講師、專業技術人員及教師、專案教學人員;「其他教師」指教官、護理教師、護理臨床指導教師、運動教練、86年3月21日前的助教。

 

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