「LINE群組就像三溫暖,待久不健康」如何聰明處理聊天群組:《專注力協定》選摘(1)

2020-04-07 05:10

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也要讓同事們有心理準備,讓他們知道你預計在什麼時候會沒空,這一點相當重要。你可以向他們保證,晚一點,等到分配好的時間到了的時候,你就會對這些對話做出貢獻,這可以讓他們感到安心。但是在那之前,因為專心工作,並且開啟「請勿打擾」模式,不應該因此而萌生罪惡感。

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規則三:要挑剔

說到聊天群組,被加入對話群組的人要經過精挑細選。弗里德建議:「不要把每個人都拉進去,群組愈小,就愈好。」延續之前召開會議的譬喻,他表示:「召開一場三人的會議很完美,六人或七人的話就會相當混亂且極其沒有效率,群組也是一樣,如果你只需要幾個人的話,小心別把整團人都邀請進來。」關鍵在於,要確保裡面的每個人都可以對於這個對話做出貢獻且獲得收穫。

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群組會議的關鍵在於,要確保裡面的每個人都可以對於這個對話做出貢獻且獲得收穫。(示意圖,pixabay/CC0)

規則四:選擇性地使用

在討論敏感的議題時,最好避免使用聊天群組,要記得,直接觀察一個人的心情、語氣和非語言的訊號這項能力替溝通提供了很重要的背景資訊。就像弗里德的建議:「聊天群組應該是用在快速、不持久的事情上面。」而:「重要的話題需要時間、引力,並且要跟其他的閒聊有所區隔。」

問題在於,有些人喜歡在群聊中「大聲地思考」,他們會連續發送一串單行的訊息解釋自己的想法和論點。這種溝通幾乎不會成功,因為當別人也在用表情符號發言,或是發送其他潛在的干擾源,會讓人很難好好跟上一個人的想法。與其使用聊天群組來發表長篇大論,並倉促地做出決定,最好是請參與這個對話的人,用文書資料來闡述他們的觀點,在匯集所有的想法之後,再分享給大家。

歸根究柢,聊天群組只是另外一個溝通的管道,跟電子郵件和簡訊並沒有多大的不同。使用得宜,好處無窮;但要是濫用或是使用錯誤的話,就可能會造成一堆多餘的外在誘因到處氾濫。成功的祕密在於我們怎麼去回答那個關鍵的問題:是誘因在服務我,還是我在服務這些誘因?我們應該把聊天群組用在讓我們獲得引力,並且斬斷那些會導致分心的外在誘因。

身為一個創業家,你會為你的每個決定付出代價。(圖/pixabay)
歸根究柢,聊天群組只是另外一個溝通的管道,跟電子郵件和簡訊並沒有多大的不同。使用得宜,好處無窮;但要是濫用或是使用錯誤的話,就可能會造成一堆多餘的外在誘因到處氾濫。(示意圖/pixabay)

本章一點通

實時的溝通管道的應用,應該要少量而精準。不應該犧牲專注工作的時間,來換取溝通的時間。

企業文化很重要。改變使用聊天群組的方法,可能會導致對於公司常態的質疑,我們會在第五部分中討論到這個問題。

不同的溝通管道有不同的用途。與其把每項科技都用作隨時待命的頻道,不如用最好的工具來執行工作。

進去,就出來。聊天群組是代替實體會議的好方法,但是如果變成一個全天進行的事情就很糟糕。

*作者尼爾.艾歐曾任教於史丹佛商學研究所以及哈索普拉特納設計學院,教授行為設計。同時也是《鉤癮效應》暢銷書作者,此書榮登《華爾街日報》暢銷排行榜,超過 18 種語言譯本,並榮獲權威商業書評網 800 CEO Read 「年度行銷書籍」的殊榮。他寫作、當顧問,也在 NirAndFar.com 上針對心理學、科技與商業等複合議題發表文章。其文章曾經刊載在《哈佛商業評論》、《亞特蘭報》、《時代雜誌》、《週刊報導》、《Inc.》、《今日心理學》等媒體。

另一作者李茱莉,與尼爾.艾歐共同創立了 NirAndFar.com,她在網站上替全球的閱聽人帶來與時間管理、行為設計以及消費者心理學相關的最新見解。茱莉先前也曾共同創辦兩家新創公司,並協助兩家公司成功被收購。本文摘自2人新作《專注力協定:史丹佛教授教你消除逃避心理,自然而然變專注》(時報出版)。

 

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